浅谈档案管理信息化建设

宋姝威

摘要：档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的事业，是党和国家事业发展不可或缺的一项基础性、支撑性工作。随着经济社会的发展，网络和信息技术对档案工作的影响也将更加深刻。本文从档案信息化建设的重要意义、当前档案管理信息化建设存在的主要问题以及如何加快档案管理信息化建设三个方面阐述了档案管理信息化建设将成为档案工作向现代化迈进的必由之路。

关键词：档案信息化；技术规范；知识结构

档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。档案信息化建设作为国家信息化建设的重要组成部分，是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值。

一、档案信息化建设的重要意义

（一）档案管理信息化是提高档案管理工作水平的有效途径

随着现代信息化水平的不断提高，档案管理工作也在发生着深刻的变化，在这种情况下，我们如果不能准确认识档案管理信息化建设的重要性和紧迫性，将造成档案管理工作的被动局面，无法满足广大人民群众对档案利用的根本需要。

（二）档案管理信息化可以带来广泛的社会效益

档案工作的宗旨在于利用，直接效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较传统的档案管理手段，信息化手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。例如：传统档案管理需要人员手工收集、整编、管理，工作量大，效率低而如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化，可以有效提高工作效率。

（三）档案管理信息化可以实现创新利用服务

档案工作的生命力在于服务，随着信息技术的广泛应用，服务方式也随着形势的变化不断创新。逐步建立起上门服务、电话咨询、计算机联网等利用服务体系，实现多途径、多渠道、全方位主动服务。对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工、并进行连接与共享，从而准确、及时、简捷、实用地满足利用者对档案信息的不同需求。依托现代化设备和手段，充分挖掘档案信息资源，通过档案信息的上网，可以向利用者提供开放的馆藏档案，提高服务的及时性。

二、档案管理信息化建设工作中存在的主要问题

（一）缺乏统一的标准体系

我国的档案计算机管理技术于上世纪80年代初起步，然而相关标准的制定工作直至90年代末才刚开始。由于我国的档案计算机管理技术及相关标准的制定工作起步较晚，并且制定出台的相关标准寥寥无几，内容缺乏系统性、配套性，由于对工作深入开展的组织力度和后续措施不够，导致信息资源分散孤立，采集数据的内容、质量标准各异，良莠不齐，造成了极大的人力、物力的浪费。

（二）轻视信息资源建设的现象依然存在

档案信息化建设的重中之重是信息资源建设。很多单位对此有所忽视。常见一些信息化建设中资金投向几乎全部是设备，信息资源建设投入几乎没有或者很少，这种重设施建设轻信息资源建设的错误，导致信息化的应用成果不明显。

（三）档案队伍结构不合理

部分档案管理部门，年轻同志需要较长的熟悉和适应过程，不利于档案工作的深入开展。有经验的老同志对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路，但不熟悉电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术，年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节知之甚少。

三、如何加快档案管理信息化建设

（一）加快档案信息标准规范建设

主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。标准规范是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志，自上而下地组织对档案信息化的标准制定为档案信息化建设解决需要应对和破解的难题，是势在必行的举措。一方面，档案信息化建设不仅涉及技术，更是涵盖了纷繁复杂的法制、体制、机制问题，档案作为社会性极强的信息形式，连结着复杂的社会关系，须从政府和国家层面入手，协调和解决与之相关的问题。另一方面，与传统的档案工作相比，档案信息化建设更加需要讲求标准化和规范化，因此自上而下更加需要统筹规划，以便最终达成高度的信息共享。

（二）提高档案管理人员的业务素质

做好档案工作，必须有一支高素质的专业化干部队伍。业务素质问题事关档案信息化建设工作成败。档案信息化建设不仅包含数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，而且是一项将计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理工作的系统工程。这就要求档案管理人员不仅要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要需要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。

（三）提高思想认识，加大设施投入力度

档案管理部门重视和关心档案工作，积极为档案工作创造良好的发展环境，促进档案工作的健康发展。将档案工作列入重要议事日程，始终摆在“基本建设”位置，加大档案工作经费投入；档案行政主管部门要在提高现代管理水平上下功夫，组织各类档案信息化培训活动，更新档案管理人员的知识结构和水平，提高对档案管理工作的認识程度。将档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起档案信息平台，提高工作效率，提高档案服务水平。

四、结束语

综上所述，档案管理信息化建设是对传统档案管理工作的“提档升级”，具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等管理能力。它不仅仅是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因此我们应该更新原有的档案管理方式，使档案信息化建设为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

参考文献：

[1]常大伟.我国档案信息化建设的历程、特点与发展趋势——基于1979年至2016年全国档案局长馆长会议工作报告的分析[J].浙江档案，2018.

[2]孔祥宁.档案信息化建设研究[J].信息记录材料，2017.