如何加强不动产档案信息的管理

石世强

摘要：经济的飞速发展离不开以房地产行业为首不动产的发展，不动产对民众个人而言是经济命脉，对社会而言是经济实力和综合软实力的体现，因此加强不动产的管理非常重要。信息技术飞速发展，人类进入高科技时代，不动产的管理也慢慢实行电子管理。因为以信息技术的优势为渠道，所以不动产的归档工作也变得更加快速和有效，在社会、经济、生活中的作用也日益显著。

关键词：不动产；档案信息；管理

导言：随着信息和大数据的普及和常态化，社会也迎来了新的转型期，高精尖技术行业迅猛崛起，电子商务积极应对变革和挑战。信息化的影响是多元并且广泛的，不动产的档案管理也要加紧更迭，如何将档案管理有效数字化是当代政府包括企业的重要任务，要从各个企业部门踏实做起，规范从业人员的數字化意识，合理高效的将数字化落实在工作的细节中，不动产档案的管理必须紧跟时代的步伐，将数字化渗透进社会工作，落实档案分类调配整合，从而为我国经济转型发展做出贡献。

1、不动产档案管理面临的问题

1.1企业间的兼并存在空缺。企业的各部门间都在不动产档案管理上投入了大量的资本和时间，以此换得企业规模的扩大。不动产档案管理技术跟随社会的进步而发展，而要熟练掌握其中趋势不仅要留意观察，更要深入把控。企业应该经常组织员工进行讨论会议，集众人的思路多方面考虑数字化不动产档案管理的去向，用更加科学高效的技术控制不动产档案的管理，充分发挥大数据及时、广泛覆盖的优势，为国家和社会方便监督打下坚实的基础。总而言之，要实现不动产档案管理的数字化和规范化还任重道远，国家一贯提倡企业在法律的规定下自由发展，虽然对此没有做出强硬的态度，但是各地域指尖应当自觉地进行整合。企业各个部门的职责都是必不可少的，兼并起来有很大阻力，两者之间对于不动产档案的去留也存在争议。至少从现在出发，可以看到不动产档案的管理在逐渐规范进步，对大数据的运用程度也有进一步加深。部分地区进度迟缓，还没有见到初步成效，资金不到位以及整改意识不够强都是需要继续克服的。

1.2工作效率低。不动产档案从收集到整合是一个十分庞大的流程，各部门各方面都有涉及。如果不动产档案管理能够实现全数字化，对我国的发展将是一大杰出贡献，也在世界上拥有了立足的资本。不动产档案管理与信息技术的高度融合，是在目前的技术成果上不断筛选，让高效的管理体系初步成型。这个举措对于全社会来说既是挑战更是机遇。在这个持久的过程中，任何进步的机会都不能错过。明确不动产档案管理数字化的需求，从企业自身实际出发，把散乱的数据统一集中起来，脚踏实地做好基础指标，深入研究困难阻碍，让不动产档案的数字化和国家政策共同进步更新。每个人认真履行自己的义务，在数字化。信息化的改革中，做到各部分明确分工，每个问题都能找到对口解决的负责人员，最好定好长期的目标，清楚如何为转型后的管理体制提供相应的保障服务。不动产档案管理是庞大的系统，改变起来会有阻力，要在不轻视矛盾的前提下努力克服。

1.3不动产档案立足于我国庞大人口基数上，不利于管理。现当下，不动产的档案呈多元但分散的趋势，一旦有需要整合管理的情况，人工基本无法操作。因此能否将不动产档案有序高效地集中起来成了政府企业要优先解决的问题。摆在全社会面前的将是数字化不动产档案。加快不动产档案管理高效化、数字化的进程，企业各部门的工作都要得到统一的规划，职责和权力要合二为一，在法律的规定和监督下最大限度发挥数字化对不动产档案管理的效用。近几年，不动产档案分布覆盖到各个行业和部门，在不同的地域上也存在管理方法的差异，主要表现在档案分类的指标没有统一，行政系统的人员分布不均匀，不动产档案管理始终没有一个标准的模板。

2、不动产电子档案管理的有效利用

2.1制定不动产电子档案数据库

电子档案和纸质档案最直接的利用价值是保存数据和信息，所以对于电子档案有关不动产的相关类型信息必须有一套严格的收集、整理、评估、扫描和上传保存的执行方案，建立不动产信息登记平台，在符合国家制度的前提下对数据的处理最好实行流水制，通过一环扣一环的工作安排，将工作落实到相关负责人，才能保证每个环节的有条不紊，电子档案形成后必须在固定可靠的系统里电子归档，归档过程中每一项工作所应用的软件标准，硬件指标和保存格式都要统一，这样一来，不动产的电子档案管理就会有层次性、统一性，等数据统一保存时就可以制定出不动产电子档案数据库，以供随时调阅。

2.2规范电子档案信息的数据化管理

不动产电子档案的管理工作中有一些是涉及个人隐私和财产隐私的部分，这部分信息不能实行共享化，我们要依据实际情况制定切实有效的安保制度。电子档案信息的数据化管理首先就是加强私有信息的保密工作和计算机的加密系统；其次，不动产的电子档案系统要尽快与房地产行业等交易系统形成有机结合，获取第一手资料和信息，克服电子档案在时间和空间上可能存在的问题，实现档案信息的数据化管理和建立公共共享平台，这样的数据化平台一旦建立，管理者就可以透过数据信息来对市场导向和趋势做出有决策性的建议。

2.3对电子档案数据准确性进行审核

落实不动产电子归档的首要工作就是搜集准确无误的信息，不动产信息的来源很多，从何落实房产档案的收集工作是每个不动产信息工作者要上的第一课。要搜集准确信息，首先要派遣优秀员工进入基层单位对档案工作进行检查、督导，以便保证房产档案的完整性，对房产档案移交问题进行探讨，让搜集信息的工作者直接参与到实际项目中来，这样对数据的了解就会更加深刻，对数据的审核也可以有据可依；其次，对于搜集上来的资料信息，在处理过程中要严格遵循不遗漏、不改动、不泄露的原则，确保内容的完整和数据的原滋原味。倘若收集上来的数据本身就存在问题，则要经过退回再收集或者再处理后才能归档。

结束语

以登记簿与登记材料为例，登记簿的公开性远远大于登记材料的公开性。究其原因，是因为

登记簿允许权利人和利害关系人公开查阅，登记机关应该为公众行使查阅权提供便利；而登记材料中可能涉及当事人隐私以及行政机关的审批文件，这些内容不宜直接向公众公开。虽然《条例》中明确规定“允许公开查阅登记簿”，但这并不意味着任何人都能在未经法定程序的情况下查询他人的登记信息。

参考文献：

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[2]武瑶.如何加强房产档案的管理与合理利用[J].四川档案，2017（6）.

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[4]迟璐，孙佳丽.房产档案现代化管理浅析[J].黑龙江档案，2016（6）.