新形势下炼化企业自备热电厂办公室文秘工作探讨

赵晓勇

摘要：炼化企业自备热电厂办公室是企业指挥的辅助中心，承担着热电厂管理制度和上级方针政策上传下达的责任，办公室中的文秘工作是对该厂中的政策进行上传、转化、同时将政策的文件档案进行整理和归档，办公室文秘工作对企业正常运转有着十分重要的意义，但因为热电发电企业的特殊性，使得办公室文秘管理工作相对较为繁杂，在管理过程中存在一些问题，本文就办公室文秘工作进行探讨。

关键词：新形势；办公室文秘；探讨

热电厂是中石油克石化有限责任公司直属二级单位，建设于1994年，是一家以供热为主，发电为辅的生产单位。主要任务是为公司生产装置提供蒸汽、风、氮、无盐水以及向电网供电，是炼化生产动力保障系统。热电厂的办公室是一个全方面的管理部门，它在企业中主要起承上启下的协调作用，是辅助厂领导实现高效的机构。每一个办公室管理都存在着一个相同的共性，为领导提供综合服务，是领导的参谋助手，认真贯彻落实公司各项工作部署，团结带领全体员工，以业绩指标为中心，以营造和谐为目标，克服困难，精细管理，因此，为保证办公室工作的高效，做好炼化企业自备热电厂办公室文秘管理工作有十分重要的意义。

一、石油石化自备热电厂办公室文秘工作的特点

（一）办公室文秘工作的综合性

炼化企业自备热电厂办公室文秘工作与厂各部门之间有直接关系，负责将厂领导的决策传达到各个部门，定期将各部门安全、生产运行、环保、经营状况和意见建议统一收集和反馈。因此，办公室文秘工作需要将各类信息进行按专业分类组合，整合成有效的信息，为厂领导的决策提供有效有价值的参考意见。文秘工作效率对领导工作进展有很大影响。办公室文秘工作不仅是领导工作的基础，还是领导工作任务的延伸，办公室文秘日常需要对各专业信息进行编辑处理发布，因此需要文秘具有一定的处理综合信息的能力，对与厂里各项党政、经营、安全环保、生产运行等各类知识和现状具有一定的了解，并具有各专业信息分类整合的能力，同时，办公室文秘还需要对办公室内部人员的工作岗位职能进行了解，明确个人负责的各项任务，进行内部上下级交流和信息的传递。因此，办公室文秘工作对厂里管理工作者的组织协调能力、沟通交流能力、语言表达能力和协商能力都提出了较高要求，需要厂各级工作管理者具备较高的综合素质能力。

（二）办公室文秘工作的重要性

办公室文秘工作是炼化企业自备热电厂核心领导部门，办公室是一个生产和经营活动政策落实的参谋部和服务部，上为领导服务，下为单位员工服务，中间为企业各部门和车间服务，一个厂办公室文秘工作服务水平直接关系到厂生产和经营活动水平，在炼化企业自备热电厂发挥越来越重要的作用，因此，在执行计划和重大决策时，提高办公室文秘工作效率对提高热电厂的政策传达效率十分关键，文秘将管理层的决策传达到基层，同时反馈基层的众多意见和建议，总的来说，办公室文秘工作对炼化企业自备热电厂运作效率起到重要的影响。

二、增强办公室文秘工作的有效措施

（一）加强学习，不断提高文秘人员素质

办公室文秘工作者是领导与各部门之间联系的桥梁，主要负责信息的上传下达工作，并负责起草文件、记录会议纪要、书面信息等内容的整合收集编辑处理发布。因此，文秘工作的核心是文字工作，主要是通过公文、写作表达能力、学习能力和组织协调能力中体现，办公室文秘人员由于工作性质的关系，相对来说培训机会较少，文秘人员知识更新慢，现有的知识水平很难满足工作的需要。为此，文秘工作者在日常工作中需要不断学习和提高自己的职业素养，多方面去了解炼化企业自备热电厂的实际状况，使文秘人员成为复合型人才，要做到提笔能写，开口能讲，有事能办，尤其要把提高文秘的写作水平作为增强能力的重点，不断使文秘人员的综合素质得到提高。

（二）树立服务意识，做好文秘服务工作

办公室文秘工作在热电厂的制定和信息的传递中起到辅助作用，由于办公室工作点多面广，秘书是为领导提供综合服务的办公室人员，是领导的参谋助手，办公室服务职能是一项多方位的工作，不但要对上级领导服务，还积极协调好其他部门的关系。在这个服务过程中，最重要的是要积极对上级领导进行服务，所以，办公室文秘服务职能工作一定要有積极性，要慢慢转向深层次的主动服务，要根据上级指示的想法、思路等方面来进参谋。要充分利用热电厂信息网络平台、基础管理平台、微信群，电子邮件等及时安排布置各项管理工作，传达上级的重要指示，沟通基层车间的安全生产信息，做到高效及时有效的创新服务。

（三）学会总结，确保各项工作和谐高效

由于炼化企业自备热电厂处在不断变化的市场竞争环境中，办公室文秘人员工作比较繁忙，工作关系都错综复杂，办公室文秘人员要不断改进自己的工作方法，不断提高自身能力，不断摸索办公室工作规律，并掌握这种规律，根据任务的重要性，工作的轻重缓急，时间长短，合理制定工作计划，牢固树立超前的理念，同时，对市场中的新形势进行预测，做好参谋助手工作。此外，还需要做到对行业中新兴的事物做出了解，提前掌握，工作提前部署，分清工作主次，做到忙而不乱，稳而不拖，在任何工作中做到从容不迫，游刃有余，并将高效的工作方法应用到日常的文字总结规划中，因此，文秘人员不仅要协调好自身心态，还要在工作中不断充实自己，确保各项工作和谐高效。

三、结束语

在现代经济高速发展中，企业改革新环境下，企业在未来的发展道路上都会遇到很多问题，这就需要企业做好自身建设，重视办公室高效运转和有效的管理，结合时代的发展步伐，转变传统的办公室管理理念，注重信息化建设，优化管理模式，因此，需要提高管理团队的素质，从而实现提高办公室管理效能的目的，对办公室文秘工作进行改善是提高办公室工作效率的重要方面，更好的提高企业在行业中竞争力。

参考文献：

[1]赵羽.新时期如何做好企业办公室文秘工作的思考[J].大科技，2014 （31）.

[2]蓝宁.对做好企业办公室文秘工作的几点思考[J].现代经济信息，2014 （13）.