对油田企业档案管理的风险分析与控制探讨

摘要：档案管理工作在油田企业中的功能地位是用毋庸置疑的，必须在进行管理的过程中，充分的认识到当前方法条件下的风险性内容，并通过具体的执行措施对其进行优化与控制，从而提高档案管理工作的质量水平。由此为出发点，文章对油田企业档案管理的风险内容进行分析，并就相应的控制措施进行探究，为相关工作提供具体的参考内容。

关键词：油田企业；档案管理；风险控制

引言：

油田企业在生产过程中涉及到多项的流程内容，并在各个独立的生产与开发项目中存在着明显的关联性水平。需通过生产信息的有效总结与归类，对企业的发展方向与具体执行策略做出指导。而为了实现这一效果，需要档案管理发挥出优势性的工作价值，然而在当前的油田企业档案管理工作中，仍然存在着较多的实际问题需要优化并解决。

一、油田企业档案管理风险内容

档案管理工作人员风险意识薄弱，是当前石油企业岗位工作中，最为突出且根本的问题。在执行工作内容的过程中，没有良好的风险意识，由于档案整理的杂乱，经常会出现资料丢失或是残缺的问题，对于工作的质量水平造成了严重的负面影响，使档案的功能价值被大大降低。

同时，石油企业的档案管理并不是简单的资料采集与整理，还涉及到相关的专业技术内容，必须在一定技术条件的支撑下，完成档案的分类与收容。而这一点恰恰是档案管理工作中所缺失的内容。另外，目前的档案管理工作中，大多为纸质文件资料，在储存工作中，经常会出现文件残损与丢失的问题，对档案文件的应用与查阅造成影响，必须在提升技术手段的基础上，提高档案收容的科学性，以此降低出现档案遗失的风险性水平。

档案管理的风险，还存在在使用的过程中，借阅期间出现丢失是最为明显的表现，如果问题严重时甚至会出现档案资料的泄密，严重影响企业生产的安全性，甚至会上升到国建战略安全的問题，造成极为严重的恶劣后果。

二、控制档案管理风险性的措施

（一）重点强化档案管理风险意识建设

人员队伍的思想意识建设，是执行一切管理策略与制度的基础内容。因此，在石油企业的档案管理中，为了降低风险性水平，必须重点强调思想意识的建设，将整体队伍培养成有能力、有担当的优质化岗位队伍，为整体档案管理的工作质量提供保障，控制风险性内容的诱发调价[1]。

在实际工作内容中，需对职权划分进行必要的控制，使每名档案工作人员都有充分岗位责任感，并在实务操作中，主动的控制所在岗位发生风险问题的成因，以此提高整体工作的稳定性调价。同时，在加强思想建设的过程中，需以行业的规范性法规内容为基础，对工作人员进行培训，使其在强化安全意识的同时，提高实务操作能力，从而更加有效的投身到具体的工作内容当中。

（二）对风险内容进行系统化风险评估

档案室的工作内容较为复杂，且在多环节中都存在着一定的风险性水平，所以为了更好的提高管控力度，需在风险评估与分析的工作中进行深入的研究，在总结以往工作经验的同时，根据当前的实际情况，对具体的潜在风险内容进行讨论，以科学的方法评估风险可能发生的概率与影响水平。

为了有效的完成此项工作内容，相关的工作人员必须定期的制定工作报告，并对以往工作中的风险内容进行详细的记录与评估，从而使档案管理的工作内容更加细致化、有序化，从长效性的保证工作内容的稳定性水平。

（三）充分落实档案安全管理执行制度

任何管理内容，都必须以制度的形式充分的落实，以此才能更好的起到应用的执行效果，为实际工作起到具体的指导作用[2]。在档案管理工作中，需对制度内容进行详细的说明，并在考核内容上，与岗位工作人员的绩效水平相关联，以此更加有效的提高工作中的制度执行力度与员工的工作积极性水平，从而更好的完成档案安全管理的有效落实。

例如，在换岗工作内容说明中，需明确的指出需要交接班工作人员记录的细则内容；档案资料进行借阅的操作中，必须由借阅人详细的等级使用原因与用途，并在获得主管领导签字批准的前提下，才能进行借阅操作，同时，在档案回收的工作中也需要管理工作人员对文献资料进行现场的清点工作，以免文件内容的遗失与残破，并由此引发安全风险问题。

（四）强化档案室的风险管理控制水平

现阶段的石油企业档案管理工作中，由于历史勘察数据与信息化发展条件的限制，大多数的档案资料都是以纸质文件的形式存在的，在管理内容上非常容易产生残损等一些列问题。所以在具体的管理工作实务中，需重点对档案室的通风与湿度条件进行必要的控制，降低环境因素带来的风险性内容，提高纸质档案文件的收储效果。

同时，在档案管理工作中，需将整体档案室的防火条件，作为一级管理内容，重点的进行防护。在定期检查消防设备功能性的同时，加大档案室防火宣传与管理工作，通过室内的警报系统，使防火效果更加全面，提高档案室的风险防控水平。

（五）实现档案管理信息化管理全覆盖

在大部分石油企业的档案管理工作中，基本都建立了初步的电子化档案存储系统，为了保证整体资料的安全性水平，需对电脑系统进行科学的防护，并在优化数字储存的过程上进行控制，以此信息系统操作中的稳定性[3]。

首先，在进行电子化储存的工作，需针对网络系统的安全性条件进行管理，并在防火墙等防护手段的作用下，保证系统的安全性条件；其次，在档案资料的数据管理软件上，也要进行适当的优化，通过必要的备份处理，降低收储过程中出现的数据资料遗失，使智能化软件的收储性功能得到补充。注意，在对信息化安全问题进行管理的过程中，必须杜绝档案资料的内部泄密问题，以此保证文件信息的安全性水平。

总结：

强化档案管理工作人员的思想意识建设，是降低风险的有效途径，也是提高整体管理质量水平的重要手段，同时，在科学性评估风险、建立完善制度内容、强化档案室管理工作、实现电子化管理的辅助作用下，可以全面的改善当前油田企业档案管理工作中存在的风险性内容，并使其功能价值得到全面的发挥，为油田企业的良性发展贡献不可或缺的基础力量。

参考文献：

[1]韩聪敏.浅议油田企业档案资料有效管理措施[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2017（09）：25-26.

[2]王巍.论企业档案信息资源管理的风险及控制方法[J].办公自动化，2017，22（17）：52-58.

[3]杨静.关于提高油田企业档案管理水平的几点思考[J].中国管理信息化，2017，20（05）：188-189.

作者简介：

曹春峰，男，黑龙江安达人，1970年11月出生，本科学历，馆员，

研究方向：档案管理。