高校档案管理的现代化建设研究

张晓莹

摘 要：本文基于高校档案管理的现代化建设意义，提出档案管理现代化建设的思考：通过馆藏档案数字化、电子文档归档化、电子档案专题化，加速高校档案信息的数字化进程；通过档案资源共享化、信息资源集合化，推动高校档案工作的网络化；提高档案管理人员专业素养与信息化素养，促进高校档案人员素质全面化提升。

关键词：高校；档案管理；现代化

高校档案在推动高校教育教学水平、提升高校教科研质量、优化高校管理与确保高校各项活动有序开展中具有重要意义。为了进一步发挥高校档案的作用，高校必须要进一步提升档案管理水平，推动高校档案管理的现代化建设步伐。

一、加速高校档案信息的数字化进程

高校档案主要组成部分是信息与信息载体，档案价值的实现不在于载体，而在于载体承载的信息，因此高校档案管理的现代化建设必须要完成高校档案信息的数字化进程。这样才能使传统档案的缺点得到有效弥补，优化档案管理资源，节省传统档案管理中消耗的人力资源、物力资源与财力资源等。有以下三种路径。

1. 馆藏档案数字化。高校传统档案主要以纸质档案为主，档案管理的现代化建设需要对既有的纸质档案进行数字化处理，处理的方式要根据档案的属性灵活地选择。一是将纸质档案通过文字输入法，形成电子档案，从而形成数字化档案，这样耗费的人力较大；二是通过现代技术手段，对纸质档案进行数字化处理，从而形成数字化档案。

2. 电子文档归档化。目前，高校现代化进程加速，办公实现自动化，档案管理中形成的档案大多以电子档案为主。为进一步提升高校档案管理效率，必须对既有的电子档案进行归档化处理，高校档案管理部门可以借助互联网，对高校各部门日常工作过程中形成的档案进行收集与整理，形成系统的电子文档，从而提高档案资源的利用效率，为用户提供更便捷的档案服务。

3. 电子档案专题化。电子档案专题化是档案信息资源管理的必然趋势，因为档案信息如果存储在硬盘上，只是一堆很小的数字信息，难以发挥数字化档案信息资源效用；这就需要高校基于档案信息资源需求，建立专题化电子档案信息库，将档案资源分门别类地进行存储。

二、推动高校档案工作的网络化

目前，不少高校档案工作效率不高，比较重藏轻用，用户在利用档案信息时，很大程度上受时间、地点限制，档案资源共享不够，需要进一步推动高校档案工作的网络化。

1. 档案资源共享化。现代信息技术为资源共享创造了条件，高校档案部门要充分利用计算机平台与网络平台，发挥网络联通优势，将不同信息密级的档案资源存储在网络服务器中，按照用户的权限设定不同密级的档案，用户可以根据自己的权限与档案信息需求灵活地运用，促进高校档案管理现代化水平的发展，推动档案信息资源共享。

2. 信息资源集合化。高校档案工作的网络化可以借鉴高校电子图书馆的建设思路，基于图书、档案等一体化建设，将多种信息资源集合起来，构成信息集合体。用户可以根据自身档案信息需求，便捷地获取信息资源，提升档案管理的现代化水平。高校檔案工作网络化需要处理好档案信息资源的安全问题，不断提升档案信息管理水平与防范意识。

3. 信息资源规范化。规范化管理是高校档案现代化建设的重要内容之一。首先，提高高校档案现代化建设标准。高校档案管理部门要根据新时期档案管理的需要，借鉴先进院校、国际高校档案管理的先进经验，提高档案现代化建设标准，提升高校档案管理的现代化建设水平；其次，提高数字档案统一标准与操作标准。

三、促进高校档案人员素质全面化

1. 优化档案人员专业化素养。高校要根据新时期档案管理现代化建设需要，进一步完善档案管理人员准入制度，通过严格档案管理人员准入制度，选拔高素质的档案管理人才，从源头上优化管理人员的专业化素养；同时，完善对档案管理人员的培训与考核机制，通过专题培训、考核等，不断优化管理人员的专业化素养。

2. 提升档案人员的信息化素养。高校档案管理人员的信息化素养是档案管理现代化建设的必备素质，高校除了要对既有的档案管理人员进行信息技术培训外，还要进一步拓展培训平台，利用互联网平台、微媒体平台等，建立网络学习与培训平台，使档案管理人员能够便捷地利用网络平台、微媒体平台进行自我学习与提升，不断提升自我信息化素养。

总之，档案管理的现代化建设是高校教育教学发展的需要，也是高校档案事业可持续发展的需要。档案管理部门要进一步提升现代化建设意识，优化人员素质，建立适应时代发展的现代化档案管理体系。

参考文献：

[1]万玉侠.新时期下高校档案管理信息化建设研究[J].现代交际，2018（2）.

[2]程瑞红.信息化背景下的高校档案管理研究[J].中国管理信息化，2018（2）.