农场档案管理基础工作与档案管理现代化

王丽娟

摘要：我的农产品的过程当中主要依据农场，因此在国民经济发展中，农场占据相当重要的位置。现阶段我们已经逐步迈入信息时代，在工作中针对基础工作进行不断的加强是保障农场档案管理实现现代化目标的重要手段，并在有效增加管理水平的基础上，促使先进信息技术实现在档案管理工作中的科学使用。这也是档案事业实现可持续发展目标的重要手段。本文主要针对农场档案管理基础工作与档案管理现代化进行探究，这对档案管理工作的顺利开展有积极意义。

关键词：档案管理；基础；现代化

国家档案行政管理部门的统一和规划是档案实现信息管理话不标的基础与前提。在档案活动中我们必须科学运用现代信息技术，注意必须实现与实际情况的充分融合，这是档案信息资源进行数字化管理模式所必须满足的条件。并且促使档案管理现代化目标得到进一步实现。相关部门以及工作人员必须提高对档案管理工作现代化的重视程度，对实际工作中对其中存在的不足进行不断完善与优化。

一、档案管理基础工作存在的主要问题分析

一是档号不规范。没有目录号一卷多册现象较多；二是案卷标题不規范。有些标题不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。从以上情况来看还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

1.全面普查案卷，去糟取精

多数档案室在实际工作过程中不能实现对全面清查要求的满足，同时要受到移交单位划分保管期限不准的影响，会出现各种不可避免的重份以及无参考价值的文件。因此我们需要对这部分文件进行彻底的清除，进而促使计算机管理工作中重复与低效率情况得以完全避免。

2.重新组合案卷实现案卷规范化

重组工作主要是针对组卷内容混杂的案卷进行，对相互存在某种联系的文件进行近可能的组合是重新组卷工作所必须遵循的原则。无页码、无卷内目录、无案卷标题或者标题不清楚的案卷是一种不可避免的存在，在重组过程当中我们需要对上述内容进行重新的加工填写，进而促使案卷的规范性得到根本上的保障。在优化馆藏以及科学保管方面科学组卷席着不可替代的重要作用，在重新卷组工作的基础之上，我们可对计算机管理档案后的利用效率进行真正意义上的提升。

3.结合实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于档案室的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以档案室应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

4.统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足使用者检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因地制宜制定出一些具体细则。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

5.规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。笔者认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。

我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。

还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

1.分清轻重缓急，循序渐进

对档案数据的利用效率进行最大限度的提升，是现代档案管理工作的目标与实质，这要求我们在开展档案管理工作的过程中必须围绕其目的进行。社会的实际需求是现代档案管理工作对自身重点进行明确的主要依据，将需要的缓急程度作为重心实现对档案管理工作的顺序开展。管理人员在开展档案管理基础性工作过程中应结合社会发展现状，并且充分分类档案的重点与次重点。

2.分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合及著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。

3.分门别类，充分利用档案原基础。

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

4.用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率。

“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题、分属关系。

结语：

档案部门应当以档案信息化为契机，进一步加强基础工作，创新工作思路，改进档案工作管理体制，强化基础设施和人才队伍建设。开创档案工作新局面，切实把档案信息化建设落到实处才能取得显著成效。总之，档案信息化工作是一门科学，也是一个循序渐进和不断探索的过程。档案人员只有不断提高素质，不断探索创新，才能促进档案信息化不断发展。

参考文献：

[1]王旭.基层事业单位档案管理现代化的实现路径[J].民营科技，2016（2）：100-100.

[2]王树云.档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析[J].赤子（上中旬），2015（3）：136-136.