探讨工程档案管理优化策略

米佳

摘要：随着理念的发展，档案精细化管理，即细化分解档案工作的各个环节，在档案工作中融入精细化管理，并把各个环节的最佳工作方法归纳总结出来。在企业管理中企业档案工作占据着极为重要的位置，档案管理工作的质量和企业的经营效益息息相关，怎样把企业档案管理工作做好，让其更好地服务于企业，是当前探讨的一大热点问题。

关键词：工程档案;精细化;优化策略

一、工程档案管理的重要性

1、理念发展层面的要求

理念体现了我们对于发展的认识，不断地实践新理念，是促进实际工作开展与发展的关键。首先，新理念下，我们对于建设工程的认识更加全面，意识到了工程建设开展，要考虑其全寿命期，因此对于整个工程建设的资料档案进行重视，能够保证建设工程的设计，施工，运营等各个阶段的开展，提供了一种资料基础。其次，新理念下，我们同样意识到了不断地对于工程档案工作进行优化改革[1] ，提升了管理层面的有效性，实施精细化管理的模式，也是今后工程建设开展的趋势所在。总的来说，工程档案精细化管理，是理念发展层面的要求。

2、实践开展层面的需要

从实践的层面进行分析，当前工程档案管理层面存在着诸多问题。首先，工程档案是一个十分广义的概念，工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等资料均可以称为工程档案。因此实际管理的过程中，十分容易出现纰漏，因此需要强化管理。其次，工程档案是工程建设的依据，尤其是对于建设工程后期的运营维修，精确有效的档案，能够真实反映建设工程的实际情况，对于建设工程的安全性，耐久性有着十分积极的意义，同样体现了工程档案精细化管理的必要性。

二、工程档案优化管理策略

上文中对于工程档案精细化管理的必要意义进行了分析，不论是从理念的层面分析，还是从工程实践开展的层面探究，均有着十分显著的必要性体现。结合实际，主要在以下层面，分析工程档案精细化管理的有效路径。

1、加强档案管理制度建设

对于工程档案进行精细化管理，首要的途径即为，要加强档案管理的制度建设，通过制度层面的建设，促进整个档案管理精细化，规范化的开展。首先，当前工程建设的过程中，档案管理制度不完善，不系统，没有在具体层面规定档案管理规范，使得工程档案管理工作以一种较为粗放的模式开展，制约了工程建设的发展[2] 。其次，加强档案管理的制度建设，主要有着以下层面的具体措施。其一，完善档案管理制度，不断地结合实际，对于工程档案管理的工作进行细化，以及制度或者规范的形式，对于档案管理的模式进行规定，保证档案管理精细化开展。其二，相关部门也要对档案管理中各个步骤和环节进行合理划分和分配，使得档案管理工作有序开展，保证工程档案管理精细化开展所需要的时间，避免出现赶资料的现象发生。其三，建立相应的考评机制，即对于工程档案管理工作定期开展精细化考评，设置一定的激励制度，保证档案管理制度落地，促进档案管理精细化发展。此外，加强档案管理制度建设，就是促进档案管理规范化，使得档案管理工作有据可依，能够提升工程档案管理的精细化程度，对于后期工程建设的开展有着十分积极的作用，应当引起我们的重视。

2、规范档案管理流程

促进工程档案精细化管理，完善制度是基础，还有一个重要的策略就是规范档案管理流程。首先，档案管理精细化意义是广泛的，就是要求工程档案在管理的过程中，要精确化，细化，有效化，这就对于具体的档案管理流程提出了要求。首先，工程档案管理中，要根据不同类型的档案，进行分类管理。例如，根据工程建设开展的周期，依据项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等程序开展档案管理。

3.加强精细化档案管理制度建设

当前，对企业档案管理体制予以完善已慢慢成为促进企业档案管理水平和管理效率提高的关键措施。要想和当前企业发展趋势及要求相符，实现企业整体管理水平的提升，就必须确保企业档案管理工作的高效性，而把企业档案管理工作做好的关键，即对档案管理制度予以完善。运用精细化理念开展档案管理制度建设，可以实现档案管理效率的最佳化，并基于此，确保管理标准和管理内容的规范性，企业管理者要借助合理方法和措施完善档案管理制度，要竭尽所能将档案管理的有效性增强。此外，相关部门也要对档案管理中各个步骤和环节进行合理划分和分配，并选择某一固定时间考核管理人员，这样既能在一定程度上促进管理人员专业素质和职业水平的提高，同时还能把管理人员的工作效率提高，从而为企业之后顺利开展日常工作提供方便。

4.、提高企业档案管理工作者的职业技能

要想实现信息化管理精細化，必须做到如下几点：第一，要对信息化管理的特征予以确定，也就是网络立足于节点传播、网络大数据的集成化利用、网络具有安全风险等，对这些特征的产生和发展原因进行分析，将相关的管理计划制定出来。第二，就档案管理信息化的特征对岗位责任进行划分，使各个岗位工作人员的职业技能精细化顺利实现。不管是对信息化管理的特征进行分析，还是使专岗专责专人的精细化顺利实现，都需要档案管理工作者的职业技能和需要相符，所以，将企业档案管理工作者的职业技能提高成为促进精细化管理顺利实现的重要途径，建议企业对档案管理工作者展开专职培训，也就是借助相关的测试和考核对现有档案管理工作人员在信息化档案管理中的工作能力进行分析，如硬件监督检查的能力、网络安全管理的能力、档案资料收集分类的能力等。根据当前工作人员的工作偏好展开岗位划分并做好相关职业技能培训，让他们可以在适合的岗位上充分发挥工作能力;就那些缺乏人才的岗位，如网络完全管理等，应引入专业人才。

三、结语

本文探究工程檔案精细化管理的有效途径，主要从上述三个方面进行了分析探究，对于工程档案工作开展有着针对性的指导作用。总的来说，在工程档案管理的过程中，需要我们创新思维，积极引入新理念，新方法，最大程度提升档案管理的质量效率。

参考文献：

[1] 密玲.工程档案精细化管理的有效途径[J].陕西档案，2016（4）：43-43.

[2] 范小萍.简析工程档案精细化管理的有效途径[J].赤子（上中旬），2017（03）：180.

[3] 姜晶.务实求真，推行档案精细化管理[J].现代企业文化，2017（17）：108.

（作者单位：国网正定县供电公司）