信息时代档案管理工作面临的问题及对策

曾少芳　黄韵

摘要：随着社会的不断发展，档案管理工作从信息技术与网络技术的基础上得到发展，能够有效地满足时代发展需求，同时也能够更好地促进档案管理工作的发展，因此进一步加强对其的研究非常有必要。基于此本文分析了信息时代档案管理工作面临的问题及对策。

关键词：信息时代；档案管理；问题对策

一、信息時代下档案管理工作的必要性

社会的不断发展，使得我们的生活进入到信息化时代，在此基础上档案管理工作也是由传统的纸质化管理逐渐的朝着电子化管理发展。对于传统的档案管理主要是通过纸质的形式进行管理，这种方式存在着很多不足，首先增加了档案管理的难度，很容易在管理的过程中容易出现丢失的情况或者是造成打混乱的情况。其次档案保存方面存在着很多问题。对于纸质化档案在进行保存的时候需要高度重视外界条件，主要是潮湿、虫蛀、火灾等方面造成的影响，都会在很大程度上影响到档案管理。对此在传统的档案管理中需要投入更多的精力和人力。最后是在进行档案查阅的方面还存在很多问题，对于纸质化档案在进行查阅的时候，增加了查找的难度，同时对于纸质化档案不能够进行备份，因此当发生问题的时候不能够进行及时的修复，从而会直接影响到档案的使用，影响到档案管理的水平。

而在信息时代下进行档案管理就能够很好的解决这些问题，不仅能够有效地确保档案管理质量，同时也能够增加储存量，并且方便进行查阅，不仅如此，信息化档案管理还能够通过计算机技术进行备份，当档案资料出现问题的时候能够通过备份及时找回，进一步确保了档案资料的安全。对此在信息化时代下，档案管理是符合市场发展需求的，能够更加方便我们的工作，因此需要重点加强对其的研究。

二、信息时代档案管理工作面临的问题

（一）管理标准相对较低

就目前的情况来看，我国相关档案网站管理方面还没有相对比较完善的标准，因此在后期进行管理的时候存在着很多差异，不能够使用同一个标准进行档案管理，从而在很大程度上影响到整体的管理效率。

（二）缺少统一规范信息化的标准

对于档案管理信息库中的相关数据为了更好地确保整体的时效性，需要保障档案信息库信息的真实性，因此必须要保证其标准化。但是如今在档案管理的过程中，相关部门因为受到很多因素的影响，包括工作领域、机构差异以及资金投入方面的影响，从而使的档案管理工作不能够规范化进行，也在很大程度上影响了档案资料的真实性。

（三）管理理念不符合现今时代发展要求，且服务意识缺乏

随着社会的不断发展，如果还是使用传统的管理理念进行档案管理不能够满足市场发展需求，同时也会影响到工作的效率。不仅如此在进行全新管理方法的推广过程中也会受到很大影响，而且很多档案管理部门缺乏相应的服务意识，对于这些方面都会直接影响到档案管理工作的开展。

三、信息时代档案管理工作优化对策

（一）合理规范管理标准

随着科学技术的不断发展，为了更好的提高档案管理的整体水平，档案管理部门需要制定相应的管理标准体系，并编制出合理的细则，严格的进行落实控制，从而更好地确保整体的规范化。不仅如此，在进行档案管理的时候，需要对各个岗位职责进行明确，做好档案分类和管理，从而能够更好地确保整体的水平。

（二）创建完整的适合信息化发展的档案管理数据库

在实际应用的过程中，需要重点加强档案之间的整理，方便能够及时地进行查阅，从而的也能够更好的保障档案管理的规范化，提高整体管理水平。

（三）创新服务理念

科学技术的不断发展，人们对于资料以及信息方面的要求越来越高，不仅需要确保其准确度，同时还要确保其速度和效率，对此在应用的过程中档案管理部门需要不断地拓宽服务范围，使用先进的方法，确保其符合市场发展需求。

首先，在进行管理的时候，需要相关档案管理人员不断地进行创新，提高自身的能力。其次，管理人员在进行管理的时候，必须要有正确的服务意识。最后在这个管理的过程中需要以信息时代提出的相关要求进行人才队伍建设，不仅要不断提高他们的理论知识，同时还需要掌握相应的管理手段，不断地进行学习，从而更好的应用管理中。整个过程还需要不断地进行工作总结，采取有效的措施不断地完善存在的问题，从而能够更好地提高整体的档案管理信息化水平，最大程度发挥起作用，更好的方便人们的工作。

（四）优化档案管理模式

随着科学技术的不断发展，企业竞争也是越来越激烈，企业为了更好的生存，必须要不断地加强信息化方面应用。在企业发展的过程中，为了更好的规避法律风险，企业需要加强各个文件资料的管理，也就是档案资料。就目前的情况来看，企业档案管理水平对于企业的发展会产生很大的影响，企业要想促进发展，需要不断地继续管理模式的创新优化。在应用的过程中档案管理人员需要树立相应的服务理念，充分的发挥其价值，不断地进行创新管理，从而更好的为企业发展提供服务。为了更好地符合信息化要求，企业需要结合自身情况制定一套相对比较完善的规章制度，同时从源头上采取管理控制。企业还需要不断地根据自身的岗位职责，对于档案管理方法以及要求等方面进行重点明确，确保其的真实性，从而确保档案管理工作的科学化，更好地提高管理水平。企业档案管理的时候需要不断地加强信息化档案建设，从而能够确保信息化管理过程中收集、整理以及利用等方面时间统一化，更好地促进企业的发展。另外再进行档案信息化系统建设的过程中，还需要做好信息系统的对接控制，及时的进行相关文件的归档，从而确保信息的完整性，更好地促进企业的建设发展。

总之，随着社会的不断发展，进一步促进了科技技术的发展。信息技术的发展推动了我国经济发展，人们的需求也在不断的发生改变。对企业的应用过程中，使用档案管理信息化管理具有非常重要的意义，不仅能够有效地确保工作质量，同时也能够提高工作效率，更好地发挥起作用，因此进一步加强对其的研究非常有必要。

参考文献：

[1]葛洪梅.信息时代档案管理中的保密工作[J].管理观察，2014（07）：189+192.

（作者单位：中国电建集团海南电力设计研究院有限公司）