新时期绿色档案管理模式构建研究

张大齐

摘 要：当前，我们正处于经济社会发展的新时代。在“互联网 + ”为代表的信息大释放的背景下，国家及地方档案部门与生态文明、绿色文明有机结合，提出以绿色、节约、环保、可持续发展为特征的绿色档案概念。新时代，绿色档案构建意义十分重大，实践中又有极强的可行性和可操作性。因此，我们要积极探索和研究绿色档案价值体现、制约因素，并分别从转变档案工作理念、建立档案服务平台、拓宽档案信息资源宣传形式、制定相应法律法规等方面，提出改进措施，为绿色档案构建提供理论依据和实践支撑。

关键词：绿色档案；档案管理；互联网+；管理模式构建

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2018）05 — 0113 — 03

党的十八大以来，党和国家高度重视生态文明建设，绿色发展理念深入人心，生态文明建设进展迅速且成果显著。作為弘扬和承载绿色文化的重要平台和基地的档案馆，在树立生态文明新风尚中，起到了不可替代的作用；在培育绿色文化中，起到了极其重要的作用。新时期，要求我们建立和光大绿色档案，并使档案的管理研究、历史记录、价值挖掘、服务社会等方面作用充分释放和涌流。

当今，我们处于以“互联网 + ”主要标志的信息大爆炸时代，信息化充斥到社会的每一个角落。信息化与绿色档案相融合，建立全新的档案管理系统，可以为社会提供一站式的档案信息服务工作，能够与全球信息化潮流保持一致的步调，更能为档案事业发展创造一个安全稳定、便捷高效的环境空间。把“互联网+”为代表的现代信息化理念与绿色档案深度融合，就可以实现档案管理思维的改变，也可以实现管理模式的创新。如果充分利用大数据、云计算、互联网、共享平台等高科技手段，加强对绿色档案信息资源采集、安全保障、管理、价值挖掘、应用服务等全方位研究，就可以为新时代绿色档案管理带来重大发展契机和发展成果。

一、新时期现代绿色档案管理理念确立

绿色档案是一个全新的概念，就像绿色管理是一个全新的管理理念一样。随着绿色管理的产生，绿色档案管理也就应运而生。可以断言，率先实施绿色档案管理，就可以掌握新时代档案全面发展的主动权。由于绿色档案管理是一个新概念，故现在没有一个固定概念。笔者认为，绿色档案管理，是指档案管理的集约化，是现代档案管理的最佳形态，是节约资源，实现档案价值利用最大化的最佳模式。绿色档案管理日益受到人们的关注，越来越多的档案管理者积极趋向于档案绿色管理，不仅是理念确立，有一些发达地区档案馆已经实施了档案绿色管理，例如，在国外，荷兰鹿特丹市档案馆、英国伦敦城市档案馆、法国国家档案馆等绿色档案管理模式已经成型；在我国，深圳市档案馆、青岛市档案馆、天津市档案馆等等绿色档案管理发展迅速，并且起到了示范和带动作用。

绿色档案是一个新概念，也是一个大概念。笔者认为，绿色档案包含绿色档案馆建设、绿色档案资源管理两大方面。档案馆是党和国家科学文化事业机构，是传承文化与历史的载体。绿色档案馆建设包含绿色建筑、节能环保材料及绿色能源应用等方面；绿色档案资源管理包含计算机等高技术软（硬）件设施、高科技人才等方面。这里所探讨的重点是软件方面。现实表明，绿色档案管理一经出现，便显现出其强大而旺盛的生命力，越来越多的人们意识到绿色档案管理是最完美、最完善的管理。实际上，绿色档案管理是现代社会发展和生活方式变化在文化需求层面的集中反映，是新时代档案经营管理的具体表现。在全社会力量的推动下，绿色档案管理作为一种全新的管理理论和方式，必将成为未来档案事业经营管理的主要模式。

习近平总书记提出“创新、协调、绿色、开放、共享”五大发展理念，将绿色发展作为关系我国发展全局的重要理念。为了贯彻党和政府关注绿色文明政策和措施，各地纷纷将绿色生态问题与本部门的职能相结合，绿色档案管理就是在此背景下提出的，绿色档案馆建设也就更加如火如荼，更加深入人心。绿色档案是以“节约能源、节省资源、保护环境、以人为本”为目标，在档案收集整理过程中全面实行电子化管理，摈弃纸质档案，实现“绿色、生态、低碳、环保”现代发展理念，充分节约自然资源和社会资源。

二、绿色档案管理的价值实现形式

绿色档案建立与管理可以促进档案事业的长效发展。在新时代“互联网 + ”大环境下，推进生态文明建设，推动档案事业的绿色发展势在必行。绿色档案管理工作是我国档案事业发展的十分重要的组成部分。绿色档案及管理是对档案服务工作的革新和档案工作理念的变革，是档案工作领域和档案事业的大拓展和新取向。绿色档案管理是充分发挥典型引导、深度研究探索适应我国绿色档案管理的机制和体制，推动绿色档案向深度和广度拓展的前提和基础。

绿色档案管理势在必行，也是刻不容缓。绿色档案管理极大地推动着全社会档案意识的转变，极大地促进了档案事业的发展。具体表现为：由认知层面向认同层面转变；价值主体由社会主体层面向个人主体层面转变。在这里，绿色服务理念快速确立并得以升华；社会档案意识不断加强；人们的档案重视度诉求增强；档案评鉴标准提升等等，都为档案社会功能快速拓展提供了最佳契机。

绿色档案管理的价值实现是多方面的，在互联网时代，生态文明理念和作用日益凸显，绿色档案与绿色档案管理已成为当前以及未来档案工作的亮点，它突出展示了档案工作为生态、环保、绿色服务的本质、权威凭证之魅力，这也正是绿色档案管理的独特价值所在。例如，鉴定理论的引用，就可以加速实现档案绿色价值的显性化。现实中，档案鉴定工作尤为重要，与其说绿色档案是档案类别，不如说是在各类档案整理过程中使用的原则、理念，以其节约、环保理念融入了档案管理工作的全过程。

实现绿色档案的内在价值的又一关键就是改革档案管理模式。实践中，绿色档案管理深入人心，各级档案部门积极响应，并且开创性地开展绿色档案工作，有许多典型管库建立起来，起到了模范带动作用。从全国绿色档案管理经验来看，最核心的是绿色档案理念贯穿于各类档案管理整理过程中，过程的分散性、连贯性是其显著特征。同时，这种分散性、连贯性引起了一连串的连锁反应，绿色档案管理模式的构建，也直接导致了档案资源的整合困难。因此，针对绿色档案分散性、连贯性特点，改善和加强档案收集、档案资源整合是做好绿色档案管理工作的现实基础。也是实现绿色档案的内在价值的关键所在。

绿色档案管理的价值实现有多种形式，具有多面性。绿色档案管理涉及面较宽，因此，加大宣传力度是必不可少的。实践证明，宣传力度的大小直接制约着和影响着绿色档案价值的综合体现。随着各级档案部门与各级职能部门的努力，许多档案工作者、档案利用者早就尝到了绿色档案与管理带来的甜头和好处，加大宣传是全面唤醒社会的绿色档案意识首要任务。

三、新时期绿色档案构建与管理的制约因素

“互联网 +”时代的到来，使得众多行业开始进行转型升级，也使得人们思维方式发生了的重大改变。实际上，当我们处于转变的断层时，很容易出现一些“故障或障碍”。当我们从传统档案管理向信息档案管理以及绿色档案管理转变中，一定会有许许多多问题出现。从新时代绿色档案构建管理工作的实际情况来看，存在的问题不少，主要表现为以下几个方面：

首先，对绿色档案管理层面的认知度不高，绿色节能观念不强。作为贯穿于档案管理工作全过程的绿色档案是与社会各行各业紧密联系的，整个社会利用档案的程度和频率，直接反映民众对于绿色档案的认识程度。随着时代的发展，人们有了绿色节能环保概念，但认知度不高，实际应用能力相对较差。目前，仍有不少地方尚未将档案整理节能与发展绿色节能纳入整体社会的可持续发展规划中。个别单位在档案整理过程中依然出现浪费、重复归档现象，同时保管条件、保管环境等也得不到保障。

其次，缺乏缺乏相关绿色管理的理论支持，或支持力度不够。目前，我国档案学界对绿色档案与绿色档案管理内涵尚没有一个统一的定义，对其外延来说不清晰，也没有一个具体的范畴。事实上，在我国当今乃至未来发展绿色档案及绿色档案管理毋庸置疑，但是对其内容却有很大的争议，有的人甚至对绿色档案与管理是否存在都存在质疑。一些档案研究者要么无限度扩大外延，把一切档案工作都归结为绿色范畴；要么就是紧缩绿色档案范围，都未能将绿色档案的内容完全涵盖，并做出科学界定。这里很重要的原因就是缺乏缺乏相关绿色管理的理论支持，或支持力度不够。

第三，缺乏相应档案管理制度与行业标准。现代绿色档案与管理是一个相对全新的概念，是生态文明建设的具体体现和实践。时至今日，由于发展缓慢、认识不足、对策欠缺等原因，尚未形成统一的档案管理制度和行业标准。绿色档案不是一种档案、一类档案，而是贯穿于每个档案类别的管理原则、理念和方法，把绿色、节约、科技、信息、高端服务、资源共享等汇集到档案立卷归档的全过程中。由于涉及面宽、内容庞杂，也就造成了档案的来源和生成部门的多样性，就导致档案不同生成部门按照不同的标准管理自己档案。

四、新时期绿色档案管理模式创新对策思考

习近平新时代中国特色社会主义思想引领和指导我国经济、政治、社会、文化以及生态文明等领域大发展。绿色档案构建与发展当在其中。新时期绿色档案管理模式创新亟待解决，需要我们深入思考，寻求对策。

首先，转变工作理念，实施综合管理。“互联网 +”带来了强烈的文化冲突与融合，在现有档案管理体制下，档案馆工作人员应坚持绿色档案构建的正确方向，进行档案数据管理工作的过程中应改变之前传统的管理观念，构建大档案思维，勇于接受新思维、学习新思维、应用新思维，对档案信息进行综合性的管理，并以数字档案馆、智慧档案馆等形式，将各类资源进行共享并融入公共領域范畴之中。逐步形成一种多向度、多维度和多层次的思维方式。要求建立系统性、功能性和实用性强的档案信息检索体系。新时代档案工作是以档案信息化、数字化建设为重点，抓好“三大体系”建设，为绿色档案管理法制化、信息化、科学化、规范化指引方向。

其次，大力推进网络化信息平台建设。现实表明，“互联网+档案”的终极目标是为人们提供快速、便捷、优质的档案利用和服务，建设互联网档案服务平台尤为重要。例如，建立档案信息微博、微信等多种网络背景下的服务平台就是一个最好的实践，连理后可以最大限度地服务网络用户。“互联网+”模式的提出为绿色档案资源的共享提供了新型载体，可以使服务面大大拓宽、服务质量大大提升等。

第三，实现绿色档案信息资源的宣传形式创新。“互联网+档案”时代，是以大数据分析为核心，将互联网上涉及绿色档案信息建设的数据与信息通过通信技术手段进行整合与分析，实现一系列评价、决策、管理、服务的智能化，从而推进档案部门绿色档案信息资源建设与服务水平的提升。有效解决存储空间的问题把不同行业、不同领域的绿色档案信息资源相结合建立一个覆盖服务对象面广、绿色档案信息资源全和便捷操作使用的档案信息服务体系。使自身发展适应社会要求，更好地开发档案信息资源促进社会经济和文化发展。“互联网+”环境下，新技术不断发展，使得档案信息利用者对绿色档案的利用形式不再满足于单纯的文字档案，应该与时俱进，结合新技术，紧跟时代步伐，真正意义上完成从被动服务向主动服务、个性服务再向虚拟、线上的服务模式全面转型，以促进绿色档案信息资源的宣传，更好地为利用者提供服务。

第四，制定相关的绿色档案法律法规。我国绿色档案构建尚未有相关政策支持，绿色档案馆的经营活动也一直备受学界热议。制定适应信息化发展趋势国家级别的绿色档案安全法律法规，从国家层面规范绿色档案资源安全管理工作，同时为解决绿色档案资源安全法律问题提供直接依据，实现有法可依。从制度层面上确保档案管理工作步入信息制度化管理轨道。

第五，完善绿色档案信息资源整合路径保障机制。从绿色档案信息资源整合的逻辑思维来看，就是利用计算机网络技术对分布在各地区的数字化档案信息资源重新进行整理和集中，形成数字资源整合模式，改变绿色档案信息资源分散性布局。绿色档案信息整合方面，要建立一个标准的、功能强大的、安全稳定的、可拓展的绿色档案管理系统。整合绿色档案管理系统的实施以安全、稳定、实用、方便易操作为主要目标。采取“战略需求”与“需求驱动”相结合。同时，绿色档案管理还要符合档案管理机构整合范围的实际需求。因此，在现代信息技术条件下，不仅实现对档案信息本身存储与传播，还可以实现对某一实践领域绿色档案信息资源的集中化。

〔参 考 文 献〕

〔1〕牟文华.会计“绿色档案”的可行性分析〔J〕.会计之友，2014，（35）：58-59.

〔2〕姜海.“互联网+”时代档案信息资源共享组织结构及其模式研究〔J〕.山西档案，2016，（05）：63-64.

〔3〕毛丽敏.“互联网+”环境对档案信息资源建设的几点影响〔J〕.兰台世界，2016，（23）：23-25.

〔责任编辑：谭 蕊〕