电力工程档案管理现状及完善策略

黄宝丹 张立 夏静波 胡伟宁 王驰 赵国奇

摘 要：电力工程档案真实完整地记录了电力企业工程建设过程、实体情况和建设质量，是维护企业合法权益、保證企业经济效益并反映企业历史真实面貌的一项重要基础工作，同时也是工程项目投产后进行运行检修、扩建改建工作的重要材料依据。在电力工程建设中实时收集整理档案资料，精确核查工程文件材料，规范化管理技术档案，保证企业档案资料系统性和完整性，有利于为当前工程建设工作开展各项服务，也有利于为电力企业工程后续投产工作做好基础准备工作。

关键词：电力工程；档案管理；现状；完善策略

1 电力工程建设档案简述

电力工程建设档案通过收集、整理工程项目中设计、施工及验收环节的材料信息，包括工程设计图纸、前期勘测文件资料、技术使用材料、现场监管资料等等，最终以文字或图像的形式保存下来，从而为工程建设提供优质服务。作为一项功在当代、利在千秋的工作，电力工程建设档案管理中涉及内容多，且工作内容贯穿整个工程始末，不仅需要多方参与配合，还需要档案管理工作人员具有专业的知识储备，以严谨的工作态度从事其中。

在收集管理中，电力工程建设档案工作开展要遵循其工期、参照其专业，按部就班对电力项目相关资料进行收集整理。通过对数据信息的实时跟进，能够有效规避工程项目盲目性，从而提升整个工程管理工作，满足项目实际需要。同时，为防止工程数据档案遗失，档案管理人员需要对工程建设重要资料进行备份，从而确保施工项目档案准确性和全面性，促进后续相关管理工作如期开展。此外，档案工作人员要本着认真负责的工作态度，做好各个阶段的数据收集整理工作，按照不同工期和专业将档案资料进行分类保存、统一管理，从而能够为电力建设工程项目决策、编报等提供有效信息材料。同时，在企业经营管理工作出现问题时，工程档案资料能够提供一定材料依据，从而起到提升工程管理水平及项目质量的作用。

2 电力工程档案管理现状

2.1 档案管理工作重视度低

传统电力工程建设中只注重工程施工相关工作，把工作中心放在工程成本控制、进度及质量上，却忽略电力建设档案管理工作，甚至在工程建设中没有设档案管理部门，造成档案数据信息材料丢失，从而影响工程进度[1]。同时，由于企业管理者缺少相关档案管理意识，造成下属基层人员思想认识不高，对档案管理工作不够重视。在工作中不仅不配合从事人员进行材料交接，甚至对其排斥抵抗，从而影响工程施工进度和质量。

2.2 档案管理人员职业素质低

由于电力工程档案管理部门建设历史时间较短，其管理人员有的是从其他部门临时调用过来，大多没有受过专业系统培训，无法将档案管理工作系统科学、合理有序地展开。同时，由于没有专业固定人员从事此专项工作，档案管理工作相关人员在岗位上从事时间短且其综合素质不高，不能有效顺利开展工作，甚至出现消极懈怠现象。此外，在档案管理工作中，鉴于环境等外在因素，档案管理人员在工作中缺少检查核对环节，无法验证上报文件材料真实性，甚至导致档案信息源丢失。

2.3 档案信息化程度低

在管理工作中，由于上级部门重视度不高，资金不到位等外在因素影响，档案管理工作数字化普及率极低。工程材料记录工作多依赖于纸质文档，从而给档案查阅、归档等工作造成极大不便。而随着经济社会发展，数字化、智能化管理系统在工作学习中逐步普及，如电力企业无法跟上时代发展的步伐，进行企业电力工程档案信息化管理，将会在项目工程工作中形成短板，严重制约项目工程开展。

3 电力工程档案管理工作建议

3.1 加强企业重视程度

企业高层管理者应树立档案管理意识，重视档案开发管理工作。只有通过自上而下地开展工作，才能让基层人员明确自身责任，让档案管理规范制度落到实处，从而提高档案管理工作效率。

根据我国对电力工程企业档案管理工作相关法律要求，企业相关人员应加深有关法律认识，将档案管理工作融入到企业管理中，建立健全相关制度规范。实施责任到人，落实到岗，专项工程专人负责，确保在管理工作中出现问题时，能够及时找到根源，及时解决，避免出现互相推诿而影响施工效率情况。当然，在制度推行中，施工单位高层人员应向基层人员灌输积极思想：问责制不是为了限制档案管理人员工作自由度，而是为了提高档案管理效率并减轻档案管理人员工作负担，从而减少基层人员排斥心理，促进档案管理制度的有效推行。

3.2 提高管理人员素质

首先，电力企业在选择聘用档案管理人员时，应选择经过系统培训的专业人员，能够运用专业理论进行档案信息筛选归档，从而帮助电力企业单位建立起规范科学的档案管理体系。同时，在正式开展工作前，企业单位还应集合新进人员进行短期岗前培训，针对本单位具体情况进行系统学习，从而让档案管理人员能够结合实情开展工作，避免出现一刀切解决问题的情况。

其次，在工作管理中，档案管理部门应定期开展培训交流会，总结当前档案管理工作中存在问题并进行有效研讨，根据同期行业内档案管理变革发展提出结合本单位实情提出解决办法，并形成规范文件在部门内浏览传达，从而利于档案管理工作系统性、延续性。

最后，企业既可选派优秀骨干人员去往其他企业进行交流学习，从而提高本企业档案管理人员专业技能水平，进一步优化档案管理工作。也可请业内专业人士到企业内部进行指导工作，针对个体情况提出优化建议。

3.3 信息化管理电力档案

信息化建设有利于推动企业档案管理工作，促进电力工程有序化发展。因此，在电力工程建设中，必须要结合现代信息技术，促进电力工程档案资料管理工作开展。

一方面，在档案管理中，企业应建立文档一体化管理系统，将在工程建设过程中积累整理的资料以电子文档的形式进行备份记录，同时附上档案保存、鉴定、利用和归档信息以保证档案资料完整性。此外电力企业档案管理应实时监管电子文件信息，确保档案资料信息真实性和有效性。另一方面，企业还应加强档案管理系统安全性，做好保密工作。由于电力工程档案资料涉及到相关知识产权和商业机密，因此在管理工作中，电力企业单位应建立起档案数据一体化管理，将文字图片信息和视频等内容都录入数据库中。在此基础上建立档案资源目录，从而方便使用者进行信息检索，且利于保护档案资料信息安全，不易造成信息遗失。

4 结束语

随着电力体制不断改革，电力工程档案信息管理的准确性和完整性日趋重要。作为工程项目的重要组成部分，电力工程档案不仅记录了企业自建业以来的工程建设成果及荣誉，还记录了电力工程企业的发展历程，表现出企业档案管理水平和企业施工水平。因此，做好档案管理工作，是当前工程建设工作中不可忽略的部分，直接影响到电力工程建设完工质量，甚至是企业经济效益。

参考文献：

[1] 杨永豪.新形势下电力档案管理创新研究[J].企业改革与管理，2017（9）：36+45.

[2] 储晓群.电力工程档案管理探析[J].中国标准化，2017（10）：73～74.

[3] 刘效源.践行输电工程项目档案管理[J].兰台世界，2017（10）：43～46.

[4] 周童影.电力工程档案资料管理中的问题和措施探讨[J].现代国企研究，2017（18）：114.