如何实现基层施工单位项目档案工作高质量发展

高荣欣

摘 要：随着新时代社会发展主要矛盾的转变，企业的工作重心也由高速发展转向高质量发展。项目档案工作是项目管理工作不可分割的一部分，转变传统管理理念，建立组织体系，加强项目资料的过程管控，通过贯标与对标，实现项目档案工作的高质量发展。本文结合工作实际，重点分析如何实现基层施工单位项目档案工作高质量发展。

关键词：项目档案工作；项目资料；高质量

在新时代背景下，基层施工单位项目档案工作要跟随企业整体发展战略，围绕公司经营生产工作需要，融入项目各项管理工作中，坚持稳中求进，建立组织管理体系，健全制度，从项目资料的形成源头抓起，加强项目资料过程管控，通过贯标与对标，逐步实现项目档案工作高质量发展。

一、基层施工单位项目档案工作现状

1.档案意识薄弱

传统的归档思维模式—档案工作只是档案管理者的工作，与各个业务工作者没有关系。一套项目档案是由此项目从立项审批到运营维护过程中产生的文件的有机集合，文件整理归档工作需要全员参与，并不仅仅是档案管理部门人员的工作职责。

档案价值意识薄弱—一套准确、完整、系统的档案对企业而言在经营承揽工作、清欠工作、项目运营维护及监管中起着不可或缺的参考利用作用与法律凭证作用，而非是存在库房里的一堆废纸。对个人而言档案除了真实的记录了个人业绩还在一定程度上能起到保护作用。

2.项目档案管理及归档工作体系不健全，相关管理人员职责不明确，档案管理人员调动频繁，工作交接不到位，导致部分文件丢失。

3.项目档案管理制度不健全，相关制度掌握不到位。导致归档范围不明确，档案收集不完整；电子档案收集不重视，导致归档信息不齐全；项目档案管理无章法，导致项目文件管控不力。

4.项目档案管理模式落后，缺乏项目资料前期与过程管控。传统的管理模式是重视后端管理的模式（项目开工前期不进行策划，中期不重视收集整理，后期集中人力物力整理档案。），如果项目迟迟不能验收，导致归档滞后，施工项目周期较长，资料易丢失并无法弥补，造成档案不完整。

5.项目档案工作为档案管理部门职责，与工程管理相关部门无关，导致项目资料与项目档案之间不能有效连接。

6.项目档案工作未纳入施工合同及项目绩效管理。导致执行力度不够，开展工作不受约束。

二、实现基层施工单位项目档案工作高质量发展建议与对策

1.强化档案意识，促进档案管理

工程项目档案是每个工程项目在施工生产过程中形成的原始记录，它不仅是工程质量的可靠凭证，是工程维护工作的依据，是企业声誉与资历的证明，其中还蕴藏着无数的技术成果、工艺方法和施工经验，它是以知识为载体集中凝结了企业在实践中创造的宝贵财富，是一种潜在生产力，他不能独立显示其经济效益，但通过利用就能发挥其独有的作用。这些年来，工程项目档案在技术参考、招投标、工程清欠中都发挥了极其重要的作用，在日益激烈的市场竞争中，提升全員档案意识是关键。因此，基层施工单位应从“对公司历史负责，为公司现实服务，替公司未来着想”的高度认识档案工作、重视档案工作，切实抓好档案工作，充实人员、完善设施、规范管理，促进档案管理水平不断提高。

2.加强领导，建立档案组织体系

加强领导，健全管理机构，是搞好每一项工作的基础。因此，建立项目档案工作领导小组与工作小组，明确岗位职责，建立项目档案工作联系网络，建立项目资料室，集中保管项目资料。加强对专兼职项目档案工作人员进行业务培训，以保证能准确及时把握档案工作标准，按照标准收集、整理工程施工中形成的项目资料。

3.建立健全档案管理制度，开展工作有章可循

建立健全档案管理制度，是档案人员开展档案业务工作的保障。基层施工项目部应建立项目档案管理情况介绍、项目档案整理方案、项目档案登记台账、项目档案管理流程图、项目档案利用制度、项目档案出入库登记制度、项目文件管理规范、项目档案整理细则、项目文件保管制度、项目档案验收报告等规则制度。项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交应符合国家、行业、地方与企业内部的管理规定。

4.注重前端管理，加强过程控制

传统管理模式：两端管理重视后端管理的模式

适应企业发展的管理模式：重视前后端管理的全过程管理模式

随着工程量扩大，工程周期长，文件数量多，不及时收集整理会造成文件大量破损、丢失，对施工单位造成巨大经济损失。同时电子文件与电子档案也大量产生，不及时收集极易丢失。因此项目在成立之初档案人员要参与到项目管理策划中，做出项目档案管理工作策划；实行注重前端管理，加强过程文件管控的全过程管理模式，文件随工程进展同步收集整理预立卷、后期组卷装订顺利验收并移交。保证项目资料收集齐全，安全保管，齐全归档。

5.全员参与，形成工程管理相关部门与档案管理部门共管局面

项目档案工作应是由档案管理部门和工程管理相关部门（包括工程部门、质量部门、物资部门、设备部门与财务部门等）共同负责管理。档案管理部门负责组织实施项目档案工作制度和规范标准，负责对应归档项目文件整理的规范性和系统性进行审查。负责项目档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用和移交工作。工程管理相关部门负责对工程技术文件规范性提出要求，对归档文件的完整性、准确性、有效性和规范性进行审查。应对本部门形成的项目文件进行收发、登记、积累和收集、整理、归档。

6.强化责任管理，纳入合同管理与绩效考核

项目档案工作在施工合同签订是应明确各方责任，归档范围及套数、质量等因素。工程竣工后按合同约定进行交付，通过合同条款依靠法律来约束相关各方的项目档案工作职责。

在项目档案管理责任方面，结合“三纳入”制度，将档案管理责任纳入有关人员的绩效（期薪）考核制度、奖评制度和职务评聘制度，形成有效的约束机制。

三、结论

项目档案是真实的记录了工程施工过程中的全貌，与工程实体一并重要，是工程评优的重要依据，同时是企业对外宣传的第一手资料。项目档案是维护企业形象，树立品牌工程，传承企业文化起到不可或缺的作用。本文结合项目档案管理工作实际，通过对现状分析，项目档案工作需转变管理模式，提高全员意识与专业素质，采取有效的管控手段，促使基层施工单位项目档案工作高质量发展。

参考文献：

[1]任秀波.档案管理工作在企业发展中的地位与作用[J].中国西部科技，2010年10月（上旬）第9卷第28期.

[2]李寅秋.施工项目竣工资料收集及管理[J].建材与装饰，2016年4月第17期.