基于办公自动化的医院档案管理探讨

张统政

摘要：办公自动化模式是现在各行各业业务运行的常用模式，这种将办公室业务与计算机技术结合的方式使得业务处理能力得到提升，业务办理过程中出现的问题得以减少。办公自动化是医院档案信息化建设发展的必然趋势，在此基础上，医院相关人员应该对其特点进行研究，使其在医院档案管理中发挥更大优势。

关键词：办公自动化；医院；档案管理；措施

在办公自动化环境下，医院档案管理也出现了不一样的特点，比如信息存储的安全系数会提高，档案管理中的信息收集、处理以及分析收档等也会容易许多，还打破了医院各部门以及各医院之间的信息交流孤岛，增加了信息的共享程度。本文主要针对基于办公自动化的医院档案管理进行探讨。

一、办公自动化环境下医院档案管理中的问题

（一）信息化管理制度有待健全

医院档案管理中办公自动化模式应用还处于不成熟阶段，即软硬件还处于缺失不健全状态，由此可见医院档案信息化管理制度还不够健全完善，其完全不能对医院的档案管理行为产生约束。管理制度在一定程度上是有法律保障的，制度缺失，意味着医院档案管理工作不能依法管理，依法执行相关的管理条例，医院各方人员在提供采集信息或借阅档案资料时，也不会规范自己的行为，使档案资料能永远保持齐全完整。办公自动化模式如果处于成熟阶段，没有成熟健全的管理制度作为保障，这种模式的应用效果也会大打折扣，档案信息资源依旧会被浪费。

（二）办公系统自动化程度不高

办公自动化程度不高，也会影响档案管理效率，主要表现为以下三方面，其一成熟的办公自动化体系中有很多应用软件，来辅助业务处理，但医院因为资金有限，所以在此方面的投入不是很多，可以看到医院的自动化办公软件引入很少。其二有的医院在办公自动化软件投入上较多，但因为缺乏专业人才，所以这些软件技术引入又会成为新问题，很多情况下，医院只是将其作为摆设而存在，在软件技术应用上，也是比较简单的技术。这会影响办公软件自动化水平。其三医院的自动化办公系统中有主要的系统和软件，还有一些子文件，共同辅助来完成档案管理工作，但实际中办公软件在制作时，会因为开发商和团队水平方面的 矛盾，导致软件成品应用效果也是有缺陷，将其用在档案管理中，档案管理的需求难以满足。

（三）档案管理人员素质不高

在办公自动化系统应用中，管理人员需要借助该系统，对各种信息进行各种方式的存储，在存储中，相关人员应用技术还要正确，使信息录入准确无疑，这是档案管理人员应用系统管理档案的工作要求。在管理中，还会应用到许多计算机技术，所以办公自动化环境下的档案管理工作要求人员专业化和精准化，而在实际中，很多管理人员无法胜任此项工作，许多人员在医院档案室已经工作了多年，档案管理模式早已根深蒂固，难以改变。

（四）档案中的保密性文件存在安全隐患

办公自动化环境下，虽然档案资料的管理安全系数提升，但这不意味着档案管理没有危险因素，这些因素会导致一些重要的保密文件丧失保密价值，甚至会对患者造成损害，所以医院在办公自动化环境下，对其他方面进行改进的同时也要将其作为重点进行解决。

二、办公自动化环境下医院档案管理措施

（一）健全信息化管理制度

在对档案进行信息化建设和办公自动化模式建设之前，首先健全信息化管理制度，该制度要对医院所有人员的信息提供行为予以制约和要求，使他们能在固定的时间内提交信息数据，能在利用信息后，及时归还资料，在信息利用中，遵守制度规定，不会随意泄露信息。该管理制度还会对医院全员的权责行为进行明确，使档案管理逐渐规范和统一。医院相关人员要利用该制度对档案管理中的办公自动化体系进行强化，使档案管理的相关业务得到强化。

（二）完善自动化办公系统

医院在进行档案信息化建设的过程中，就要有该建设项目会花费较多成本的觉悟，所以在办公自动化系统建设中，就要从各渠道筹集资金，来满足系统软硬件建设。首先在资金得到保证的基础上，对自动化办公系统中的性能软件进行开发和应用，其次对自动化办公系统的软件技术进行引进，使软件和技术能配套，一起应用在档案管理中，并对档案管理产生显著效果。最后完善系统，使子文件运转系统能被应用在实际档案管理中。

（三）提高档案管理人员的素质

医院档案室的办公自动化管理很重要，所以医院必须对档案管理人力资源引进方面进行整顿，提高档案管理人员的入职门槛，要求管理人员的专业性要高，随着办公自动化模式的升级成熟，管理人员所要掌握的专业知识和技术也要随之提升，所以医院还要为这些人员提供培训机会，使他们能提高自己的素质。即使是工作很多年的管理人员，也要改变自己的管理观念，来提高自己的专业性。

（四）加强网络信息监管力度

对档案系統进行加密处理，只有内部工作人员才能应用，对档案系统连接的计算机网络访问权限进行限制，另外还要做好档案信息的备份，应用防控技术来预防信息泄露等情况。医院也要加强网络信息加管理力度，使办公自动化环境下的档案管理更安全可靠。

三、结语

在办公自动化环境下，医院档案管理中，相关人员要借助信息技术的优势来改善档案管理中的缺陷，使办公自动化模式的优势真正体现在档案管理上。

参考文献：

[1]陈佳强.办公自动化背景下的医院档案管理分析[J].办公室业务，2018（04）：155.

[2]葛欣.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国管理信息化，2018，21（04）：157-158.

（作者单位：山东省菏泽市鄄城县第二人民医院）