人力资源人事档案管理存的问题及对策

刘慧

【摘 要】社会在发展，时代在进步，随着各方面要求的提高，人力资源管理中的档案管理也显得尤为重要。人事档案是每个人生命历程的缩影，它记录了一个人的成长轨迹。人事档案管理是人力资源管理中最为基础最为核心的一项工作。做好人事档案管理工作可以给企业单位带来更高的效益。不过，在人事档案的管理过程中笔者发现还存在一些问题，针对这些问题本文给出了一些解决的方案，为提高企业中的档案管理水平提供参考依据。

【关键词】人力资源；人事档案；档案管理

随着社会主义市场经济的迅猛发展，人力资源在企业发展过程中的地位越来越重要，现代人力档案的管理也已经成为企业中非常重要的一项工作。二十一世纪最为重要的是人才，一个企业如何辨识人才，任用人才，管理人才显得尤为重要。做好人事档案管理工作能给企业提供更有效的资源和途径，能够优化人力资源结构，整合人力资源管理，提高人力资源素质，能够帮助企业提高生产效率，更好的发展企业自身，服务社会。

一、人事档案管理工作中存在的问题

（一）人事档案资料失真

人事档案是一个单位和企业非常重要的信息库、数据库，这里记录了每一位员工的基础信息。人事档案管理作为一个企业非常重要的一部分，但是由于一些传统的老旧的管理方法，使得人事档案出现了一些失真的情况。比如在记录人员档案的时候采取人工记录的方式，由于工作人员的不细心就可能出现一些错误。也有的是由于随着现在社会高等学历的普及，电大、夜校、函授班越来越多，学历质量上难以把控，受利益的驱使，存在一些学历造假的情况，使得现在档案的真实性和可靠性难以得到保证。

（二）人事档案管理水平不够

随着社会的发展，人事档案的资料越来越多，管理的难度越来越大，对档案的管理越来越需要更专业的的人员来管理。现在在档案管理岗位上的工作人员，大都是一些年龄较大的同志，有的眼睛花了，甚至找一些资料都比较困难；管理档案的人员不够专业，往往是由其他职位的人员兼职着管理档案，那么在档案管理的日常工作中及方法创新上就会少了很多精力，只能是简单的收集、分类、统计、整理等；甚至有些管理者自身素质偏低，对于人事档案的管理在思想上不够重视，工作上马马虎虎，敷衍了事，使得档案杂乱无章，难以找寻。这就需要提高人事档案管理人员的个人水平，才能使得档案的管理工作能够做的好，做的出色。

（三）人事档案资料利用率太低

管理档案的工作人员没有意识到对人员档案的开发利用。每个人在走上工作岗位的同时，他的人事档案资料也随之进入单位，档案资料被装进袋子，锁进柜子，束之高阁。然后，人事档案的的资料就是简简单单的查阅。其实，这样并没有最大化的利用人事档案资料。除了资料的收藏、归档和查阅功能之外，它还可以给企业提供人才培养的基础信息，给人力资源管理工作提供一些参考和借鉴。

二、档案管理中发现问题的解决方案

（一）完善档案管理制度

没有一个健全完善的管理制度，对于档案的管理工作就会人心浮躁，散乱无章。制定完善的档案规章制度，使档案管理工作规范化，将档案管理工作纳入年底考核绩效评价体系，奖惩有规则可依。严把质量关，在收集人事档案资料的时候，应该进行仔细的核对，认真的检查，工作中录入的所有信息一定要完整、真实、有效。对录入的信息，更要做好监督检查工作，确保所有的信息录入准确无误，保证档案资料的真实性和准确性。

（二）提升档案管理人员的自身素质

企业应引进招录一些具有专业水平的档案管理人员；对企业内部档案管理人员加强思想道德教育，让其在思想上对人事档案管理工作得到充分认识；引导档案管理人员学习档案管理的相关知识，培训档案管理人员提高档案管理的相关技能；讲解一些管理中出现的实际情况，丰富档案管理的相关经验。通过这些举措使档案管理人员自身素质有一个更高的飞跃。这样，在以后的人事档案管理中，才能有章有序，游刃有余。

（三）提高档案的利用率

档案管理中的设备比较陈旧，企业相关部门应增加对档案管理的资金投入，为档案室配备一些现代化的办公设备，例如：电脑，打印机，复印机等，首先在硬件上武装起来。其次落實人事档案管理系统，建成人事档案信息数据库，用先进的科技手段，落实现代化办公条件，这样大大提高了搜索查询的速度，缩短了人工查询的时间，提高了办公效率；再次丰富档案的个性化内容，比如个人的性格特征，兴趣爱好，家庭和社会关系，完善个人能力特长，工作成果业绩等信息，全面完整地反映个人的学识能力，专业素养等相关信息。为单位选拔人才提供更充分更有利的数据信息保障。

三、结束语

人事档案作为企业管理中的一项重要内容，要跟随时代发展的脚步，与时俱进。根据企业发展的需要，建立完善的档案管理制度，提高档案管理人员的自身素质和业务水平，才能使人事档案更有效率的被利用起来，才能给企业带来更多的价值。本文提出了人事档案管理中发现的问题，并给出了问题的解决方案，为企业人力资源管理中的档案管理提供一些参考和依据。

（作者单位：山东省单县人力资源和社会保障局）