办公室档案文书管理工作探讨

郭梅

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（ 2018） 9-266-01

摘 要：办公室作为上传下达、上下级之间沟通、处理时间的主要部门，在部门中发挥着重要作用。办公室的档案文书管理工作的水平体现着办公室行政管理的水平。提高档案管理工作效率，创新档案文书管理工作方式，提升档案管理的信息化水平，对于档案文书管理水平的提升有重要作用。

关键词：档案管理 文书工作 办公室

办公室档案文书管理体现着办公室的信息处理的能力和水平，是办公室内部沟通协调能力的重要体现。提高办公室档案文书管理能力，可以提高部门的内部管理效率，提升部门的管理水平，为部门的良好稳定发展起到重要作用。

一、办公室档案文书管理工作的现状

（一）档案文书管理工作的内容缺乏创新性

由于大多数部门不重视档案文书管理工作，档案文书管理工作的方式比较陈旧，档案文书的内容缺乏创新性，相关管理工作人员缺乏创新的能力和知识，也没有现代的档案管理观念，档案文书的利用率不高，严重阻碍了工作内容和工作形式的革新。

（二）档案文书管理的工作方式落后

部门的档案文书管理的监管制度落后，档案管理人员多为兼职，精力多在主职工作上，缺乏相应的责任心，单位对档案管理工作的资金、人力投入也不足，部门无法有效开展档案文书管理工作。档案文书的储存仍然采用传统的纸质方式，甚至没有专门的储存室，信息化水平低，在档案文书的收集、整理、入档和检索中仍然采用人工的方式，效率低下，占用人力资源，导致档案文书的管理工作无法有效开展。

（三）单位缺乏对档案文书管理工作的重视

档案文书管理工作是部门工作效率的体现，也是部门工作的总结，对部门吸取经验教训、提高行政管理能力有重要作用。但许多部门缺乏对档案文书的重视和利用，档案文书管理工作任务繁杂。单位缺乏对档案管理工作人员的专业技能培训，导致档案文书管理工作长期落后于部门的其他工作的发展，员工工作积极性差，难以做出创新型的改革。

（四）档案文书的利用率低

要提高对档案文书的重视，就必须提高其利用率。多数单位部门仍然采取传统的行政管理方式，对于办公室的档案文书，仅仅作为办公室日常工作的记录储存，没有挖掘档案文书的众多用途，使得档案文化始终只有记录功能，难以引起人们的重视。

二、提高办公室档案文书管理工作水平的措施

（一）制定完善的办公室档案文书管理制度

要发挥档案文书的作用，必须制定严格的档案文书管理制度，保证档案文书的管理工作在一定的范围和程序内运行，使得档案文書的整理、储存和查阅更加规范。提高管理工作人员的专业技能和职业素养，提高档案文书管理工作的运行水平。

（二）提高档案文书管理人员的综合素质

通过开展对档案文书管理人员的定期培训，提高档案管理人员的专业技能，使其能以更为专业、科学的方式进行档案文书管理。提高管理人员的职业道德素养，建立适当的奖惩考核机制，加强对员工的思想待遇，适当提高员工的薪酬待遇，并确定档案文书管理的负责人，引进专业的档案文书管理机制，促进档案文书的合理保存和利用。

（三）提高对档案文书管理工作的重视

要从观念上加强对档案文书管理工作的重视，提高工作人员对档案管理工作的重要性的认识，鼓励员工自觉参与专业档案文书管理的学习，增加自身的专业技能和知识，树立档案文书管理工作的科学意识、专业意识和创新意识。

（四）完善员工制度，促进员工的专业技能的进步

单位管理人员要调动员工的积极性，对档案文书管理工作及时予以肯定，适当提高员工的福利。在定期的专业技能培训外，引进专业性的档案文书管理人才，提高部门办公室的档案文书管理工作水平。提高档案文书工作中的软硬件设施水平，改变传统的工作方式，提高工作效率。

（五）提高档案文书的利用率

只有提高档案文书的利用率，将储存的档案文书利用起来，建立检索查询功能，促进档案文书的利用开发项目的实施，增强管理人员和员工对档案文书的重视程度，促进办公室日常行政管理中对档案文书的利用。

（六）提高办公室档案文书管理的信息化程度

信息化是档案文书管理工作的发展趋势。档案文书管理工作的信息化可以提高工作效率，高效完成录入、检索等工作，降低档案文书的繁杂程度，提高档案文书保存的安全性和保密性，减少人力资源的浪费。引进档案文书管理信息化技术，聘请专业的档案文书管理技术人才，培养员工的信息化技术能力，做好软硬件等基础设施建设，建立防火墙、定期杀毒等保证数据库的安全性和保密性，通过检索、分析等功能提高档案文书的利用率，从而提高办公室档案文书管理的工作水平。

三、结语

办公室工作水平和良好发展与档案文书管理工作水平成正比。档案文书管理工作水平的提升有利于办公室行政管理水平。完善办公室档案文书管理工作制度，提高档案管理工作人员的专业技能和综合素养，引进先进的信息化管理模式和软硬件设施，提高工作效率，提高档案文书的利用率，从而提高办公室档案文书管理工作水平。

参考文献：

[1]刘子晗，探索办公室文书档案收集与归档工作管理[J].科学技术创新，2016 （25）：196.

[2]陈玉宇，信息社会视角下办公室文书档案管理工作的改革探讨[J].低碳世界，2016 （31）： 275-276.