办公室机要秘书如何提升自己的工作能力

黄金艳

摘要：办公室机要秘书岗位是一项综合素质高，保密意识强的工作岗位，作为一名合格的办公室机要秘书，要潜心修炼原则性、灵活性、前瞻性、敏感性尤为重要，這样才能具备提升自己的工作能力。

关键词：办公室机要秘书；提升；工作能力

办公室，是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。办公室工作如何，对部门乃至一个企业全面的工作影响很大。因此，企业的领导都非常关心、关怀和关注办公室工作。办公室的各个岗位都很重要，从事过办公室工作的人都会有体会，办公室的“中枢神经”就是机要秘书岗位，充分发挥着“上情下达，下情上报”的桥梁纽带作用。需要时刻保持政治敏感性，又要学会联想。正确、有效、及时的完成办公室机要秘书工作需要注重以下四“性”的修炼。

一、坚持原则性

秘书人员要讲政治、识整体、顾大局，做到坚持原则不动摇，执行标准不走样。

首先，理顺与领导的关系，尊重而不奉承吹捧。总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助，尽力维护领导班子的团结和威信，不能从感情出发、看人行事；更不能当甲领导面吹捧乙领导，要始终与多位领导保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。

其次，主动而不越位脱轨。秘书工作是以领导工作为轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。从四个方面变被动为主动，要看秘书的工作艺术。一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。

再次，服从而不盲从附和。秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，就得和领导拉一套马车，按领导者的意图前进。但是，服从并不等于盲从和不加分析的附和。“分析”有两层意思：一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。按领导的意见办事，也只能是执行正确的意见，对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为，不仅不能办，还要坚决抵制和反对。

二、懂得灵活性

秘书人员要善于学习各种新知识、新观念、新方法、新技能，防止思想僵化、固步自封，在实事求是的基础上做到纵横捭阖，以不变应万变。

机要秘书的灵活性是指在政策规定的一定幅度内变通处理问题，对那些政策没有明确规定的问题要根据实际情况灵活处理。比如说秘书做公文核稿工作时，首先就是要以公文写作规范为依据。有些拟稿人员对工作不负责任，粗心大意，草率行事，公文根本不符合写作规范，这时秘书就必须要坚持公文规范写作的原则。当然，在对公文进行严格把关的同时，秘书也要正确处理管理与服务之间的关系，坚持灵活性原则。在核稿中，对文字上可改可不改的地方，秘书人员应选择不改。这既是出于对拟稿人的尊重和避免文稿改得一塌糊涂的考虑，也是为了减少争议。因为对同样一个内容，不同的人写起来具体的语言结构可能不一样，但只要表述准确、语言符合规范就可以了。

世界上没有一成不变的事物，事物是发展变化的，方针政策、规章制度也是根据时间、地点的变化而变化的。机要秘书工作要一切从实际出发，实事求是。并能灵活地掌握原则，以灵活的方式、灵活的态度、灵活的语言去协调双方。协调的目的是要使单位的工作有序地进行下去，顺利地发展下去。总之就要根据具体情况具体分析，做到灵活变通。

三、把握前瞻性

秘书人员要立足当前、着眼长远，不做表面文章。既要审时度势，抢抓机遇干事业，又要多做打基础、培养人，泽披后人的工作。

前瞻性就是对与领导有关的工作要超前考虑、提前完成，留有一定的提前量。这其中包括两方面含义：一是领导布置的工作要赶在领导规定的时间之前完成，以给领导一个缓冲的时间；二是领导尚未布置但根据自己判断即将要开展的工作，要超前谋划，想在领导前面，走在领导前面。

四、提高敏感性

秘书人员要学会联想，见微知著。时刻保持政治敏感性，提升政治鉴别力，拥护企业出台的大政方针、改革决策。既要正确、有效、适时地发挥好单位的官方喉舌作用和领导的延展手臂作用，又要发挥好办公室对内对外的最后一道“防火墙”作用。

文件的类型名称、体式构成以及用纸等和文件的管理、查阅、储存等工作都有明确的规定，不可以随意处理，规定统一处理这些文件，有助于保护文件的权威性，保障公文工作的科学化。机要秘书要具备强烈的事业心、严肃认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。办公室机要秘书工作涉及大量机密，每一份文件传达到什么范围，都有具体规定，决不能马虎从事。特别是有些文件涉及企业情报，就更要有高度的责任心，养成保持沉默的习惯，不得出去乱传乱说。

作为秘书人员，随时随地都要加强学习，学习马列主义、毛泽东思想，学习党的路线、方针、政策，学习时事，不断提高自己的理论素养和政治水平。在平时的工作中做一个“有心之人”。重视收集和积累以往的、他人的先进经验和成功做法，并不断进行分析研究，形成理性的、系统的经验总结，从中学习与借鉴。

（作者单位：抚顺石化矿区服务事业部）