基于办公自动化中计算机技术的应用

聂海龙

摘要：在现今信息时代快速发展的背景下使得计算机技术已经涉及到了多个工作领域，而通过计算机技术的应用也可以有效的实现办公自动化的要求，从而达到提高办公效率、办公水平的目的，以此来优化办公活动中的各项流程及内容，此种在计算机技术支持下的办公自动化也符合现今单位发展的需求。因此在实际中需要对计算机技术在办公自动化中应用所具备的价值进行了解，并结合计算机技术特点来对其进行合理的应用，使其在办公自动化中的应用效果可以进一步的提高。

关键词：办公自动化；计算机技术；应用

办公自动化以计算机媒体与计算机技术等作为媒介来推动办公机构的工作向着现代化办公的方向发展，其在实际中可以根据办公需求来引入相应的计算机技术，通过现代化的办公手段来使办公效率得到进一步的提升，而这也可以体现出计算机技术在办公自动化中应用所具备的功能。本文通过对计算机技术在办公自动化中的应用作用进行分析来探讨其在实际中所需要注意的要点内容，并结合办公需求提出了如何有效的加强计算机技术在办公自动化中的应用措施，以此来提高办公自动化水平。

一、计算机技术在办公自动化中的应用作用分析

1、对办公环境进行改善

相较于以往的办公形式通过计算机技术的应用可以有效的拓宽其工作领域、改善其工作环境，在计算机技术的支持下可以使办公人员在实际的工作中通过计算机网络来进行沟通联系，并且利用计算机还可以构建起完整的办公系统，这样可以实现构建人机信息系统的要求，从而实现在办公中的自动化管理要求。并且在现今计算机技术的支持下还可以推动单位之间跨领域的联系，因此也可以有效的提高办公机构在实际中的工作效率，而这也可以进一步的推动办公自动化的发展。

2、提高办公效率

办公自动化及最为明显的作用就是可以有效的提高办公机构在实际中的办公效率，通过计算机技术的应用可以计算机系统、网络技术、信息技术等来对以往的办公方式进行改进及革新，从而减少人工办公的流程及工序，有效促使其办公质量及效率得到提升。根据计算机技术在办公自动化中的应用来看，其不仅能够有效缩减单位办公所需的材料，还能够省去办公活动中繁琐的流程步骤，降低单位管理成本投入。在应用计算机技术开展办公自动化时还能够减少人力资源支出，提升办公效率及办公收益。例如惠普（中国）公司，借助计算机技术开展办公自动化管理，相较于过去办公经费，如今降低了1/3；美国微软公司应用计算机技术开展办公自动化管理，每年能节省约4000万美元的经费，同时还能够降低人际事务处理时间。从中可以看出在现今办公自动化中通过计算机技术的应用可以有效的减少其在实际中所产生的成本支出，还可以改善单位工作效率，促进单位获取良好的运营效益。

二、计算机技术在办公自动化中的应用

1、构建信息发布平台

单位在进行办公自动化工作时，可以利用计算机技术构建网络信息交流平台，发布单位的综合信息，使信息的流通快速准确，同时需要工作人员积极配合，对单位信息及时采集和处理。比如，在单位的内部网站上开发单位内部员工论坛，将员工的工作状况和工作内容等发布在论坛中，相互交流，吸取工作经验并要求员工在论坛中发布工作心得和对工作的建议，提高员工的整体工作效率，有利于单位的正常运营；单位还可以开发信息对外流通平台，使客户或同单位能出初步了解本单位的经营特点，掌握本单位的基本信息。另外，单位还可以利用计算机技术构建单位内部员工的资料信息平台，将员工的通讯率和基本信息發布到单位内部网站，从而提高办公自动化的工作水平。

2、强化文档管理

在进行文档管理时，单位可以利用计算机网络系统深度完成文档的批复工作。其操作过程由工作人员结合实际工作要求合理完成。对文档操作的过程、时间、修改和审阅痕迹及操作人的姓民进行保存，方便日后查阅。文档操作完成后，对文档进行管理，管理方可分为拟办方和承办方，可以根据文件的重要程度进行安置，然后制定查阅权限，防止员工对文档信息的更改。在文档管理中应用计算机技术，能够方便文档检查，保证信息的共享。另外，计算机技术运用在在文档使用的软件上，数据、文字、表格的处理是办公自动化工作的重要组成部分，既能快速的对文档进行更改和编辑，还能为文档提供大量的信息，保证文档的制作的专业性。计算机技术将纸质文档转变为电子文档，具有保密且不易丢失的效果，通过对单位的文档建立安全的文档管理数据库，加强自动化文档管理的水平，提升工作人员的工作效率。

3、优化工作流程

单位的工作流程离不开计算机技术。单位在办公自动化工作过程中，可以协调部门和岗位之间的工作内容，促进单位人才的综合利用率，部门间的工作内容且具有固定的操作特点，应严格按照工作流程办事，对工作流程进行实时的监控，保证工作的真实性。比如，单位运营过程中公告的拟定、请示、审批及发放等，工作内容相对固定，为了降低工作人员的操作失误，可以利用计算机技术制定自动化的工作流程，合理安排资源的配置，将公告上报领导且同意后，直接在网上发布到各个员工的账号中，使其他员工及时的查阅公告，掌握情况。还可以利用计算机技术实现自动化固定的工作管理，如在网络平台上设置会议管理、工作内容管理、用餐管理及公共物品管理等机制，既能增加员工对工作的认识，又能提高整体员工的工作效率。

4、深化资源设备

办公自动化的主要工作是对单位信息进行收集、传送并配上文字或图像等业务进行处理。办公自动化的开展离不开计算机技术的应用。因此计算机的设备室配合工作的关键。办公自动化工作所用的软件资源主要体现在通用软件和专用软件上，专用软件包括计算机系统软件、支持性软件及财务管理等软件；通用软件包括WORD、EXCEL、PPT、PS等图像处理软件和文字数据处理软件。软件的操作需要计算机技术的多方配合，计算机技术在办公自动化的应用为工作带来便利，具有广泛的运用效果。

结语：

办公自动化是计算机技术持续发展的前提，也是信息时代的重要产物，具有强化管理组织和提高办公效率的功能。单位需要不断培养员工的办公自动化工作效率，实现计算机技术的全面发展，从而提高单位的经济和社会效益。

参考文献：

[1]徐联华.办公自动化中的计算机技术应用与相关研究[J].电子技术与软件工程，2016（11）：164-165；

[2]施永祥.计算机多功能技术在办公自动化实际工作中的应用研究[J].电子技术与软件工程，2016（1）：177-177.