加强规范化管理 促进档案资源有效利用

谢艺红 袁霞 李丹萍

摘要：随着我国社会经济的不但发展，企业的管理水平也随之提高，其中充分体现在企业内部的档案管理中，做好企业档案工作是企业自身发展壮大的需要。企业档案工作是企业进行科学管理、加快发展的重要基础。做好企业档案工作，不仅可以全面的准确记录企业的工作活动，而且也可以有效的提高生产效率。对维护企业及职工合法权益，提高企业核心竞争力，实现企业持续健康发展，促进企业资产保值增值具有不可替代的重要作用。但在現阶段，也有些企业在档案管理的过程中依旧存在一些问题。因此，本文对档案管理过程中存在的问题进行了认真的分析与研究，并提出了几点合理化建议。

关键词：规范化管理;档案资源;利用

目前，规范化的档案管理工作不仅可以使我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来，有效提高企业的生产力和工作效率，也能够在一定程度上推动企业文化建设、经济建设进程。因此，企业要随着时代的发展对工作方式进行不断的调整，同时也要加大对档案的管理力度，在实践的过程中积极创新与改善档案管理的方法，充分发挥档案资源的有效作用，使企业档案工作可以步入正轨。进一步提高企业档案管理的经济效益。

一、档案管理过程中存在的问题

（一）档案管理人员结构不合理

大多数档案管理人员并不是专业的管理人员，其主要负责其他工作并兼管档案，这些档案管理人员没有经过专业的培训与学习，严重缺乏专业的档案管理知识以及熟练的业务能力。兼职档案人员因其工作调整而随时在发生变化，因由于业务不熟悉，档案整理、归档以及装订保存等操作不规范，导致档案管理水平低下，阻碍了档案信息化的发展[1]。

（二）档案监管机制不健全

根据目前情况来看，相关监管部门对企业档案没有进行集中管理。而且档案信息资源在各个部门中分散管理，导致信息共享出现断层的问题。在大数据背景下，虽然大部分企业开始重视生产经营管理，行政机构逐渐完善，已经开始建立档案信息化监管机制，但是管理机制并不完善，档案管理中人员不够，工作人员对工作的积极性和主动性欠缺，无法发挥档案资源利用的有效性[2]。

二、加强档案规范化管理的有效对策

（一）加强人员培训，提升专业素质

档案管理人员对企业档案管理的水平起着决定性作用，档案管理队伍人员素质提升与企业档案管理水平的提升呈正相关，可以采取以下措施提高企业档案管理人员业务水平。一是引入专业化管理队伍。在档案管理队伍素质提升方面，实行“引进来”和“走出去”战略。通过“引进来”第三方专业机构派驻专家对企业档案管理工作进行指导，让骨干员工“走出去”档案管理主管部门学习并行，在增强与档案主管部门交流的同时，提升档案管理员的个人能力。二是组织档案业务培训。企业每年定期组织档案业务专题培训和档案管理员送外培训，在培训完成后由参训人员组织内部培训分享，提高企业档案管理队伍整体业务水平。三是组织档案员参加档案职称评审。企业鼓励档案管理员参加档案职称评审，将档案职称评审工作列入档案管理员的岗位职责。通过职称评审过程提高档案管理队伍水平。最后，制定健全的激励机制和考核机制，定期对管理人员进行考核，以此来提高人员的责任心，为企业稳固发展提供优质的服务。应加大科研成果转化与推广力度，进一步提高档案工作的科技含量，充分认识人才队伍建设在档案事业发展中的关键性作用，坚持正确的选人用人标准，完善科学的引才机制，营造浓厚的重才爱才环境，为档案人才的成长进步施展才能创造有利条件，充实档案队伍。

（二）健全、完善档案管理工作制度

第一、要及时传达与实施国家颁布的相关政策，完善档案法律制度、依法行政、有效监督、高效服务的档案法制工作体系，增强依法管理档案事业的能力。建立档案行政执法考核评估和监督机制，提高档案部门的依法管理水平，加强普法宣传和法制教育，提高企业人员的档案法律意识。尤其是国家档案管理工作过程中需要注意的规定。企业的档案管理部门人员要不断地学习与掌握国家实时的政策，并根据企业的实际发展情况来制定出合理的档案管理制度。同时，档案管理人员一定要根据档案的归档时间、类别、要求来进行分门别类的管理，以此来不断提高档案工作规范化管理的整体水平;第二、领导重视。档案工作要实行统一领导、集中管理、分级负责的原则，形成了统一领导，统一制度，统一管理的体制。企业应把档案工作列入了议事日程、企业发展规划和年度计划，在管理上得到了具体落实。

第三、对档案进行管理的过程中，一定要确保档案库房的安全性。根据实际情况来对档案馆（室）进行扩建与修缮，使档案一直保持其原始价值。另外，定期对档案室内部的装具检查，及时更换，避免给档案造成严重的威胁，从而确保档案管理的稳定性[3]。

（三）档案开发利用，加强深层次编研，获取经济和社会效益

企业发展中，档案的宗旨是为企业的生产服务，档案管理部门应深入探索如何充分利用社会力量和市场手段，对档案信息资源进行深度开发。随着我国科学技术的不断创新与发展，先进的科学技术也被广泛的应用在企业档案管理工作当中。因此，档案管理部门要不断更新档案检索工具，通过科学技术的作用来提高档案管理工作的便捷性，扩大检索范围，同时还可以提高档案管理人员的检索效率。另外，档案编研是档案利用的基础上进行不断的改进的与升华，企业要对档案的编研工作给予高度的重视和关注，根据发展的实际情况对档案信息资源进行积极的开发，不断提供实际管理过程中所需要的档案信息，积极完成各种档案编研工作，不仅可以使企业加大对外宣传的力度，而且还可以合作伙伴加深对企业品牌建设、企业发展理念的理解和认识，从而使企业获取更大的经济效益和社会效益，为企业的经营管理决策服务奠定了良好的基础。

三、结束语

综上所述，企业在日常工作中最重要的一部分工作就是档案工作规范化管理，档案工作规范化不仅是企业档案体系建设一种途径，同时也是提高企业档案工作效率和水平的主要手段，总之企业文件来源于企业的生产活动过程，这个过程主要包括的是企业围绕产品或服务开展的研发、生产、服务、经营和管理等日常活动。另外，对于我国企业的发展也有着十分重要的意义。因此，企业一定要重视档案管理工作，加强规范化管理，并充分发挥档案管理的积极作用，同时，在管理的过程中还要梳理良好的企业文化，激发员工的潜能，不断提高员工的业务能力以及专业素养，从而进一步促进企业健康可持续的发展。

参考文献：

[1]赵春丽.做好公共资源交易类档案规范化管理工作的探讨[J].卷宗，2017，（12）：83-83.

[2]刘幽燕.浅谈如何推进档案规范化管理评估工作[J].卷宗，2018，（28）：71-72.

[3]白如雲.浅谈当今经济环境下机关档案规范化管理存在的问题及对策[J].商情，2018，（44）：65.