大数据时代下关于纸质档案向电子档案转化的探讨

周丽亚

摘 要 大數据时代下，传统的档案管理不仅消耗了大量人力、物力成本，同时也占据了大量的存储空间。而面对海量的档案信息以及复杂大数据环境，档案管理也面临着极大的困难与挑战。因此，将纸质档案转化为电子档案已迫在眉睫。基于此，本文笔者首先阐述了纸质档案向电子档案转化的必要性，然后就大数据时代下纸质档案如何向电子档案转化展开探讨，以供参考借鉴。

关键词 大数据；纸质档案；电子档案；转化

1 纸质档案向电子档案转化的必要性

1.1 纸质档案的弊端

（1）不便于保存。随着公司产品种类以及业务范围的逐年递增，档案数量及种类也逐渐增多，这无疑会给纸质档案的保存带来诸多不便。并且，纸质档案的存储介质以纸张为主，经过长时间的保存后，容易受到温度、湿度的影响，如果防霉、防虫等工作没有做好，就会直接导致档案的保存受到影响。

（2）查询难度大。在进行纸质档案管理时，对于需要查找的档案资料，要翻阅大量的文档库，并且随着存储文档数量的逐年递增，也给文档查询增加了一定的难度，消耗了档案管理人员大量的工作时间，使工作效率大大降低。

（3）人力物力消耗较多。随着档案数量以及种类的不断增多，工作内容也更加烦琐，档案管理人员大量的时间与精力都放在了档案的收集、存储与维护上，每天烦琐的工作耗费了大量的人力与物力资源，致使工作效率低，管理成本高。

（4）易损耗易损坏。由于纸质档案存储介质的稳定性较差，致使在档案查询、翻阅、复印以及传递的过程中不可避免地会受到一些人为损耗，而这些不可修复的伤害，极易导致文档信息丢失，从而影响档案的准确性，对后期的查询造成影响。并且，随着时间的推移，档案原件的纸张会出现霉变、虫蛀，字迹出现老化、模糊、褪色等现象，这些都会影响阅读效果，使档案资料的准确性受到影响。

（5）传递使用不便。纸质档案受到时间与地点的限制，在使用与传递方面有诸多不便，并且，纸质档案在传递过程中也耗费了大量时间，不利于档案资源的有效利用与实时共享。

1.2 电子档案的优势

（1）提升工作效率。运用Microsoft office 2003办公软件中的Excel与Word进行档案管理，不仅能有效整理与处理相关的数据，便于进行数据存储、统计和查询，而且还能保存大量的文本以及图片信息，并通过利用Excel中的超链接，进行信息的定位与查找，大大提高了档案管理人员的工作效率。

（2）安全性保密性高。电子档案能够对文档进行加密，确保档案的安全性。在需要查阅相关电子文档时，只需要利用智能搜索工具按照自己需要的文件信息进行检索，防止其他档案信息的无端泄露，大大提高了档案资料的安全性与保密性。

（3）便于资源共享。电子档案能够实现档案信息数据的实时共享，打破了时间与空间的限制，能够随时随地为相关人员提供一手的档案资料，大大提高了档案资料的时效性与准确性。通过档案资料的实时共享，大大提高了档案资料的利用率。

（4）便于查漏补缺。通过电子档案的自动上传与更新管理模式，能够及时对档案文件进行补充与完善，及时查漏补缺。传统的纸质档案由于存储介质的差异，以至于在需要进行查漏补缺时，需要人工找到具体文件，完成更改后再进行装订。而电子档案只需要档案管理人员利用智能检索查找到相关文件，然后对内容进行修改，实现档案信息编辑、修改的快速便捷。

（5）便于标准化管理。通过制定统一的标准，并借助计算机软件等实现电子档案的智能化管理，从而使电子档案的管理趋于规范化、标准化、统一化，这样不仅能有效提高档案管理的质量，而且能有效减轻档案管理人员的工作负担[1]。

2 大数据时代下纸质档案向电子档案转化的探讨

2.1 以信息资源共享为目标，注重档案信息资源的开发利用

首先，充分发挥档案管理部门的优势，构建科学完善的档案信息数据库，促进档案信息资源的有效整合，形成统一、完整的档案信息数据库系统，全面解决公司内部档案信息传递的弊端，改善“信息孤岛”现象。其次，以完善的档案信息数据库为基础，加强档案信息资源的实时共享，全面提高信息资源的利用率，挖掘档案信息更深层次的价值，使档案资源由“信息型”向“知识型”转变，充分发挥档案信息的潜在价值。另外，在档案服务上，转变以往传统的管理模式，充分利用档案管理系统，实现档案信息的全面共享，为档案需求者提供全方位的服务。

2.2 以规范、统一为目标，加强电子档案标准化与规范化建设

要想实现对电子档案的长期保存与有效利用，必须建立健全档案管理的相关标准与规范。对此，我国逐步建立并完善了档案管理的相关标准与规范，为电子档案的管理提供了较为统一的管理标准与规范，为实现电子档案的统一管理提供了基础。但值得注意的是，公司应结合自身电子档案的实际应用情况，制定符合自身实际的电子档案管理标准与实施细则。此外，在相关标准与规范的制定过程中，应充分发挥档案管理人员、档案系统开发人员、系统管理人员以及各业务部门管理人员的作用，为实现电子档案的标准化与规范化建设提供良好的人员支持与技术保障。

2.3 以确保电子档案安全为目标，完善电子档案安全防护管理体系

首先，结合国家档案管理的标准与规范，确定接收档案资料的密保程度，并进行实时动态管控，对保密档案进行定期评估与安全测评，确保涉密档案的安全性，对非保密档案全面开放共享；其次，在电子档案的安全保护体系没有完善之前，应坚持双套管理原则，即有能够体现文档真实情况的纸质档案，又有能够便于查询、传输以及存储的电子档案；再次，加强电子档案管理的安全体系建设，加大安全经费的投入，对电子档案按照保密级别与重要程度进行密级划分，并根据用户权限及档案保密程度，提供不同的开放机制，对潜在的风险制定对应的安全预警机制，实现对档案资料的安全防护[2]。

3 结束语

大数据时代下，随着数据信息来源的增多与信息量的不断增加，也为档案管理工作也带来了全新的机遇与挑战，这就需要档案管理人员加强学习与培训，并结合档案管理的实际情况，不断提升业务能力与管理水平，并为档案管理获取更大的发展空间。

参考文献

[1] 王靖怡.电子档案管理和传统档案管理的比较[J].办公室业务，2018，（7）：67-68.

[2] 王琨.论纸质档案管理与电子档案管理的融合[J].卷宗，2018， （22）：18.