实现办公室行政管理精细化的思路与对策研究

公保多杰

摘 要：基于科学管理理念，追求精、准、严、细的精细化管理是当前个公司企业管理的一个全新方向。旨在不断降低管理成本，使管理效率得到有效提高。办公室精细化管理，实际上是一种特殊类型的企业管理模式，其主要目标是全面提高办公室的行政工作水平。本文就如何更好的实现办公室精细化管理提出一些建议，以供参考。

关键词：办公室；行政管理；精细化

引言

作为管理活动的必要场所，办公室是一项以科学管理为基础的管理活动场所，以办公精确，准确为主要特点，有效降低管理成本，提高办公效率。采用精细化管理方法可以促使企业加快实施科学管理，使办公效率得到有效提高。

1办公室实现行政精细化管理的重要性

作為公司的重要组成部门，办公室在整个企业的管理中发挥着重要作用。此外，它除了负责向下传达上级的要求和具体落实之外，还需要进行大量的基础研究，包括日常监督、调查统计、会议筹备、分析核对等工作。为了充分实现办公室功能的最大化，有必要对办公室工作开展精细化管理，进行全面控制，消除潜在的管理问题，以避免不合理的现象在日常生活中出现，以降低办公室管理成本，使办公效率得到进一步提升，继而全面提升企业整体的管理水平。

2行政管理精细化的思路

2.1引入流程化和标准化的理念

简化生产的过程是现代工业生产的一个重要实践，对提高工业生产效率具有重要意义。在办公室的管理中，实现简化的流水操作同样重要。流水作业模式的运用，即通过对一些工作任务的有效分解，根据工作的开展，与任务的顺序实现有效的衔接。在办公室管理中，梳理工作、同时将标准化理念应用于管理的过程中，办公效率才能得到有效提升，从而办公室精细化管理得到真正意义上的实现。

2.2量化、细化的管理科目设定

企业的行政管理在当前阶段还没有完全做到“连续性”和“时效性”，最主要的原因是缺乏管理控制，长期以来处于含糊不清的管理状态，企业往往注重管理者发挥个人的作用，忽视了整个工作过程的量化与细化管理。为了改变这种局面，企业必须从某项工作本身的逻辑性着手，并把它分成若干部分，让高级管理人员可以直观地控制和思考这些任务和工作。使得其中一些细节环节得到精确的控制。此外，提高整体工作效率时，企业需要量化地思考管理过程，通过测量每项任务和工作量来实现量化的绩效指标。

2.3强化协同与经济化意识

在办公室的行政工作中，任务并不是依靠一个人就能完成的，而是需要不同部门之间的合作和成员之间的分工。例如，在办公室签署文件时，文件将轮流在几个部门之间进行周转和审核，从接收文件到处理再到文件的存档，这个过程经历了很多环节。如果办公室不同部门之间没有分工，则文件不能得到高效的处理。因此，在办公室精细化管理的实现过程中，首先要加强员工的合作能力，加强员工经济意识的培养，用最少的资源和最短的时间取得最佳效果，行政管理企业也应该加快实施这一方法，实现办公室管理的进一步发展和创新。

3实现精细化行政管理措施

3.1努力构建企业文化 完善核心理念

办公室的精细化管理主要是对企业的文化和核心理念进行细节上的和具体工作上的把控，在企业内部落实“放大抓小”的理念，使企业内部的每一个细小环节都体现出管理的成效。例如，负责管理办公室的人，应该在适当的框架体系内，将下属员工的责任放开，并鼓励他们放手去做，尤其是业务部门，对于员工如何进行市场业务拓展和推广，办公室负责人要主动放手，并积极配合，做好相应的监督和帮助工作。

3.2制定严格的办公室制度 优化考核

每个员工都是办公室精细化管理的主体，如果想要管理更加规范和精细，就要对各级人员进行严格的评估，制定公平的奖励和罚款制度。对所有完成的工作进行量化分析衡量，减少空想主义、形式主义和主观判断。通过分析数据，进行仔细评估，监督员工的实际工作成果，可以刺激和鼓励员工激发其工作的积极性，这也是促进有效实施精细化管理的重要条件。严格执行各类工作计划和重要工作机制，结合工作具体需要和要求实施，如果工作缓慢并且不能在规定的时间内完成，工作被推迟，需要对员工采取警告或处罚措施。总之，有效的监督和评估能够及时发现问题，有助于精细化管理的改进。

3.3细化岗位设置 明确岗位职责

办公室的行政工作是有针对性的，但长久以来，办公室职位设置的任意性，导致了办公室所有员工的职责交叉现象的出现。一些参与处理多件事的员工，在各员工工作过程中企业无形增加了工作成本投入，导致人力和物力资源的浪费。即使在工作过程中，某一环节出现了不合规的情况，也很难追究具体员工的责任，这严重影响了员工的积极性，不利于员工责任意识的培养。从纵向关系的角度来看，办公室人员必须精准严格地做好领导者交予的任何一项任务。然而，由于办公室的工作分工模糊，领导者经常在紧急情况下随意找到一名员工对其布置工作任务，这可能会导致公司内部的工作出现混乱。因此，为了能够真正实现企业的精细化管理，提高公司的治理水平，企业有必要将各项工作进行明确的职责分工，以适应横向工作的需要，同时满足纵向上下属之间的关系。通过采取一系列的改进措施，有助于企业的日常工作更有针对性，员工职责更明确，避免了工作混乱问题的发生从而有效提高了企业办公室的工作效率。

3.4提升人员素质 树立服务理念

从表面上来看，办公室行政管理工作似乎是非常琐碎的并且不需要太多的专业技能。然而，实际工作情况并非如此，当真正实现办公室行政工作的精细化管理之后，办公室工作所设置的每个岗位，都有自己所针对的特定的对象，由于特定对象的不同，会要求不同工作岗位下的职员具备特定的专业技能。但是，在一定围内，办公室工作人员仍然存在不具有专业指向性、专业技术不突出等特点。因此，需要公司对办公室工作人员进行定期或不定期的有计划的专业技能培训，从而是员工的工作素质进一步提升，以满足办公室行政管理工作细化所需要的各项技能。另外，作为各部门的重要组成部分，办公室的行政工作实际上是一种服务性质的工作。在办公室工作得到精细化管理之后，会在一定程度上增加办公人员的积极性。但是，要真正提高员工的积极性，创造服务理念，就必须建立有效的激励和晋升机制，充分激发员工的积极性。

3.5保证精细化管理持续深化

在正常情况下，细节是办公室管理创新的来源。细节的价值常常影响精细化管理的实施。其中最重要的是对规范性和创新性的有机结合，并使其能够贯彻落实，得到进一步深化。企业要在每一个具体环节中不断引入规范化和创新性的思维，确保企业规范化管理的基础性地位，保证具有规范性的前提下，不断创新管理方法和技巧，而规范性通常是办公室精细化管理的表现形式。一定意义上讲，精细化又是创新的动力，确保办公室管理的精细化，企业必须表现出于细微处见精神的细心和耐心。

结束语

办公室行政是企业不可替代的管理部门，公司内部有很多事情必须通过办公室工作人员来综合处理，有很大的责任，它在整个企业中扮演着不可替代的角色。如果处理不当，轻则会增加企业任务量，重则会对企业正常运营带来不同程度的影响。为此，企业必须实施精细化的办公管理，提高办公效率，保证公司各项工作流程的正常运行，全面提升公司整体管理水平，促进各项发展战略顺利实施，带领公司走向成功道路。

参考文献：

[1]周阳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].现代企业文化，2017（2）：125-125.

[2]刘秋澄.办公室行政管理精细化的思路与对策[J].中小企业管理与科技旬刊，2017（9）：31-32.