新时期人事档案管理发展趋势与对策

刘磊

摘 要：当前我国人事档案管理工作中存在着诸多问题，影响了新时期人事档案管理的进一步发展及对企业管理工作发挥其应有作用。一般来说，很多单位对于人事档案管理的观念比较淡薄，存在着主观上轻视人事档案管理的现象，由此带来人事档案管理混乱、责任不明确且人事档案利用率低的问题，对于调动员工的工作积极性、通过人事档案的特殊属性提升员工工作效率的可能性化为乌有。本文就新时期人事档案管理发展的趋势和相关对策进行了分析。

关键词：人事档案管理；发展趋势；有效对策

一、人事档案管理现状分析

新世纪以来，我国的经济水平以及科技发展水平都得到了极大的提升，而人作为发展的关键要素之一，如何科学合理的分配任务和岗位成为推动发展不可或缺的一部分。为此，人事档案管理也逐渐的走到了台面上来，被越来越多的学者和专家重视、研究。在学术界已有不少的研究人员对人事档案管理的发展进行了研究，对其在发展中出现的问题以及如何将其信息化、高效化等不同层面进行了相关的研究。从流通到市面上的相关资料来看，现有的人事档案管理制度有着不少的漏洞需要完善。例如，在人事档案的管理研究中，仅仅以国人为研究对象，而缺乏国外人事档案管理的相关研究，还有部分的研究则特殊性较强，缺乏普遍性，没有得出具有推广意义的相关结论。这些问题的存在严重阻碍了我国人力资源管理体制的快速发展，为有效解决以上问题，提高人力资源管理水平，不断提升人事档案管理效率，打下坚实的基础。

二、新时期人事档案管理发展趋势

随着社会不断发展，旧的人事档案管理模式已经不能满足发展要求，人事档案管理改革势在必行，人事档案管理的发展趋势主要体现在以下三个大的方面：

（一）人事档案信息化管理的不断发展

我国人事档案信息化管理存在诸多弊端，未来的发展必须抓住信息化管理这一方针，从档案收集、归档和利用等均改变传统纸质档案模式，实行电子化运行，统筹规划，清楚自身存在的问题，并在此基础上发现问题、解决问题，建立全面的信息化管理系统，人事档案管理的信息化装备水平一定会越来越高，这也是人事档案管理发展的不懈目标。

（二）人事档案管理“三化”发展，即专业化、标准化和规范化

传统的人事档案管理工作人员很大程度上不能兼具政治可靠与专业素质，而前者往往又在人员任免过程中扮演着重要的角色。新时期的人事档案管理必然要突出专业化趋势，不断提升管理人员的专业素质，改进人事档案管理的专业化水平。信息化社会对于人事档案管理工作人员的文化素质、科学技术素质和档案管理专业素质提出了更高要求，不断提升管理人员的专业性，通过加强业务培训和严抓人才聘任环节来构建高水平人事档案管理专业队伍显得刻不容缓。标准化是人事档案管理信息化发展的必由之路，是进一步发展档案管理数字化，建立数据库等的核心问题；规范化是实现人事档案管理现代化的基础，目的是要改变现有档案书写管理不规范、装订不整齐、用料不统一等问题，这需要制定严格的规章制度来约束。

（三）新时期人事档案管理的制度化趋势

制度化是推进新时期人事档案管理工作快速发展的另一条不容忽视的生命线，当前我国的人事档案管理主要由具备接收人事档案资质的企事业单位特别是国有企事业单位和社会人事档案保管中心两个主体承担的。前者面对的是自己的员工，提供免费档案管理服务；后者则主要面对社会流动群体，无论是寄存人事档案还是转档都须缴纳一定费用，这种相对来说手续复杂而又有偿的人事档案管理在一定程度上导致了“弃档”现象的出现。相比于西方发达国家人事档案管理作为政府公共服务组成部分而提供免费的公益服务，我国新时期的人事档案管理必然要向公益化和制度化方向加强探索，从而有效提升档案管理的效率。

三、新时期人事档案管理的有效对策

（一）加强人事档案管理的意识

面对当前人事档案管理工作方面存在的不足，我们首先要做的就是从思想上加强对人事档案管理工作的认识。一方面可以做一些人事档案管理的宣传工作，让更多的人对这项工作有一定的了解。二要普及人事档案管理工作方面的法律法规，以便更好地管理人事档案，使其重要作用和意义发挥出来。

（二）不断提升我国人事档案的利用效率

只有让人事档案真正发挥其应有的作用，发掘其本身在人力资源管理和企业内部管理中的价值才能真正将人事档案管理工作在新时期的提升与改进落到实处。这就要求不断提升人事档案的利用效率，加强人事档案对于工作人员多层次、多方位的信息内容的展示，为人事管理提供直观有效的依据。同时要保证人事档案的及时更新，处理好人事档案保管与利用的关系，确保人事档案信息的保密性，从而真正促进人事档案在企业管理中作用的有效发挥。

（三）改善人事档案工作的服务理念

人事档案管理工作是一个服务性的工作，强化人事档案管理工作的服务理念也是一项重点工作。一方面，工作人员要主动应用人事档案，将传统的被动接收档案转变为主动整理。一方面，工作人员在组织服务工作时要具备一定的前瞻性，及时地对各种信息进行分门别类地整理，以便为后期人事调动和任用干部工作打下基础，增强便捷性。另一方面，人事档案管理工作涉及的内容很多，在平时的工作中，要掌握各种信息，这样才能为领导层询问情况做准备，提供一定的有效数据。

（四）注重人事档案材料的收集工作，规范档案管理

收集人事档案资料是进行人事档案管理工作的基础，现阶段干部制度的考核、培训、晋升等会产生很多材料，给资料档案收集带来难度。因此，人事档案管理人员必须及时收集有关材料，并及时移交和办完手续，保证人事档案部门能够及时补充和归档材料；建立完善的人事档案管理制度是规范化管理的有力保证，各单位要建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、鉴别、归档、以及档案的日常保管、利用和借阅等，都要制定一套严格的制度，按章办事。

四、结语

总之，我国人事档案管理是一项较为复杂而重要的工作，只有重视人事档案管理的发展，积极研究发展之路，解决现存的问题，才能够高效的发挥人力资源的功用，为人们在拓宽发展空间的时候提供便利的服务，促进人力资源的优化配置。

参考文献：

[1]刘石.论人事档案管理和发展趋势[J].科技展望，2015（11）.

[2]胡杰军.浅谈人事档案管理及发展趋势展望[J].科协论坛（下半月），2012（09）.

[3]张岩.人事档案管理研究述评及发展趋势[J].办公室业務，2017（09）.

[4]李凤艳.试析人事档案管理及发展趋势展望[J].科技展望，2014（12）.

[5]李农基.人事档案管理的发展方向[J].贵州电力技术，2016（02）.