标准编写工具TCS 2010应用实践

郭安奎 唐炯 蒋三斌

摘 要： 标准编写工具TCS 2010在企业标准化良好行为创建过程中的有效应用，提高了企业标准文本编制工作效率，最重要的是有效的落实了GB/T 1.1-2009《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》关于标准结构样式的要求。但由于各种原因在使用过程中出现了一些问题，为此作者就应用过程中遇到的问题进行了全面梳理并通过探索实践，总结了处置办法，供使用者借鉴。

关键词： 标准编写工具TCS 2010；标准化

中图分类号：TM761+.1 文献标识码：B

1 前言

标准文本的格式排版是企业标准编制及修订工作的一个重要环节，也是检验企业标准结构是否合理的一项重要检查手段。标准文本格式排版任务具有工作量大、细节要求多、出错率高的具体特点。运用标准编写工具TCS 2010可以有效解决上述问题，同时标准编写效率得到有效提高。

2 TCS安装

（1） 运行环境

TCS 2010是国家标委会依据GB/T 1.1-2009《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》，在原TCS 2009基础上基于office二次开发形成的加载程序。该加载程序将GB/T 1.1-2009的全部结构样式要求均转化为加载项中的加载程序，并根据不同标准设置有“国家标准”、“行业标准”、“地方标准”、“企业标准”四种类型备选。

（2） 适用的软件版本

TCS 2010适用于 Word 2003、2007、2013、2016版本。

（3）安装步骤

a.在电力协作网http：//biaozhun.chinapower.com.cn，下载《中国标准编写模板 TCS 2010（修正版）》；

b.下载保存至电脑预定软件保存文件夹下，解压后按默认安装路径安装。

c.待安装完成后，按压缩包中“安装说明.txt”要求，将压缩包里的“TCS.doc”文件复制到TCS 2010的安装路径，覆盖掉原来的文件中的同名文件，重启电脑即可完成安装。

（4）安装注意事项

a.安装应选择Word软件完整版以上版本，建议安装企业版正版。

b.安装应使用默认安装路径，非默认路径安装会造成使用过程中出现不能正常加载现象。

3 工具使用常见问题处置方法

（1）“保护文档”与“取消保护”功能配合

a.“保护文档”模式

在编辑过程中宜全过程采用“保护文档”模式，在“保护文档”模式下，文档格式内容全部按GB/T1.1 的规定进行编排，可以有效保证要素样式格式的正确性。

b.“取消保护”模式

当出现下列情况时，应在“取消保护”模式下编辑，编辑完成及时恢复“保护文档”模式：

a）不同条中“字母项”（或“数字项”）自动连续编号

切换至“取消保护”模式下，全选依次执行如下操作：全选需调整编号的“字母性”（或“数字项”）内容，点鼠标右键选取“重新始于1”，则格式改为正确的从“a）”（或“1）”）开始顺次编号，修改完成立刻恢复“保护文档”状态编制。

b）附录中存在需横向布局的页面

切换至“取消保护”模式下，通过“页面设置” ，设置为“插入点之后”、 “横向”格式，并同步调整页眉、页脚的链接，页眉设置为“链接至前一条页眉”，页脚的页码格式设置为“续前节”，后立即恢复“保护文档”模式，再进行表格或图形编辑。若要将表格后的格式转换为“纵向”继续编辑，操作方法与转换为“横向”方法一致。

c）插入附录后按正常删除后再插入附录空号编码

当插入附录后按常规删除方法删除后，重新插入附录会空出已删除的附录编号断号编号，此时切换至“取消保护”模式下，以2016版word为例，进入“视图”-“导航窗格”，在左侧的导航栏选择“标题”导航要素，选中已删除的附录标题项目后，单击鼠标右键选择“删除”，后恢复“保护文档”，重新插入后正常。2013版与2016版word相同，2007版与2003版在“文档结构图”中，操作方法一样。

（2）文本粘贴导致格式错误的预防

将带有格式的文本粘贴至TCS格式的标准文本会导致层次要素样式破坏，致使后续编辑及已编辑文本格式错乱无法正常编辑，故在粘贴文本时应清除待粘贴文本的固有格式，防止出现带格式粘贴引起的文本编辑错误致使文本汇编返工。当出现上述问题需要返工时建议按照“分层次逐级无格式导入”的方法进行编辑，具体如下：

a）将待粘贴文本的按章、条层级分层次按方法一粘贴至空白的“.txt”文档，备用。

b）打开待粘贴文档，在打开的文本中通过加载项点击“TCS”新建文档，重命名并保存；

c）按层级要素逐层级要素分批次按无格式方式粘贴，即按“章”-“条一”—“条二”……—“列项”-“图、标”顺序，先将“章”全部处置完，再统一处置各章“条一”，依次处置，可以防止粘贴过程中层次要素编辑错误导致再次返工。

4常见问题的预防

（1）原因分析

标准编写工具TCS 2010能有效的校验标准文本层次要素编辑错误，尤其是当标准文本表格多、图标多时，出错概率较多，刚开始使用者出错较多，其主要原因主要有：

a.工具使用培训不到位

标准编写前未开展系统的标准编写工具培训，致使工具安装错误及未核对word版本情况下安装工具，致使工具安装不正常。初期还会存在全员参与编写工具培训现象。

b.word软件使用不熟练

由于工具是基于word的二次开发，其部分异常情况处置使用的是word的基本功能，对word软件使用不熟练会导致出现文中所述问题时不能及时修正导致全文返工重新排版。

c.寄希望于全部标准编写人员掌握工具使用方法

企业在开展标准化良好行为建设初期，往往会出现一个集中编制标准阶段，此过程时间紧任务中，全员参与标准编写，继而寄希望于每一位编写人员均能熟练使用编写工具，提交出合格的标准文本。

（2）预防措施

a.有针对性的系统培训标准文本汇编专业团队

企业在人力资源结构配置上往往是老中青综合搭配，经验丰富的老专家、老师傅往往经验丰富、技术过硬，是企业的中坚力量，同时也是标准编写队伍的主力，但由于接触计算机培训有限，在计算机软件使用方面不是很擅长，青年员工计算机应用熟练，可以采取在标准编写团队中穿插青年员工参与编写，辅助收集资料，从事文本编辑，并对青年员工集中系统性的培训编写软件，组成标准文本汇编专业团队，即可以让青年员工参与标准编写学习掌握业务知识，又能有效解决标准文本汇编难题，提高标准文本质量。

b.与编写工具培训同步组织word软件文档排版培训

在确定好标准文本汇编编辑团队后，系统策划团队培训，重点是word常用排版及标准编写工具两项重点内容，同时收集整理关于编写工具使用的各类常见问题处理方法，开展系统培训，并认为设置案例检验培训效果，达到熟练掌握。

c.区别策划标准化专题培训

根据标准编写需要区别策划培训，对经验丰富的老专家、老师傅重点培训GB/T 1.1中关于章节层次、规范用语、引用等内容，提高内容要求的合法合规性、管理层次界面及逻辑合理性，内容协调一致性。

5 结语

标準的制修订工作是贯穿企业标准化全过程的一重要工作，也是标准体系有效运行的重要保障，TCS 2010标准编写工具的应用，保证了标准文本的规范性，提高了标准文本汇编效率，降低了标准化专兼职人员在标准汇编工作过程中的工作量。做好工具使用培训和培养标准汇编专业团队合理组建编写组，可以提高标准文本汇编质量，可以减少经验丰富的老专家、老师傅在文本格式编辑上的精力投入，可以为青年员工参与标准编制搭建平台。