城市规划档案数字化建设研究

陈岩

摘 要：数字化档案管理技术目前广泛应用在各个领域的档案管理工作中，但因为各种因素的影响，城市规划档案数字化建设还存在很多问题。因此单位需要加强对这些问题的分析，提出有效地应对策略，提升城市规划档案数字化建设水平，提高城市规划档案管理效率，使其更好地为城市规划工作服务。

关键词：城市规划 档案数字化建设 问题 应对策略

1 引言

城市规划是规划城市建设发展、未来发展、合理布局和综合安排各项工程建设的部署工作，是一定时间范围内城市发展的蓝图。随着城镇化的发展，城市范围的扩大以及城市人口的增加，城市规划工作的内容大大增加，涉及的内容更加广泛，给城市规划的数据信息管理带来一定难度。传统的城市规划档案管理模式已经不能满足日益增长的档案管理要求，因此有人提出城市规划档案数字化建设，希望借助信息技术的存在，加强对城市规划档案的管理，保证城市规划工作更好地开展。

2 数字化档案管理技术应用分析

数字化档案管理技术就是借助档案数字化过程，将纸质文档转变成电子文档进行储存、归纳和整理。档案数字化就是将纸质文档通过扫描、录入等方式，将信息储存到计算机的数据库中，将档案转变成电子档案，方便档案信息的快捷检索、同步备份等工作，而且电子档案的存储空间占用少、维护方便、相比纸质档案安全性高。在信息时代背景下，数字化档案管理技术是时代发展的必然要求，也是必然趋势。要想实现数字化档案管理，需要电脑设备、扫描设备等硬件设备，还需要专门的档案管理软件进行档案管理，比如“万能档案管理软件”。另外，数字化档案管理技术的应用也能帮助实现档案管理的规范化，实现档案的统一管理和科学化。

3 城市规划档案数字化建设中存在的问题

3.1管理缺乏稳定性

纸质档案中，承载档案信息的就是纸质材料，这意味着纸质档案的承载能力非常稳定，不会轻易发生改变。但数字化档案不同，承载档案信息的是各种硬件和软件，但在信息技术下，这种硬件和软件容易發生问题，影响存储资料的稳定性。而且在计算机发生意外或受到外部干扰的情况下，所存储的数字资料很容易出现丢失、损毁等，影响资料的保存。因此说城建档案的数字化管理缺乏稳定性。

3.2档案信息安全性不高

城市规划档案因为涉及到城市规划和建设，因此存在一定的保密性，有的甚至带有一定的法律意义。而纸质档案的稳定性决定其不容易被改变，但换成数字化档案之后，资料很容易受到影响出现损毁、篡改、丢失等问题，继而导致城市规划信息的泄露，导致档案的安全性不高。

3.3数字档案标准不统一

将纸质资料转化成数字化管理的过程，需要一定的处理步骤，比如文本的整理、文字信息输入或扫描录入、信息保存以及搜索引擎的设定和存储条目的制定等，都需要消耗大量的时间。还有就是，在纸质档案数字化的过程中，不同单位选择的标准是不一致的，导致转化出来的数字化档案格式不同，在使用时可能出现版本不兼容或无法使用的情况，影响资源的共享和利用。

3.4档案管理人员素质较低

一方面，档案管理人员的计算机技术掌握水平较低，在培训和学习时没有重视对档案人员的数字化培训，导致档案人员不能掌握科学的将纸质档案转成数字化档案的技术。部分档案管理人员对于电子档案的归档、整理、数字化、咨询服务等技能的掌握并不熟练，这也影响了档案数字化建设的水平。另一方面，档案管理人员的档案数字化建设意识较低，没有对档案数字化建设工作的全面系统的认识，工作积极性不高，导致工作效率较低。

4 城市规划档案数字化建设的有效应对策略

4.1制定前期规划

在进行城市规划档案数字化建设的过程中，不能直接盲目的开展工作，需要做好前期的规划。对于城市规划档案建设做好规划，再将纸质档案数字化之前，进行详细的调查，了解单位档案室存储的档案类型以及数量，并整理出明确的条目，对需要进行数字化存储的档案做好标记和记录，特别是重点资料要做好标记。这样一来可以保证城市规划档案数字化建设工作的有序进行，减少在数字化建设过程中出现的失误等，提高数字化建设效率。

4.2制定统一标准

因为当前城市规划档案数字化存在的严重问题就是各个单位或地区之间的数字化标准不统一，导致在信息共享或工作交流时需要先将档案转成同一类型在进行交流，浪费大量的资源。因此要建立城市规划档案数字化的统一标准，实现系统的统一性，使纸质档案数字化时能转成统一标准的格式，这样不仅方便管理，降低管理难度，也可以有效实现各个档案室的资源共享，提高资源共享效率。

4.3加强设施配备

进行城市规划档案的数字化建设，还要保证有完善的设施保障。在配置城市规划档案数字化管理设备时，不仅要充分考虑设备的先进性，还要重视实用性。首先是档案管理的基础设施，包括档案室、档案库房、档案文件放置架、空调等；其次是数字化设备，为了满足不同档案储存类型的需求，还要配备电脑、扫描机、录像机等，方便档案文件类型的转化；最后是安全性要求，数字化档案存储需求电脑和网络安全，因此要注意计算机防火墙等防护软件的设置以及对意外事件的处理设置，比如电脑短路等时档案信息的保存。

4.4提高档案管理人员素质

城市规划档案数字化建设，最关键的是计算机技术的应用，也就是将纸质档案转成电子档案的过程，而且要保证转成的电子档案能够正常使用，信息没有丢失。因此档案管理人员必须有较高的专业素质，在熟练掌握基础档案管理理论知识的同时，还要具有较高的信息技术应用能力和数字化加工处理能力。因此进行档案管理队伍建设时，要以单位的实际情况为基础，制定科学合理的建设方案和规划，通过在职培训、业余进修、外出学习等方式，提高专职和兼职档案管理人员的专业素养，进而提升档案管理人员的数字化水平。同时还要加强专业人才的引进，建立系统的人才培养机制，完善队伍设置，促进城市规划档案数字化建设的进程。

5 结语

城市规划档案数字化建设是顺应时代的要求发展的档案管理趋势。提高城市规划档案数字化水平，可以有效提高档案管理效率。因此各个单位需要正视城市规划档案数字化建设存在的问题，针对问题根源进行解决，努力提高城市规划档案数字化建设水平，强化档案的管理水平和效率，为城市规划工作做出更大的贡献。

参考文献：

[1] 胡灵娟.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].城建档案，2015，（10）：12-13.