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高职院校教务档案信息化管理的探索与研究

2018-10-20谭晓鹏

知识文库 2018年11期
关键词:教务院校档案管理

谭晓鹏

教务档案的管理是每一所学校都必须要去重视的问题,高职院校的教务档案信息管理比起其他院校,更是要相对复杂一些,所以加强对高职院校教务档案信息化的管理是目前需要去完善的重点部门。教务档案的信息化管理不仅可以梳理数据资源,还能够帮助学校进行资源整合。本文通过对高职院校教务档案信息化管理的探索研究,进行了一系列的分析,并提出了见解。

随着时代的飞速发展和互联网的使用,传统的纸质档案已经被现代信息化模式的档案所代替,也就是说,传统的档案管理方式已经不适用于管理当下的信息化档案,所以想要更好的进行教务档案信息化管理,就需要学校们投入更多的精力去创新优化。高职院校的教务管理工作是连接学校正常运行的纽带,只有合理的对教务档案进行信息化管理,才能够更好的为学校提供便捷。

1 教务档案信息化管理的优势

提高工作效率。众所周知,高职院校的教务档案管理工作是非常复杂的,不仅包括学校教学活动中的一些信息,还包括着学生不同时期的数据情况。在这样的情况下,传统的档案管理方式就渐渐的显露出问题:耗时长、易出错。这些问题的出现严重影响了工作效率,所以为了创建优质高职院校,教务档案的信息化管理势在必行。信息化技术的应用,提高了教务档案管理的工作效率,带来了更便捷、更方便的数据库服务,并在一定程度上实现了网络共享,优化了高职院校的教务档案管理工作。

此外,信息化技术的应用完整了教务档案管理的职能,通过信息的反馈,学校可以更加准确的了解学生们的动态,比如学生们的选课情况;教师们也可以根据这些数据信息,对教学内容进行不断的改进与完善,为学生们带去更加充实的教学课堂。所以教务档案信息化管理不仅能够帮助学校规范档案,还能够帮助教师提高教学质量,完善教学管理。

2 高职院校教务档案管理的问题与分析

管理意识不强。在一些高职院校中,并没有对教务档案管理设立专门的人员去负责,教务档案的管理大多数由教务处的工作人员监管,这就让教务档案的信息化管理出现了纰漏。一些没有经过专业培训的人员,对于管理教务档案的意识不强,在繁杂的工作中不能够投入更多的精力在教务档案管理中,严重影响了教务档案的管理秩序,在这样的情况下,很容易会出现档案错放和丢失等等问题。所以为了更好的完整高职院校教务档案信息化的管理,就要设立专门的教务档案管理人员,以便更好的投入工作。

分类标准混乱。为了更好的管理教务档案,学校应该根据不同的教学内容和形式对教务档案进行规范的分类和整理。但在现存的体制下,教务档案大多会在管理人员的习惯中进行分类和整理,这就使得教务档案容易出现数据查询困难,甚至是重复数据等问题。这些情况的出现严重影响了工作效率。

缺乏专业素养。信息化时代背景下,胜任一份工作的首要条件是拥有过硬的专业知识。但在目前高职院校教务档案信息化管理中,管理人员的专业知识还没有达到标准。管理人员缺乏相关的专业知识,没有足够的专业技术对教务档案进行规范化管理,这就可能会导致教务档案的信息化系统不能及时的维护和更新,教务档案的信息安全也不能得到保障。

管理规范不完善。每所高職院校的教务档案管理都有其自身的管理规范,但随着信息化管理的引入,这些管理规范还需要进一步去完善。比起传统的纸质档案,现在的信息化管理体制,能够更好的为大家保存数据,但想要更好的利用信息化管理教务档案,就需要高职院校对教务档案信息化投入更加规范的管理。通过什么样的方式去实现资源的共享,也是目前学校需要去积极解决的问题,只有这样,才能够更好的启动信息化管理,完善教务体制。

3 教务档案信息化管理的安全策略

当然,信息化的使用也需要去注意一些安全方面的问题。网络带来便捷的同时也常常存在一些安全隐患。这就要求高职院校在对教务档案进行信息化管理时,要更加严谨,更加注重隐私性,来避免在进行教务档案信息化管理工作时出现信息安全问题。

为了更好的保障信息安全,高职院校的首要工作就是提高教务档案管理人员的安全防范意识。学校可以有针对性的对教务档案管理的相关人员进行专业知识的培训,借此来提高管理人员的安全意识。此外,在进行人员培训的同时,也需要对管理档案的计算机进行安全监测,确保计算机处于安全的网络区域内。在使用档案信息时可以通过设置密码、限制访问用户等手段来进行安全防护,避免信息被不法分子窃取。值得一提的是,为了保证信息保存完好,高职院校可以通过及时备份等手段对信息进行二次保护,保证信息丢失后能通过备份的数据及时补回存档。

4 结语

总而言之,高职院校的教务档案信息化管理能够为学校带去更加便捷的、更加有效的资源整合。档案管理工作是每一所学校基本的教学管理工作之一,只有把握好这一环节,才能够让学校发展成为更加优质的高职院校。过去的纸质档案带来的权威性无可替代,但在教务档案的管理工作中合理的使用信息化管理,能够让学校的教学管理工作更加完善。在大数据时代,信息化的使用能够更好的提高工作效率,减少资源浪费,为了成为更加优质的高职院校,学校对教务档案管理工作也应该提出更加严格的要求,合理的利用信息化资源,让它在学校今后的发展中发挥出更多的作用。

(作者单位:四川职业技术学院教务处)

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