对档案利用安全工作现状的几点思考

刘波

摘要：档案利用安全，顾明思义是指档案在提供利用过程中档案制成材料及其所承载的档案信息所面临的安全状况。主要包括两方面含义：一是档案利用中档案制成材料的安全；二是档案信息传播时的制控安全（习惯也称政治安全）。本文主要谈档案利用中档案制成材料的安全。

关键词：档案利用安全；重要性；对策

把档案保护与文化遗产保护、自然遗产保护一并作为促进社会主义和谐社会建设的重要举措。这既体现了党和国家对档案保护工作的重视，也突出了档案保护在整个档案工作中所处的重要位置。

档案保护不仅包括档案形成与收集、整理阶段的保护，还包括档案利用阶段的安全维护。随着档案利用工作的不断开展和社会对档案需求量的不断增加，档案利用过程中所面临的安全隐患也在不断增加。所以，进一步做好档案利用安全工作已成为档案保护工作非常重要的内容。

一、对档案利用安全重要性的理解

档案作为一种信息是依托于档案制成材料这一载体而存在的，而档案载体在提供利用过程中必然会受到来自档案人员、利用者等外力条件及周边环境的作用和影响。档案利用安全工作就是努力缩小或排除外力及环境给档案信息及载体带来的消极影响，延长档案的寿命，确保档案信息及载体在提供利用中的完整与安全，进而更好地体现档案的价值和效用。所以，就档案利用安全工作的重要性来说，至少有以下三点：

1.档案利用安全工作是确保档案利用工作顺利开展的可靠保证。

开发利用档案资源是档案工作的目的和价值所在。然而，要真正实现这一目的和价值却是一项长期、艰巨而复杂的任务，其中最关键的一点就是离不开档案及档案保护的有力支撑。所以，档案利用安全工作是确保档案利用工作顺利开展的可靠保证，是档案资源可持续开发的“生命源泉”。第一，档案利用的核心是档案，没有档案，档案的利用工作就成了无本之木、无源之水，而档案利用安全工作就是为了最大限度地保护利用过程中档案的安全；第二，随着时间的推移及档案利用工作的开展，对档案制成材料及档案原件的损害与日俱增，必需对档案实施安全维护工作，以此最大限度地延长档案的寿命，确保档案利用工作的顺利进行。第三，随着时代的发展及科学文化的日益进步，档案利用工作同档案保护技术的联系也在日益密切，可以说两者是相互联系，相互影响，相互依存，共同促进；第四，维护档案信息传播的制控安全也应在档案利用过程中得到体现。

2.档案利用安全是档案保护的收关环节。

第一，就档案馆、室业务工作的流程看，档案利用安全工作正好处于最后阶段，即档案利用阶段，所以有人形象地又将档案利用安全称为“后端保护”；第二，从档案保护的阶段性意义上看，档案由“前端保护”（指档案形成、收集、整理阶段的保护）转为“后端保护”，其所处的時间与工作状态是不一样的。“后端保护”时档案所处的时间更久远，保护条件更复杂，其安全工作任务也更严峻；第三，“前端保护”时，因工作不规范或人为失误所造成的安全隐患会加大“后端保护”的工作难度；第四，随着档案利用工作的开展，会有许多安全隐患逐步暴露出来。

3.进一步作好档案利用安全工作是发展档案事业的需要。

档案资源是档案事业赖以生存和发展的唯一不可或缺的重要社会资源，只有在档案利用工作中实施利用与保护并举之策略，档案之树才会永远长青，档案事业才会不断健康发展。为此，新中国成立以来，党和国家非常重视档案利用安全工作。早在1983年国家档案局公布的《档案馆工作通则》中就有“档案馆为利用者提供档案，应尽量以复制件代替原件。档案原件一般均不得借出馆外。”等内容。体现了国家对档案利用安全的重视。《档案法》颁布实施后更将维护档案利用安全提升到法制的高度，对档案利用中可能出现的严重危害档案安全的行为，做了明确的法律规定，为档案利用安全工作开展提供了法律依据与保证。

二、对档案利用安全工作的建设性意见

1.强化档案利用安全意识建设。

档案利用涉及到社会的方方面面，档案利用安全工作也不仅仅是档案部门与档案人员的事情，需要引起社会有关各方面的广泛重视与协同配合。《档案法》第一章第三条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”所以，强化社会档案利用安全意识是做好档案利用安全工作的前提。首先档案馆室及档案人员要充分明确做好档案利用安全工作的重要性，积极宣传档案利用安全工作，不断了解新情况，研究新问题，推动档案利用安全工作深入开展，为社会做出表率；其次，各级领导特别是主管档案工作的领导，要经常过问和重视档案利用安全工作，理解和支持档案馆室及档案人员的工作，并依法满足档案利用安全工作的需要；第三，社会和广大利用者要掌握和了解档案利用安全工作知识及相关法律规定，主动配合档案部门及档案人员做好档案利用安全工作，切实遵守相关制度及法规，努力维护档案利用安全工作秩序。只有社会相关各方形成共识、协同配合，档案利用安全工作才会受到应有重视，有为有位。

2.加强档案保护设施的科学投入。

配置和使用档案安全保护设施是档案馆室档案保护工作的基本物质条件，也是《档案法》赋予各级政府机关及相关单位与个人的责任和义务，但如何配置和使用档案保护设施，却应根据各档案馆室的具体条件而定。为此，各档案馆室要在严格执行国家档案保护技术规范标准的前提下，结合馆室实际状况科学配置和使用设备设施资源。既不要脱离实际地追求高标准，也不要不讲究科学，随意配置使用。有条件而无为不投入或追求高标准乱投入都是不可取的，对档案保护也是无益的。同时，配置的档案设施必须得到合理使用，要充分发挥其科学性能，切实起到安全保护档案的作用，决不能配而不用或乱配乱用。只有坚持档案保护设备设施的科学配置，坚持一切从档案安全保护的实际出发，并努力实现档案利用安全设备设施的科学化、现代化，才能为档案利用安全乃至整个保护工作的开展打下坚实基础，才能真正满足日益发展的档案保护工作形势的需要。

3.大力推进档案利用安全工作常规化、法制化建设。

建国以来，伴随我国档案工作规范化、法制化步伐的加快，档案利用安全工作制度化建设已取得很大成果。特别是在各级各类档案馆、室中早已普遍建立了包括档案利用安全在内的各项档案业务工作制度。《档案法》的颁布实施，更为档案利用安全工作提供了强有力的法律保证。然而，近年来随着社会改革的不断加快，档案利用安全形势发生了很大变化，原有的档案利用安全制度应得到及时修订和完善，档案利用安全工作的常规化管理也必须得到有效坚持与加强。因此，当务之急应借《档案法》重新修订之机，重新健全档案利用安全规范，进一步强化其实用性、科学性和可操作性，充分调动相关各方面工作的积极性、主动性。当务之急，要加快档案利用安全工作的常规化和法制化建设步伐，并在实践中强化包括档案利用安全技术在内的档案保护技术的创新，进而不断实现其现代化建设目标，开创档案利用安全工作的新局面。

总之，要使档案利用安全工作取得新的进展，就必须全面提升社会档案利用安全意识，加强档案保护设施的科学投入，努力实现档案利用安全工作的常规化、法制化建设，只有摆正档案利用安全工作位置，并不断加以建设，档案利用安全工作才不会偏离正确的发展轨道。