档案管理信息化的风险控制对策研究

李思

摘要：档案管理的科学性是保证其高效化的重要前提，档案管理是单位日常经营中不可缺少的组成部分，在提升单位工作效率方面也起着相当重要的作用。因此我们必须提高对档案管理工作的重视程度，进而促使单位管理的高速化目标得以顺利实现。本文主要针对档案管理信息化风险控制对策进行探究，这对单位管理工作进一步发展有极大的推动作用。

关键词：档案管理；信息化；风险控制

在信息行业快速发展的趋势与背景之下，数据已经成为一种具有价值的资产，大数据主要是在客观处理行业中信息的基础上对其进行有效利用。为实现对档案的规范整理，我们需要对现代信息技术进行科学使用，促使信息的有效性以及准确性得到提升。在不断缩短信息获取时间的同时，促使档案管理工作效率得到有效改善，最终实现资源共享的目标。在现代信息化技术推动之下，档案信息化管理是其必须满足的条件。

一、档案信息化管理方法和技术手段

现代社会是信息化高速发展的时代，一切工作都以效益作为追求目标。在追求档案管理工作的高效化的过程中，使用速度快，精确度高的计算机进行档案管理已成为企事业单位发展的必然趋势。对于单位的档案管理工作来说，提高管理的效率和精确度，是档案管理的要求。

应用计算机进行档案管理，缩短了档案整理分类和检索的时间，大大提升了工作效率。在进行电子档案的输入时，为了保证档案的安全，有必要建立计算机的防护系统，对重要的档案进行纸质备份。档案管理可以根据自身的实际情况建设数字化档案室，以数字化进行档案的输入和输出，有效对档案进行管理，缩短档案管理的时间，提高单位管理工作的效率，有效实现各单位的信息共享。

二、风险和对策分析

1.档案管理信息化的平台建设落后

现阶段我国已经逐步进入信息化时代，在针对档案进行一系列管理工作的同时，需要对现代技术进行使用。平台建立是信息化过程最先进行的一个内容，在此基础上档案信息可实现资源共享的目标。现阶段我国实际档案信息化需求落后于平台建设的问题普遍存在，平台建设需要在大量资金投入以及技术支撑的基础上实现，风险较大。尤其是在不够成熟的技术影响之下，平台建设作用与价值不能得到最大限度的发挥。效果也不是很明显，这些都会对档案信息管理工作造成较为不利的影响。

2.档案信息软件本身存在着缺陷

经过相关调查与分析可以发现，还有多种不可避免的缺陷存在于现阶段档案信息管理软件当中，软件使用难度较大，因此档案信息化过程对使用人员提出较高要求。一方面必须设立的专门档案管理人员对软件进行应用，同时还要实现对软件操作方法的全面熟悉与掌握。在使用软件的同时，经常会有实际操作能力与工作之间出现不相符的状况。尤其是在进行档案整理时会有大量消耗计算机资源的问题出现，结果其不能实现与相关工作要求的符合。这些信息软件操作与档案管理条例之间呈现出一种相违背的状态，更改电子归档数据即可对其进行直观体现。

3.档案信息管理人员的操作水平低

档案管理信息化要求相关人员要具备相应的能力，在利用软件进行信息管理时，极易出现管理人员的实际操作能力较差，工作效率低下的情况。同时由于传统的档案管理进行的是手工作业，在信息化中，部分人员的知识结构、思想观念滞后于时代的需求。

4.档案管理信息化中电子数据更改较容易，安全性较差

在档案管理信息化过程中，有些管理软件允许对电子归档数据进行更改。还有些安全性较低的管理软件容易受到黑客的攻击，出现数据泄露的情况，在进行档案管理时就有较大的安全隐患。

三、措施建议

1.加强信息化的平台建设，实现资源共享

进行档案管理信息化风险防范，前提是要建立良好的平台，实现资源的共享，减少档案管理成本，提高工作效率。在进行档案管理中，面临的重要的问题就是缺乏科学的管理观念。改进传统的管理观念，强化科学化档案管理观念，推进档案管理工作的高效发展。实现进一步改进档案管理工作的目标；同时，档案管理人员还要认真学习单位的相关政策、历史文化，推进档案管理信息化进程。

2.建设信息化安全防护系统

在信息化建设的过程中，必须要强化安全意识，加强信息化安全防护系统的建立；在进行档案管理信息软件的使用上，构建防火墙，对档案的核心信息进行保护，建立多层保护模式；对管理人员的身份进行核实，对档案核心数据加密保护，最大程度的保护档案数据；另外，对于重要的资料妥善保管进行备份，避免丢失。

3.制定档案管理信息化系统标准及安全法规

强化档案管理信息化的标准法规的建设，做到有法可依，有据可循。对于档案管理中的一些违规行为进行规范，实现档案收集、档案整理、档案归类等档案管理信息的系统化。加快信息化建设的进程，完善档案管理的相关法律法规。落实相关政策，首先要建立档案信息化管理的监督部门，对档案信息化管理的工作流程进行监管、检查，将监督管理工作作为日常工作提上议程；接着要建立档案管理的考核制度，进行档案管理工作的考核，进行奖惩，调动管理人员的工作主观能动性，提高工作效率，推进科学化档案管理的进程。

4.进行专业人员的素质的培养，提高管理人员的实际操作水平

档案管理信息化的必要的因素就是要提高管理人员的实际操作水平，改变管理人员的固有观念，用现代的信息技术进行管理，对相关人员进行定期信息培训，加强管理人员的信息安全意识。开展档案管理培训工作，聘任相关的专家，定期对管理人员进行档案管理的信息技术培训，传授档案信息化管理的方法和知识，提高管理人员的基本素质。结合多种形式开展培训，调动管理人员的学习兴趣，以便在工作中更好的应用专业知识。同时可以进行优秀单位档案管理的学习活动，吸收借鉴优秀单位的管理经验，实现档案管理的科学化。

結语：

在提高档案管理工作效率方面，档案管理工作信息化起着相当重要的作用，可保障管理工作的有序性。在实际针对档案的管理信息制度性建设进行强化的过程当中，我们需要针对管理人员，信息技术的应用水平进行不断提升。同时也要从监督、检查以及档案管理信息化技术着手保障管理工作的信息化。在此过程中，档案管理信息化建设与社会发展要求之间也呈现出一种相符合的状态。

参考文献：

[1]杨爽.档案管理信息化的风险控制对策探讨[J].中国科技投资，2017（18）.

[2]白兰.档案信息化管理风险防控方法及对策[J].科学技术创新，2016（31）：181-181.