如何做好监理信息资料管理工作

付学君

摘 要：做好信息资料管理工作，是监理工作的重要主城部分，信息管理工程師必须具备一定的素质，掌握信息资料管理的内容、方法，勤奋工作，才能做好信息资料管理工作。

关键词：信息管理；真实性；重要性；准确性；完整性；有效性；可追溯性

1 信息管理工程师的岗位职责

资料管理工作是监理工作的半壁江山，大家都知道，在项目的参建单位中，监理永远是绿叶，好的工程，通常的说法，都说是干出来的，没有说是监出来的。监理的工作成效更多地 是体现在监理的内业里。

信息管理工程师工作跨专业、涉及范围广、综合性强，在项目监理部是继总监、总代之后重要岗位。

是资料标准把控的关口，信息管理工程师要把控资料合格的最后关口，合格的资料才能归档。是电脑应用的老师，项目上专业工程师电脑应用上有了问题，第一个想到的是信息管理工程师，指导监理工程师电脑的使用是信息管理工程师的义务。是信息管理平台的引领者，在信息管理平台授权中，信息管理工程师是继总监、总代后的最高授权，大量的信息资料靠信息管理工程师传输，各专业监理工程师信息平台的应用靠信息管理工程师来引领、传授。是应对检查的先锋，当有上级检查监理工作时，一般分为外业、内业，在检查内业时，直接面对检查的是信息管理工程师。监理内业的成果，更多地是信息管理工作的体现，也是信息管理工程师的工作成果和智慧的展现。

2 信息管理工程师必备素质

信息管理工程师首先要热爱信息管理的岗位：热爱，才有动力，才有了做好信息资料管理工作的基础。

信息管理工程师要有“敬业”精神，信息资料管理是一项繁杂的工作，只有“敬业”才能做好信息资料管理工作。

具备深厚的专业管理知识，信息资料管理也是一个专业性很强的工作，要经过专门的培训，考核合格并取得证书，才能上岗。信息资料管理工程师要熟悉相关规范标准、程序等内容。

信息管理工程师要有严谨的态度：信息资料要收集、整理、分析、归档一系列工作，必须真实、齐全，一丝不苟才能做好。信息资料管理工程师不需具备良好的沟通能力，信息资料传递过程与内部、外部都要沟通，良好的沟通能力，会使信息资料管理工作更顺畅。信息管理工程师还要有良好的公文写作能力：公文写作是一项信息管理工程师的重要工作。

3 信息管理工程师工作内容

3.1 信息要求交底

信息管理工程师在工程开工前要向监理人员、施工单位管理人员做好信息资料管理的管理的交底，确定项目的基本信息，统一信息的编号原则；规定信息的传递流程；明确信息收集的范围；阐述信息整理的标准；提出归档资料的要求；形成资料交底会议纪要。

3.2 信息的收集

（1）项目资料的收集，包括建设单位的发送，监理机构编制资料，施工单位呈报资料。（2）公文资料的收集，包括政府各主管部门、上级单位（公司、事业部）、相关单位公文。

3.3 信息的整理

（1）明确资料整理的要求，根据工程特点归类、监理记录台账、总结发布。（2）对信息资料进行分类、按摆好原则编号、建立信息资料管理目录和台账，明确内容和时限要求等。（3）按规范规定和合同要求，分为档案馆存档资料、监理单位存档资料、建设单位存档资料，按要求份数和归档要求进行整理。（4）管理工程信息管理平台的传输等。（5）核对资料的真实性，是对工程资料的最基本要求，工程资料必须真实反映工程建设过程和工程质量的实际情况，并应与工程进度同步形成、收集和整理。

3.4 信息的归档

（1）建立信息资料管理档案和管理台账，包括：实体资料：资料盒、资料夹、标签；目录、台账形式等。电子资料：文件分类、文件层级、包含内容等。（2）明确各类信息资料管理归档的要求。（3）监督检查施工单位信息资料管理工作。（4）资料卷面要求：资料应字迹清晰、内容齐全，并有相关人员签字；需加盖印章的，应按照规定加盖。（5）资料的及时性规定工程各参建方应及时对工程资料确认、签字和传递。不得故意拖延、使资料的形成滞后施工进度，且后补的资料难以保证其真实性。

3.5 资料传递流程

（1）分包单位应形成其施工范围内的资料。（2）需交监理报审报验的资料由总包审核确认后 再报监理审批。（3）需移交建设单位汇总的分包资料 交由总包审核确认后再由总包汇总后交建设单位。

上述规定秉承的原则：分包的资料不能绕过总包，总包应承担审核汇总的责任，但不要求总包必须在资料上签字 总包是否签字可根据情况自定，这样规定主要是倡导每份资料上应当只由一家施工单位签字并非签字越多资料权威性越大相反，签字越多责任越乱。

3.6 公文写作

明确各种公文形式、内容、审核、批准、分发、归档等。

3.7 资料应编号

编号应与资料形成、收集同步生成。

（1）基建文件按附录 A 分类，按名称和时间先后编号。（2）监理资料按名称和时间先后编号。（3）—给出施工资料的编号方法：

注： （1）分部工程代号（2位），按附录B规定的代号填写。（2）子分部工程代号（2位），按附录B规定的代号填写。（3）资料类别编号 （2位），按附录A规定的类别编号填写。（4）顺序号（3位），按资料形成时间先后从001开始编号。常用资料总数（319种）。（5）建设单位A1-A8（45种），可按类别名称顺序自行编号 监理B（24种），可按名称顺序自行编号。

4 信息管理工程师要点提示

主管部门检查易出现的问题及处理：检查前的准备，如检查分类：日常检查、专项检查；受检前应了解检查的内容；对照自检；台账、目录、资料的对应，做到任意抽取，熟练提供等。注意资料的关联性，平时核对，如原材料进场报验记录（施工）、见证记录（监理）、复试报告（施工）、物资进场试验台账（监理）等，要一一对应。台账、目录、资料一一对应。信息管理工程师应不断的学习、更新知识，技术、材料等是不断更新，规范标准的变化，项目所在辖区的变更，信息管理方法、技术的提高、信息管理要适应不同的变化，就必须不断的学习，更新知识、补充营养，才能适应发展的需要。

5 信息资料管理口诀

真实同步、第一要务 卷面清晰、内容齐全

多方资料、各负其责 原件复印、三个要素

套数费用，合同约定 编竣工图，甲方组织

资料预验，出具意见 甲供材料，甲方检验

分包资料，总包审转 隐蔽工程，监理批验

资料载体，分别确定 资料软件，须经鉴定

工程资料，不应重复 验收划分，统一标准

资料管理，专人负责 各方承诺，纳入资料

涉密工程，法规规定 未监理工程，甲方履责

6 结语

当前世界，是一个高速发展的信息时代，大到互联网、云计算、大数据，小到一个人的个体，信息管理无处不在，只要做到爱岗敬业，不断学习，努力拼搏、与时俱进。就一定能够切实的做好信息管理工作。

参考文献：

[1] DB11/T 695-2017.北京市建筑工程资料管理规程[S].