新时期的地质档案管理及利用

赵旭

摘 要：本文以说明地质档案管理的意义为展开，对地质档案管理的重要性作简单阐述，接着以新时期地质档案管理过程中存在的问题进行阐述，最后结合笔者工作经验提出新时期下地质档案管理及利用的改进措施。

关键词：地质档案；档案管理；档案利用；新时期

信息技术的发展使得地质部门的档案管理产生较大变化，出现智能化、网络化的的管理发展趋势，因此新时期下地质部门加强对地质档案的管理工作的规范化进行就具有重要意义，以下将就如何加强新时期的地质档案管理及利用水平展开探讨。

一、进行地质档案管理的意义

1.为勘探地质提供依据

地质档案真实且详细地记录了地质地貌、地质勘察过程中的各种细节，是地质勘察工作的原始记录资料，连接了地质勘察建设的过去、现在以及未来，对这些档案进行规范化管理能为后续地质勘探工作提供依据，同时还能对我国的地质调查提供可信度高的依据。

2.进一步完善我国的地质资料体系

地质档案的记录工作是伴随着地质勘探的工作过程进行的，对这些档案进行规范化的收集与整理，能为后续地质工作提供便利，实际工作过程中也能为地质档案予以补充与完善，从而实现我国地质资料体系的进一步完善。

3.为管理人员提供决策依据

地质档案记录了地质工作活动的成果与记录，规范化地开展地质档案管理工作能为管理人员提供决策依据，而管理人员决策的准确性、科学性会对后续地质勘察工作造成极大的影响，因此规范性的地质档案管理能保证为管理人员提供决策依据从而指导地质勘察工作，对地质勘察部门的生存与进一步发展具有重要意义，因此必须重视地质档案的管理工作。

二、新时期下地质档案管理现状

1.归档过程中存在的问题

新时期下地质档案归档过程中存在的问题主要包括归档是分类不明确、经常存在归档逾期现象、立卷不明确以及归档的科技文件质量不符合清晰、系统、准确、完整等相关要求。

2.档案管理者存在的问题

地质档案管理人员关于档案管理的专业知识、技能不足，无法应对新时期下档案管理的工作要求，地质勘察单位对档案管理人员的专业知识培训力度不足，同时也存在管理人员频繁调动的问题。

3.服务方式存在的问题

地质资料的管理工作的主要工作内容仍是提供服务，但是服务方式仍较为落后，手工管理模式仍广泛存在，信息化技术仍未得到广泛普及。

4.硬件条件存在的问题

地勘单位内部的硬件措施不够完善，地质档案库藏的条件较差，导致地质档案的库藏质量受到影响，也威胁到了地质档案的安全性，因此硬件设施仍待进一步改善。

三、新时期下提升地质档案管理质量的途径

1.严把档案形成关

立项、设计、勘测、综合管理、编写报告以及验收这六个阶段贯穿了地质勘察工作的全过程，为了保证各阶段中的地质科技文件材料的形成的准确性与完整性，笔者对自身工作经验进行总结，结合地勘单位实际，提出以下几条意见以供参考。

1.1同步计划任务与文件材料

项目计划任务书的下达，即代表着该项目工作的正式启动。出于保证项目开展过程中的科技文件材料的质量的考虑，应结合国家相关法律、标准制定出地勘单位地质档案立卷分类标准以及归档要求，项目开始前，要求项目资料的档案管理员为具有专业地质技术的人员；设置各阶段的科技文件材料的积累盒，将设计书、计划任务书以及立项建议书等进行收集并分类放置于资料盒。

1.2同步野外工作过程与科技文件材料的形成

项目野外工作阶段会产生较多数量的原始地质资料，因此这一阶段的开展过程中，需要同步进行科技文件材料的形成工作。此时，地质技术人员应在《地质档案立卷分类标准》的指导下开展材料的积累工作，以项目中的岩石样、化学样送样为例，进行送样单的填写时，应分开填写，以免后期归档工作时加大归档难度。

1.3实现室内整理与文件材料归档的同步

室内综合整理包括了对原本资料进行整理、编制综合图件以及编写报告等，对野外形成的地质资料进行室内综合整理时，要求保证地质工作项目中各阶段科技文件材料的完整性、准确性，要求原始数据与野外客观实际相符，科技文件材料内容与审批文据保持一致[1]。

2.采用信息技术展开地质档案的管理工作

2.1建立数据库

出于提高地质档案工作的服务质量，建立原始地质档案的资料库，提供信息检索服务。要求以检索者的需求的不同，输入矿产程度、矿种、类别、资料名称、编著者等即可迅速检索地质档案信息，从而为地质工作者提供更为快捷、方便的服务。

2.2形成电子文档

新地质勘察项目所形成的原始地质资料，除去进行纸质资料的收集与保管之外，还应进行电子文档的收集与整理以便于长期保存。电子文档具有储存方便，使用快捷的优勢，且能长期保存，因此应大力推广，可对原本的纸质资料进行扫描以进行电子化处理，对图件则进行矢量化处理的方式进行。

采用计算机对地质档案进行管理，将地勘现场收集的视频、图片以及文本等资料输入地质档案系统，经计算机自动管理与归类，从而为查阅资料提供便利。

3.完善硬件设施

完善硬件设施主要是指扩大馆藏面积以便于纸质资料的存放与管理工作的正常进行，同时，还应对档案室内的设施进行及时的更新、修缮以保障地质档案的安全性。

四、关于提升地质档案利用水平的措施

1.加强交流

加强交流是指加强档案利用人员与档案管理人员的交流，通过交流能促使勘探开发人员了解档案的馆藏情况，也能使档案管理人员了解勘探开发人员对档案的需求。对此可通过案例分析、档案利用培训、面对面座谈的方式进行[2]。

2.提高档案管理人员的素质

为了提升地质档案管理的水平，必须提高档案管理人员的素质。高素质的档案管理人员能保证档案的分类规范性，严格遵守保密协议，同时明确档案的保管期限、归档范围等；同时严格遵守相应管理制度，对档案管理工作具有高度责任心，能确保资料归档时的及时性与全面性。

结束语

面对新时期下地质档案管理工作面临的挑战与机遇，地质部门需积极进行传统管理方式的改革，积极采用信息技术，建立完善且健全的管理体系，从而提升地质档案的利用效率。

参考文献

[1]曹香荣.地勘单位地质档案的管理及利用探讨[J].东方企业文化，2015（23）：49.

[2]苏晓萌.探讨地勘单位地质档案的管理及利用[J].黑龙江史志，2015（12）.

（作者单位：内蒙古自治区地质环境监测院）