档案管理工作的现状及思考

吴蓬

正进入知识经济的21世纪将是一个以网络为核心的信息时代。计算机网络的应用已经渗透到各行业及至家庭，并且在不断地改变着人们的思想观念、工作模式和生活方式，特别是档案管理工作。现有的档案管理模式与以往管理技术相比虽然发生了翻天覆地的变化，但是仍然存在着不同程度的问题有待改善。档案管理不仅仅需要跟上时代的步伐，还要不断进行创新，才能进一步完善档案管理事业，以实现其长远、快速发展。

一、目前档案管理工作存在的现状

虽然当前档案管理工作取得了一定的成绩，但是与国际水平相比，仍然存在着很大程度的差距。阻碍档案管理事业发展的因素有很多，主要包括设施落后、管理人员素质不高、缺少创新精神等。要想使以上问题得到较好的解决，就必须切实加强档案管理工作，并不断进行技术创新。

1.1 落后的基础设施

当前，基础设施落后，管理松懈对档案管理工作的现状起到了明显的阻碍作用。由于缺少资金，档案管理工作配备的基础设施不能满足时代发展的需要，档案管理方案缺乏合理性等对档案管理工作的效率与质量产生严重影响。

1.2急需提高档案管理人员的素质

部分档案管理工作人员的素质不高，并没有经过专业的技能培训，不能够对相关的专业知识进行较好的掌握。就档案管理工作人员而言，必须要保持严谨的工作态度，还要具备较好的服务意识，才能够使档案管理的价值有所提升。但是，有一部分档案管理工作人员并没有意识到这项工作的重要性，甚至误解了档案管理工作，进而制约了其工作效率与质量。

1.3评价标准没有统一

在实际的工作当中，往往没有指定统一的评价标准，导致该项工作的质量不高。制定较为完善的评价标准，不仅仅能够提高档案管理工作质量，还能够在一定程度上提高工作人员的能力与水平。

二、档案管理技术要走创新的之路

当今社會属于信息全球化社会，档案管理实现技术创新是与时代发展相适应的必然要求。要想实现市场经济的发展就必须实现档案管理的创新与发展。首先，实现档案管理的技术创新对做好档案管理工作非常有利，能够对各机构做好其本职工作起到一定的促进作用。由于档案上面记录有每一个机构的第一手资料，对其发展历史与进程也有一定的记录，因此，档案管理是对各个机构的历史真实面貌进行记录的一项重要工作。就每一个机构而言，如果其档案管理工作做好，则代表这一机构的管理水平相对较高，其工作效率与质量也会有所提高。实现档案管理技术创新能够为各部门从根本上解决档案管理问题提供有利条件，另外，还能够转变管理人员的观念。当前，很多领域对电子档案不够重视，主要是由于电子档案机制自身也存在着某些问题。对档案管理进行技术创新，对电子档案归档、储存等进行完善，并建立起健全的电子档案管理机制，使管理工作人员能够意识到电子档案的优点，进而改变其陈旧的观念。档案管理工作人员观念的转变对于实现档案管理事业的发展壮大有着非凡的意义。

三、档案管理的技术创新

档案管理技术创新应当首先培养整体意识。在实际的档案管理工作中，档案来自于各个部门，其信息具有一定的交叉性，但是所有的档案又属于一个整体。因此在档案管理技术创新过程中还要从宏观上对档案管理的整体性进行把握，才能使管理技术创新具有一定的科学性与有效性。另外，还要重视档案的服务性，对档案进行管理其根本目的是对档案进行合理利用，并使其作用与价值得到充分发挥。注重档案管理技术创新的全面性就要更好的对档案进行开发，使信息能够实现共享，进而对信息化的全面发展起到一定的促进作用。所以档案管理技术创新必须确保其服务性，技术创新必须较为人性化，且能够为档案管理工作服务，才能够与该项工作的需要相符，以实现其快速发展。档案管理的技术创新主要体现在以下几个方面：

1 创新工作机制

我们都知道，传统的档案管理方式存在着一定的弊端，因此对其进行创新与改进非常有必要。不仅仅可以从工作手段方面进行创新，还可以从服务类型与管理理念等多个角度进行创新。另外，在创新过程中还要遵循不复杂、不沉闷的原则。比如，在管理档案工作形式时，我们可以对其进行分类。

2 创新管理的思路

对管理思路进行创新主要可以表现为：①针对档案工作建立起全新的概念，并对档案信息进行整理与综合，使其与档案信息的广泛需要相符合；另外管理还应该向着更准确、更严格的方向发展；②设置创新的思路。档案管理工作在各个领域都发挥着举足轻重的地位，这项工作能够使经济、政治与社会事业之间的发展得到直接反映。因此，必须逐步明确档案管理的价值，并对其相关的思想进行创新。另外，工作人员必须对档案管理的过程、管理理念等进行清晰掌握，使其能够立足于市场竞争当中。

3 与现代科学技术相结合

档案管理技术应当与目前先进的科技相互结合。相对而言，以往文件管理技术比较落后，档案整理工作往往需要花费大量的时间和精力，工作相当复杂，很多重复的劳动力对社会资源造成了极大的浪费。目前，计算机技术的快速发展使以往传统的文件管理技术方式存在的缺陷更加明显，因此，迫切需要使用电子档案管理这种新型的方式来替代传统档案管理工作，并使其具备的优势得到充分发挥。

4 创新技术

①使用移动互联网及云计算服务等远程文件，仅仅需要满足在移动网络条件或wifi环境下，并不需要下载与安装文件，以自身的需要为依据将相应的程序点开，就能够直接完成远程文件，进而使随时随地“归档”的目标得以实现。②对实物档案的存放进行管理。在网络技术领域，RFID电子标签技术占据突出地位，该技术属于一种无线通信技术，能够对附件的实体信息进行收集、整理、记录并发送，即时距离较远且并没有接触也能够实现。这种技术在环境较为恶劣的感知条件下较为适用且使用起来非常便利。通过这项技术，我们可以对文件的文件号、位置及时间等多种信息进行记录。

结语

综上所述，目前，社会经济快速发展条件下，机遇与挑战共同存在。就档案管理工作而言，必须在与网络技术发展相适应的基础上，对档案管理技术进行创新，才能牢牢抓住机遇，以实现档案管理工作再上新台阶。