当前办公室自动化与计算机应用的实践研究

摘 要：科学技术水平飞速提升背景下，互联网计算机技术应用频率也越来越高，以下主要针对现阶段办公室自动化和计算机应用的综合实践展开详细化分析，旨在大大提高企业工作效率和工作质量。

关键词：办公室；自动化；计算机应用；实践

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）20-0312-01

基于社会主义市场条件下，计算机等先进科学技术应用范围也在不断拓展，无论是在企业管理还是生产制造均发挥出了重要价值，特别是在工业制造方面大大提高了实际生产效率。然而在办公室领域使用效果却并不是很理想，工作效率仍呈现较低趋势，根本无法满足社会日益发展的实际需求，进而不但会对企业前进起到阻碍作用，甚至还会造成资源的大量浪费，在这种情况下办公室的自动化管理实行就势在必行。

1 关于办公室自动化的构成要素分析

根据调查显示，办公室自动化管理开展的主要构成要素包括整理、思考及传递等，具体阐述如下：①办公室自动化管理实行前需具备充足机械设备，如传真机、复印机及文字处理机等；②需提供办公室资源整理机械设备，如为办公室日常管理提供帮助作用的计算机；③不仅仅包含办公室资料情报的收集整理，还要能充分彰显自动化优势，便于为办公室自动化思考提供参考价值。如：在人们对问题进行思考时可提供帮助，使其能够顺利提出相应解决措施，致使问题解决效率大大提高[1]。除此之外，办公室自动化还需要相关人员的辅助作用，明确要求工作人员能够具备专业管理知识并构建相对完善管理制度，在此基础上形成问题处理的信息结构模式，促使办公室自动化管理能够实现最佳状态。

2 办公室自动化和计算机应用的实践探讨

2.1 办公室数据管理

办公室自动化管理的主要目的便是帮助办公室处理各种信息。简单来说，就是指对办公室内涉及到的相关信息进行收集整理归纳，随后在文件起草时开展相应计算审核工作，针对文档设立专门文案，便于顺利开展分类、储存、复印及阅读等一系列工作。因信息处理工作普遍具有过程繁琐及工作量大等特点，所以常常涉及到的信息资料也是较为广泛，而办公室自动化形式的出现为数据管理提供了极大便利性帮助，充分展现出了自身可用性、可靠性等优点，如可用性是指数据信息使用的开放性，可向整个办公室提供支持帮助；而可靠性则是指数据信息应用的真实准确性[2]。由此可以了解到，计算机数据信息在办公室自动化管理中扮演着重要角色，在实施操作中可提供以下服务：①有利于帮助使用者构建办公室文件系统或是办公室数据库系统，但前提是必须严格按照使用者需求执行，便于使用者能在自身有需求情况下使用办公室自动化系统；②按照文件种类的不同展开控制工作，如办公室信件、报告、声音及图形等；③办公室自动化系统应用过程中，为实现数据信息获取和存储的更加便利性，往往可进行数据信息中的一些关键字设置，对于其中重要性较强文件可提供历史记录，并将数据信息的安全保护问题及时上报，避免对办公室数据管理带来任何不利影响。

2.2 办公室信息传递

在利用办公室自动化系统进行数据信息处理时，首先应先将经过处理后的数据信息准确传递到相关部门及个人手上，使其对信息传递期间可能出现问题重点关注，在此期间不单单可依靠通讯电话、传真机等机械设备进行传递，还可利用计算机局部网络展开办公室自动化管理，本质上就是指介于多处理系统和计算机之间的适用于信息资源共享的一种系统[3]。如：IBMPCNetwork网络系统，仅仅只通过一些电视标准零部件便可顺利实现传递，即为使用者可购买一些电缆零件自行安装，可同时支持多家共同使用，但如果生产厂家安排专业人士进行安装则可同时更多家使用。近几年我国计算机应用实践研究中心研发生产出了一个中文微机局部网络，该局部网络是在OMNINET基础上得到，其存在特点就是可以借助較便宜双绞线将不同PC工作站连接在一起，使其彼此之间能够有效共享通讯设备、打印机及硬盘数据库等提供的资源，从而为办公室自动化管理实现最佳效果奠定良好基础保障[4]。

2.3 办公室自动化判断决策

对于办公室管理人员来说，办公室自动化管理期间的计算机是一个非常好的帮助工具，办公室人员可利用其对数据信息进行收集整理分析，便于帮助管理人员得到一个最佳分析结果。从中可以了解到，计算机判断决策在办公室自动化系统中的应用范围是非常广泛的，相应的对其提出的标准要求也不再局限于办公室文件处理等简单工作，更是逐渐向办公室自动化存在作用展现等方面过渡转变，帮助管理人员及时调整改进自身问题，促使办公室工作效率能够得到大大提升，便于管理人员能对存在问题做出正确决策判断，帮助办公室工作获得更高经济效益。同时办公室决策功能的有效落实前提就是将办公室信息管理系统和决策过程有效结合在一起，即为办公室管理人员可根据信息管理系统展开查询，从而准确发现办公室中存在的一些问题，充分做到具体问题具体分析，在此基础上提出合理化解决方案，随后可将计算机自动化系统完全取代办公室信息管理系统展开整理分析工作，这样一来不但能顺利解决以往办公室自动化管理存在问题，还能根据计算机自动化系统做出正确判断决策，并将正确指令准确下发出去，从而实现办公室自动化和计算机应用实践的最佳效果[5]。

3 结束语

总而言之，新时期发展背景下，办公室自动化和计算机应用已被正式提上日程，但总体来说应用实践过程中仍存在着较多问题，需办公室管理人员能够对自动化系统有一个深入了解掌握，并在此基础上能够熟练应用计算机，准确展开数据信息整理分析工作，充分保证判断决策结果的真实可靠性，构建相对完善信息管理系统结构，对办公室自动化所有流程步骤都起到一定规范约束作用，从而实现办公室自动化和计算机应用实践的最佳状态。

参考文献

[1]周军侠.办公室自动化的计算机处理技术应用研究[J].中国新通信，2017（8）：127.

[2]办公室自动化、办公自动化与OA[J].办公自动化，2017（8）：前插1～前插3.

[3]张玉霞.计算机信息技术融入办公室自动化应用的思考[J].黑龙江科技信息，2017（2）：162.

[4]杨世雄.办公室计算机办公软件的应用研究[J].大陆桥视野，2017（6）：185.

[5]崔艳霞.办公室自动化对计算机信息处理技术的应用探求[J].魅力中国，2016（4）：150.

收稿日期：2018-6-10

作者简介：王秋珍（1972-），女，助理工程师，大专，主要从事综合办公室管理工作。