浅析事业单位档案规范化管理及优化策略

杜玲

摘 要：事业单位的档案管理工作发挥着日益关键的作用，而档案管理本身存在的问题又制约着事业单位的进一步发展。因此应结合当前档案信息管理的实际发展情况，采取创新发展的模式和科学的策略，提高管理工作的规范化发展水平，进一步明确档案信息的管理流程和具体工作程序，并根据工作需要不断进行优化和改进，做到与时俱进，摆脱落后管理思想和理念的束缚和局限，提高档案管理工作的科学性和规范性。

关键词：事业单位；档案管理；规范化

引言

本文注重分析现阶段事业单位所开展的档案信息管理工作中出现的具体问题及其成因，并提出科学的解决方案和优化策略。希望能够让管理人员进一步明确提升档案管理类工作规范化发展水平的重要意义。

1推进事业单位档案规范化管理的意义

促进和推动事业单位的档案管理体制创新和优化的过程中，管理工作的规范化是其中极为关键的工作方向，也是目前档案管理类工作的主要发展趋势。规范化意味着各项管理工作的环节和程序要符合科学的规章制度中的规范要求，并且要切實贯彻落实到具体的业务工作当中。这样有利于尽快完善和健全现代档案信息管理的机制体系，促进档案管理工作效率的提高，有效应对以往经常出现的档案信息资料管理保存不善引发遗失或者遗漏等问题，并提高管理水平，充分挖掘档案信息的内在应用价值，使其发挥出应有的功效和作用。

2事业单位开展档案管理工作中的问题分析

2.1不重视档案的规范化管理

当前很多事业单位的领导和档案管理部门的负责人还没有充分认识到规范化的管理模式和理念的先进性和科学性，因此对在规范化发展进程中没有对相关工作引起应有的重视和关注，对待档案信息管理还是秉持着以往的工作理念和态度，这就制约了规范化的管理体系的发展和建设。

2.2缺乏完善的档案管理制度

造成档案管理工作出现各类问题和隐患的根本原因，就在于现行的档案信息管理体系和制度不够完善和健全，存在很明显的制度性缺陷和漏洞，很多工作程序和环节没有建立在规范的规章制度要求之下，出现了很多不符合科学与合理操作程序的问题。

2.3档案管理方式落后

现阶段由于管理体制的落后和缺陷，导致管理模式的发展滞后于其他工作。管理人员接受新技术和新型管理方法的能力较差，思想意识还没有转变过来，将工作重点仍然放在传统的纸质档案资料管理工作当中，并没有适时的创新以及优化管理模式，这就导致了目前的管理工作已经无法满足事业单位进一步的发展需求。

2.4档案管理人员专业能力不足

档案管理人员专业素质和业务能力不足，缺乏主动服务意识，没有与时俱进的对自身档案管理能力进行培训，造成所开展的档案管理工作与时代发展需求契合度偏低，对档案资源的利用产生消极影响。

3机关事业单位档案管理规范化的措施

3.1加强档案管理规范化的认识

基于档案管理工作的重要性，事业单位要在内部进行强化认识，尤其针对领导层人员，要不断使其明确进行规范化档案管理的重要性，这样一来才会从根本上更多的投放人力、财力以及物力资源，加快规范化档案管理工作的建设进程。

3.2明确工作职责，构建完善的档案管理机制

档案管理机制的建设和管理制度的完善能够为档案管理工作的全面优化提供相应的保障。所以事业单位在加强档案管理工作的过程中，应该对档案管理人员的工作职责进行明确，借助合理分工促进整体工作效率的提高，进而在档案管理机制和制度的作用下，形成系统化的档案管理模式，真正突出档案管理人员的优势，强化档案管理效果。这样就能够构建完善档案管理机制和系统化较强的档案管理实际效果，促进档案管理工作中各项任务的完成，为档案管理的规范化标准化建设创造良好的条件。

3.3运用科学管理理念

提高我国各个事业单位档案管理部门对档案管理的水平和效率，需要充分提高管理人员的素质，转变他们管理档案的观念。具体来讲，第一，需要全面树立起正确的档案管理工作意识，具有积极的工作态度、充分发挥出他们的能力，更好地为档案事业进步而服务。第二，需要应用有效方式对这些人员进行思想意识培训，提高他们的精神状态，可以掌握和应用好档案管理的有效方式，提升管理质量和水平。比如：培训人员需要依据档案管理人员不同的思想动向和思维方式，尊重他们各自的喜怒哀乐情绪，切合他们不同的学习心理动机和需求，分别进行指导和分析，更好地帮助他们成长，即“因地制宜、因势利导”，使得他们在今后的工作中具有良好的档案管理意识，解决工作中存在的问题，进行专业化、科学化、精细化的档案工作方式，更好地为单位人员提供档案信息服务。

3.4优化人资管理，提高档案管理人员综合素质

在事业单位档案管理工作中，管理人员的素质会对管理工作的开展产生重要的影响。所以基于档案管理规范化标准化的现实需求，十分有必要对人力资源管理工作进行优化，一方面引入先进的管理人才，促进档案管理工作的改进和创新；另一方面对在职人员实施有效教育和培训，提高在职人员的档案管理业务能力和服务意识，保障档案管理工作的创新开展，为档案管理规范化标准化建设创造良好的条件。

3.5充分利用现代化的设备

随着经济和科技的发展，计算机技术逐渐普及，我国机关事业单位的办公设备越来越先进，更新越来越快，办公越来越便利，工作的效率显著提高，所以为了促进机关事业单位的档案管理效率，使用新进的设备是极为重要的措施，也是提高工作效率的重要举措。机关事业单位可以使用计算机进行档案管理，对档案资料进行分类，建立单独的数据库，对资料进行整理，不但能够提高档案整理的效率，还方便后期档案资料的查阅。除此之外，还可以通过计算机加强对档案信息的查询力度，用图像、文字、影音等形式加强档案信息的全面性，并加强对档案信息管理人员的专业素质的培养，强化他们的专业技能和素质，训练他们使用现代化的设备进行档案管理，这样能够最大限度地提高档案管理工作的效率。

4 结语

综上所述，事业单位档案管理工作对于其自身的可持续发展尤为关键，所以，在现代化发展需求不断加快的形势下，必须开展档案管理规范化建设，并采取有效措施加快推进其发展进程。

参考文献：

[1]刘扬.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].企业导报，2016，18：31.

[2]袁燕瑜.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].卷宗，2017，（15）：22-25.