社会保险档案管理系统的创新研究

张姗姗

摘要：目前在社会保险档案管理工作中为了应对不断的不断增多的管理要求其已经初步的建立起相应的信息管理系统，通过社会保险档案管理系统的应用可以良好的对档案资源进行收集、整理、保管及应用，从而使社会保险档案的安全性、完整性得到可靠保障。同时在现今社会保险档案管理系统应用中需要注意与其相关的创新研究，通过对档案管理系统的创新可以使系统在实际中的应用功能得到进一步的完善，进而达到提升社会保险档案管理效率的目的。

关键词：社会保险；档案管理系统；创新

目前我国社会保障体系不断的完善使得社会保险的覆盖率也在扩大，相应的社会保险档案数量也呈现出快速增长的趋势，而为了避免在社会保险档案管理工作中存有疏漏问题则需要采取现代化的管理技术及管理方法来对社会保险档案信息资源进行管控。而目前档案管理系统的应用可以对复杂的社会保险档案信息数据进行处理，其可以使社会保险档案管理工作向着标准化、规范化的方向发展。为此则需要对档案管理系统进行创新及优化，使社会保险档案管理工作的开展可以具备良好的基础支持。

一、社会保险档案管理现状分析

1、社会保险的参保人数增长迅速

根据数据调查显示我国各类社会保险的参保数呈现出逐年递增的趋势，参保人数的的逐年增加使各类社会保险档案信息数据量也不断的增加，并且现今在社会发展的过程中对社会保险档案管理的要求不断增多，而这些因素也使得社会保险档案管理工作所需面对的压力不断增大。针对此种情况必须要对社会保险档案工作中所采用的档案管理系统进行创新来应对档案管理工作在实际中的发展要求，以此来达到对社会保险档案信息资源进行高效管理的目的。

2、负责社会保险档案管理的部门分散

公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。

3、社会保险的经办效率和范围需要扩大

在以往的社会保险档案管理工作中其业务申办主要是以纸质档案为主，因此也使得在社会保险档案业务活动中受其管理形式的约束而无法达到对档案资源进行高效利用的目的。而在档案管理系统的创新中需要注意对其网上业务模块的建立及完善，以此来达到便捷服务的要求。并且需要注意在档案数字化中如何确保数据归档前后的原始性，从而提升档案管理系统的应用价值。

二、我国社会保险档案管理系统存在的问题

1、对社会保险档案管理工作不够重视

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。

2、社会保险档案管理体制不规范

由于目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

三、社会保险档案管理的解决办法

1、社会保险档案人才配备

加强社会保险档案人员政治修养与素质，熟悉与通透国家政策，与时俱进，开拓创新，增强思想意识，掌握管理理论与各项业务工作相结合的原则，运用信息处理技术深入开发档案资源的本领，满足各层次信息需求，同时维护档案的真实性、可靠性、权威性与原始性。提高档案人员专业技能。针对新形势下对社会保险档案工作的要求，要有重点、有目的地培养档案人员知识与技能。而在新形势更加需要人事、档案、计算机三位一体复合型人才。

2、将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。

3、根据社保档案类别进行分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。

4、建立全区統筹的社保管理系统

建立全区统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。建立全区范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

5、统一公民社保档案管理号码

实行对每个公民发放社会保障号码的制度，让公民个人档案号码与本人身份证号码、劳动保险号码统一起来，由区人力资源和社会保障局负责公民个人社保档案内容的定期增加和更新和统一保管。从发放的号码上就可以反映出从什么时候起、在什么地方发的，便于记录公民的工资收入和保障费的缴纳情况，同时便于投保者本人的查询。

结语：

在社会保险档案工作中其档案管理系统的应用属于档案信息化建设中重要的环节之一，而现今在社会保险档案管理工作中多数地区已经采用了信息化的管理系统，但是为了实现社会保险档案信息的共享性，还需加强对管理系统的创新研究，这样才可以使社会保障体系建设的更加完善。

参考文献：

[1]姜云鹤.浅析新形势下的社会保障档案管理工作的创新策略[J].卷宗，2016，6（1）；

[2]程艳.社会保障电子档案管理系统建设的若干研究[J].中国管理信息化，2016，19（15）：176-177.