如何做好高校学生档案管理工作

熊英

摘 要：高校学生档案是教学管理、教学实践、教学研究的重要组成部分，极具保存价值和参考性，是教学评估的重要内容之一。但目前高校学生档案管理还存在着一些问题，因此，我们要提出切实可行的解决措施，做好高校学生档案管理工作，以便于更好地服务于教学和科研活动。

关键词：高校；学生档案；管理

学生档案管理除了包括学生资料的记录、整理和归档之外，在必要的时候还要为相关人员提供查阅和转递工作，因此工作过程中必须应对来自自然、物理以及人为方面的损坏风险。就目前我国高校学生档案的管理工作而言，由于思想上的重视程度不高、档案工作中的规范性不强，因此存在着许多不足，甚至出现了档案损毁、遗失等严重问题。

一、高校学生档案管理的必要性

早在2008年9月，我国教育部和国家档案局就联合发布了最新修订的《高等学校档案管理办法》，在我国档案发展历史上，首次明确了“学生类档案”这一概念，这表示学生档案管理已經成为高校档案管理的重要组成部分。将学生类档案提炼出来，单独成类，体现了我国教育“以人为本”的思想与理念，将学生档案管理的重要性摆在了高校建设的突出地位。

二、高校学生档案管理的主要内容

最新高等学校学生档案管理方法明确规定学生类档案包括：高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。多数高校规定归档学生档案主要包括高考材料、入学通知书及准考证、入学登记表、军训鉴定表、在校期间奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表、就业报到证等。

三、目前高校学生档案管理存在的问题

1. 档案收集工作不规范

高校学生档案的收集工作具有很强的随意性，一般都是由各个学院分别进行，然后再统一交由学生档案管理部门统一保管。由于学院内的档案收集人员往往不具备档案收集的专业知识，对于档案资料重要性的认识程度不够，在工作过程中不够细致，导致学生档案整理过程不规范，比如归档文字材料纸张规格不一、书写不规范、有错别字、材料缺失等。

2. 档案管理制度不健全

由于高校内缺乏对于档案管理工作的完善机制和健全制度，档案工作规范性和标准性不强，造成档案收集效率不高，档案不齐全。另外，很多高校对于档案的分类把握不准，档案随意放置，给后续查找和利用带来了极大的不便，再加上档案管理硬件设施不完善，使得档案霉变、损毁、丢失等问题经常出现。

3. 毕业生档案转递管理不完善

与过去学校与就业单位直接联系进行档案移交的工作相比，现如今自主择业的就业形势，给档案的安全保管带来了一定的风险。学生毕业之后，部分学生档案进入人才市场、人才交流中心等地方保管，烦琐的移交手续，往往带来档案的遗失、损毁等问题；有些学生档案交付到学生自己手中，迟迟不能上交专业的档案保管部门，极大地影响了档案的保密性和安全性。

四、对高校学生档案管理的建议

1. 培养档案管理的新理念

在现阶段的档案管理工作中，必须要求档案管理者更新观念，要从沿袭下来的旧观念、旧模式中解脱出来，适应社会经济发展步伐和档案管理工作的现实需要，充分认识到现今档案管理工作的新规律与新特点，挖掘学生档案的潜在利用价值，树立服务意识，加强信息化的档案管理工作能力，提升工作效率和档案管理的时效性、实用性和服务性。

2. 加强对学生档案材料的收集

做好平时收集与重点收集和集中收集相结合，明确学生类档案收集范围，做好各部门收集协调工作。在学生档案管理过程当中，要明确责任，指定专门的管理部门和管理人员，增强档案管理工作的秩序性，进一步规范档案收集格式，确立档案中的纸张、字迹、整理顺序的统一标准，保证学生档案收集、整理中的一致性。

五、结语

现今档案管理工作已经发生了很大的变化，档案管理工作必须与时俱进，不断促进档案管理工作的开展，以新的工作思路和方法来指导档案管理工作，提高档案管理人员的素质，加快档案管理的信息化建设，从而促进档案管理水平的提高。

参考文献：

[1]武翆荣.关于新形势下高校基建档案管理工作的创新[J].北京电力高等专科学校学报，2012（6）.

[2]马洁，佟丞，刘卫智.提高高校学生档案管理水平的理性思考与路径探究[J].教育理论与实践，2013（2）.