浅谈医院会议管理系统的设计与应用

摘 要：医院会议管理中存在的会议室申请、会议室冲突以及会议通知不及时等问题，不能最大化的利用医院会议室资源。基于此，本文通过阐述医院会议管理系统的需求分析、系统设计以及应用效果，给医院会议室管理员提供一定的帮助。

关键词：会议管理 系统设计 会议室管理员

一、医院会议管理系统需求分析

（一）会议预定

使用医院会议室之前，会议主持者至少提前两天提出申请，填写对应的申请表，其中包含会议室使用日期、使用目的以及参会人数等，如果会议中需要得到医院办公室协助应该在表中特殊注明。会议室预定后，特殊情况下需要更改会议，申请人员应该在会议记录册上及时调整。会议预定流程较为繁杂，使得预定存在较多变数，不能最大化发挥出医院会议室资源。

（二）会议通知

会议主持者在会议室预定成功需要及时做好会议通知，将会议内容、会议时期以及会议地点等传达给参会人员，会议通知的方法有电话短信通知、口头传达以及QQ微信传递等，整个通知过程还是太过繁琐，需要会议主持者挨个通知，极容易出现遗漏通知，通知的效率和质量也较低，支持者一旦通知不及时或者参会人员得到消息不及时，使得会议不能顺利有序的开展。

（三）会议签到管理

一般会议签到都是以表格填写的形式，会议主持人负责提供会议签到表，所有参会人员按到达会议室时间依次填写，但是手写容易出现字体潦草，无法正确的识别签到人，这样增加了后续会议管理工作的难度系数，并且纸质版保存起来也存在诸多问题，签到表受损就难以统计参会人员的具体情况。

（四）会议室冲突和会议取消

现有的会议室预定方法容易出现会议室冲突现象，影响会议室的利用效率。对于会议室冲突而言，医院会议室管理应该理清主次之分以及会议内容的重要性，做到局部服从整体，医院大型会议高于部门会议等。基于此，就会有会议取消，会议主持者必须提前一个小时通知所有参会人员，同时还要通知会议室管理人员，如果会议超过一小时仍未开始，自动放弃会议室使用权。会议室冲突和会议取消不利于科学管理医院会议室。

二、医院会议管理系统设计

本院设计的会议管理系统主要针对会议管理和会议签到管理两方面，使得会议室能够有效管理，同时会议能够有序的开展。基于此，设计的理念是以实用性、有序性以及安全性为主，其中设计的系统能够保证会前准备、会中进行以及会后管理

工作。

（一）会议管理

会议室管理主要有以下模块：第一、会议室登记模块，该模块指出了会议室使用者的个人联系信息、使用日期和使用内容，会议主持人通过钉钉至少提前两天预定会议室；第二，会议室信息，其中包括了会议室设备使用情况、设备维护情况，会议室清洁情况及会议室预订情况等，该模块能够让会议室管理员能够时刻了解会议室情况，设备出现故障也能及时维护，也会降低会议室冲突的现象；第三，会议室更换或者调剂，主要为了解决会议室冲突的情况，管理员能够根据会议的重要程度和紧急情况及时作出会议室调剂和更换，减少不必要的会议取消工作，极大的提高了会议室利用效率。

（二）会议签到管理

会议签到管理根据会议进行的情况分为会议申请模块、会议进行签到模块以及会后管理工作。对于会议申请模块，会议申请表和先前的类似，但是申请过程在钉钉上完成，会议主持人提出申请，并且需要勾选所有参会人员，经过会议室管理人员审核后方可使用，申请成功后，钉钉能够自动通知所有参会人员；会中签到，参会人员能够收到钉钉发出的会议通知，管理人员也可以根据会议室、参会人员以及会议主题设计对应的签到二维码，参会人员达到会议室时，就可使用微信扫码签到，会议管理员能够根据签到情况做好后续的会议室管理工作；会后统计，根据会中签到情况以及会议申请情况，统计会议签到情况和会议缺席情况，制定相应的会议考核图表，使得统计数据更加科学有效，精准可靠。

三、医院会议管理系统应用效果

（一）提高会议管理效率

医院会议管理系统使得会议所有环节有序进行，医院管理层也能使用该系统提高会议室管理质量，从而能够促进医院工作的高效进行，同时会议签到模块能够督促所有医院工作人员按时打卡，使得医院管理水平得到质的改善，会议室管理模块能够降低会议室冲突现象，会议室管理员能够制定出科学有效的会议管理制度。

（二）可持续改进

医院会议管理系统需要经过不断的更新完善，会议进行时发现管理系统的不足，然后提出改善措施，使得管理系统做到与时俱进，进而不断更新可持续改进，为医院会议室管理提供更有利的帮助，改善会议流程，使得会议签到功能为医院提供更大的帮助。

結语：

综上所述，医院会议管理系统设计的核心在于科学高效的管理会议室，设计的管理系统从会议室管理以及会议签到管理出发，改善所有会议环节的工作效率和质量，使得会议管理工作得到全院工作人员的认可。但是，信息时代的发展，医院会议管理系统需要更加稳定可靠，使得医院会议资源最大化的

利用。

参考文献：

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[2] 韦小柏.浅谈如何做好现代企业会议管理工作[J].中国高新技术企业，2014（20）：149-150.

[3] 任韵蓁，唐群.浅谈改革企业会议管理的措施[J].企业技术开发，2014，33（04）：88-89.

作者简介：程嫣，（1982—3）女。民族：汉。籍贯：浙江省杭州市桐庐县，当前职称：八级职员、主管护师，学历：本科。研究方向：会议接待管理方向，作者单位：浙江大学医学院附属第一医院。