数字化采购的创新与实践

文｜本刊记者 汪莉莉

随着数字技术的不断发展，企业在生产运营过程中积累了大量的数据。过去，这些数据并没有得到充分利用，造成了资源的浪费。如今，大数据被越来越多地应用在各行各业中，并不断为企业创造价值，驱动企业做出合理决策。

大数据对企业采购也产生重大影响，造成了企业的深刻变革。对于建筑施工企业而言，通常情况下采购成本占资金成本的比例达60%-70%。相关调查显示，采购环节若能节省1%，企业获取的利益就能上升3%。可见，企业如果能够充分利用供应链的作用，发挥供应链的主要功能，将会在采购环节产生较大利益。

实际上，在采购环节中利用大数据，不仅能够改进企业控制成本的流程，还能够帮助企业提前制定策略防范风险，有助于企业更快、更好地做出采购决策。

规范行为 辅助决策

电子化的集中采购是近年来建筑施工企业拥抱互联网、创新业务模式的一大亮点。我国的大型建筑施工企业在近几年纷纷建设了基于企业采购招标业务的电子采购管理系统，一些企业还建设了电子商务平台。

通过建设集采中心或物资公司按照既定计划和工作范围对特定物资进行集中采购，以适应于大型建筑施工企业，可以有效的管控采购价格和采购供应量，有利于企业内部协调及资金调配。

集中采购的操作核心是企业的采购部门，采购部门需要能准确的掌握各个需求计划的关键信息，如采购物资、需求时间、供应位置、以及定价方式等信息。其中“对于哪些物资需要进行集中采购，哪些物资进行集中采购效益最大？”对企业内部经营、资金运转而言是一个核心命题。

通过企业的集采管理平台，可以记录历史采购数量，并且系统中对于采购物资项有物资编码作为支撑，可以获取“采购频次最多物资类别”“采购金额最大物资类别”和“采购需求量最大物资类别”，等信息。同时，系统还会记录业务进展时间，可以帮助企业采购业务决策层进行判断，在下一个管理周期内，应该把哪些物资品类纳入集中采购名录内，实施集中采购。

矩阵化汇总 实现数据支撑

以湖南省工业设备安装有限公司为例（以下简称“湖南安装”），湖南安装隶属于湖南建工集团有限公司，创建于1958年，是国家大型综合施工企业，国家高新技术企业。具有机电工程、建筑工程、市政公用工程、石油化工工程四项施工总承包一级资质；冶金工程、电力工程施工总承包二级资质；建筑机电安装工程、消防设施工程、钢结构工程施工三项施工专业承包一级资质。

面对国内外复杂严峻的环境以及较大的经济下行压力，在“降速提质”“三去一降一补”大背景下，建筑业总体市场需求减少、企业之间市场竞争更加激烈、市场萎缩逐步显现，产能过剩问题仍待解决，总产值增速放缓。与其他行业相比，建筑企业的利润率在3%左右，而湖南安装的利润率则不到1.5%。

为了应对行业经济环境下行和日趋激烈的市场竞争，同时也为了经营开源，项目多数以低成本中标。因此中标后如何控制项目成本，把控项目资金风险成为项目管理的重点内容。项目成本中的采购行为、材料、劳务、机械等，大约占了整个成本的80%，是项目成本的重要组成部分，如何降低采购成本，提高采购效率成为项目节本增效的重要突破点。同时“互联网+”和“营改增”带来的冲击，也要求建筑行业尽快利用信息化手段，将采购与后期的物流、资金支付，税务管理相结合，控制项目税务成本。基于此，湖南安装进行集中采购电商平台建设，探索建筑材料、工程、分包招标采购管理阳光化、透明化、数据清晰化和可视化的道路，以此降低采购成本，增加企业利润。

湖南安装在2015年启动了企业“集中采购电商平台”的建设，业务流程覆盖范围包括完成需求计划管理、采购计划管理、采购任务分配、采购方案选择、采购招标过程、采购合同管理，成为完整的采购寻源环节。

在其中的采购招标过程中，完整覆盖招标公告、公告报名、资格审查、招标文件发布、在线答疑、电子开标、电子评标、电子竞价、定标审批、公告发布等全环节。其中电子评标环节分为经济标评标和技术标评标，经济标中进行的清单对比。

湖南安装在系统建设过程中梳理了企业的“物项编码”。“物项编码”是指企业针对需要购置的物资项赋予数字编码，以便在查找时可以进行统计。物资编码的应用主要在经济标清单上。一方面，在进行采购时，经济标清单由于应用了物项编码，每家投标人均是按照相同的格式进行投标报价，在评标时就可以形成横向的价格汇总清单。另一方面，在应用物项编码的基础上，应用集中采购电商平台，所采购的物资可以进行价格积累，每项物资下的历史价格可以形成该项物资的价格库。在新近进行本项物资的采购时，评标汇总中可以索引出这个历史库。历史价格加上本次采购中各家投标人的报价汇总，就形成了矩阵化的清单评标。湖南安装梳理的物资采购范围内共计50万项物资编码，涵盖企业内部的全部物资应用。

通过矩阵化的价格数据汇总，可以给予企业在评标时有效的数据支持，使湖南安装的采购成本管控起到了很好的效果。

在采购过程中，在线按照“物资编码”进行招标清单的编制，每类物资都进行记录，供应商可以按照标书清单进行在线报价。在采购历史价格库中，按照物资编码情况积累的企业采购历史数据及报价情况，可以查阅单项物资价格曲线。

供应商在线报价结束后，电子化投标清单可以实现汇总。报价对比包括三个维度：一、当前投标供应商的横向报价对比；二、单家供应商对于本次投标的降价走势；三、企业历史采购当前物资项的价格情况，即系统利用系统索引当前采购物资的历史价格及本家供应商的历次报价。

一般的软件工具只能处理当前采购的价格对比，但解决不了跨越时间和项目的数据整合。湖南安装利用了大数据技术的集采系统，有效跨越数据鸿沟，帮助企业在定标过程中更好地掌握价格走势，判断采购价格合理性。据统计，2016年，湖南安装通过集中采购电商平台采购额达7个亿，基本实现公司范围内材料采购业务的线上办理，完成项目的阳光化采购。应用数据平稳增长，给企业直接节约成本率约1%，节约金额约560万。通过集中采购电商平台的推广使用，湖南安装的材料采购监管能力得到加强，提高采购的可控性，节约采购成本，实现供应商资源的全公司范围内共享，完善供应商管理评价体系。