浅谈企业管理中电子文件的保管与利用

王静秋

摘 要：信息技术的飞速发展带动了人类社会管理技术的不断革新。近几十年随着无纸化办公思想的普及和办公自动化系统的应用，电子文件也成为了记录、传达、留存企业社会实践活动痕迹的重要工具。本文从企业档案工作者的角度出发，概括了企业电子文件的概念、类型和特点，并针对现阶段企业管理中电子文件管理存在的一些问题，提出了相关解决方案。

关键词：电子文件；企業档案；档案管理；信息

一、引言

随着现代信息技术的迅猛发展与高速普及，企业利用计算机技术辅助办公管理已成为日常，企业的管理活动越来越离不开形形色色的电子文件。而随着电子文件的大量涌现，其在当今社会的信息资源管理中的重要性也日益突出。企业电子文件不仅大大缩减了纸质文件的流转成本，在企业内部信息资源的共享以及提高企业员工的工作效率方面也卓有成效。但由于电子文件其本身明显区别于传统纸质文件的特点，使得电子文件在保管和利用等方面都给文书档案管理工作带来了一些挑战。如何在企业管理中做好电子文件的保管与利用成为我们档案工作者必须思考的问题。

二、企业管理中电子文件的类型和特点

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备存取，并能够在通信网络上传输的文件。笔者根据日常工作活动中的经验，将电子文件的主要类型与特点概括如下。

（一）企业管理中电子文件的类型

企业管理中的电子文件按照信息类型，可以分为以下四类：

1.文本文件：主要是指通过办公自动化系统流转的各类公务文件，包括上级下发的文件，同级的平行文件，下级上报的文件和本单位形成的文件。这些文件与纸质公文一样具有签章、收文稿纸和发文稿纸，能够完整记录公文的生成、流转情况，具有较高的原始记录性与凭证价值。

2.数据文件：主要是指在各类事务处理系统中生成的、记录企业管理对象和管理过程的数据库数据对象。例如人事系统、财务系统等企业管理平台中生成的各类数据都能够反映企业各项生产经营活动的痕迹，对于维护企业的人事信息、财务运营状况等有重要的档案价值。

3.图像文件：主要是指使用数字设备采集或制作的画面，例如用数码相机在企业各项活动中捕捉到的照片、扫描仪扫描的各类原件画面等。

4.影像文件：是指使用影视捕获设备录入的数字影像或其他动态画面。例如企业举办各项重大活动时所录的影像、企业制作的各类宣传片等。

（二）企业管理中电子文件的特点

由于电子文件的生成、阅读、处理都需要借助计算机设备，因而电子文件具有着与传统纸质文件截然不同的特征，主要概括如下：

1.信息的非人工识读性

电子文件是以数字式代码作为记录符号传输到计算机内的，这种代码不可被人类直接识读，必须借助某种数字存储设备使之还原，人类才能进行识读。

2.对系统的依赖性

电子文件的生成、处理、传输以及归档后的全部管理活动都必须借助计算机系统才能够实现。离开计算机系统，人类既无法识读，也无法对电子文件进行任何处理。当信息系统随着技术的不断升级而更新换代时，我们就需要对老系统生成的文件进行迁移转换，或者保存老的系统，否则就会出现新老系统不兼容导致旧文件不可读的状况。

3.信息内容与载体的可分离性

电子文件中的信息内容不像纸质实体有一个固定的物理形态，它是一种“虚拟文件”，可以在不同存储介质之间转换，也可以根据需要转变形态、大小以及格式。这就导致电子文件容易被篡改、被复制，给电子文件原件的真实性鉴定带来了困扰。

4.信息存储的脆弱性

纸质文件的实体会受光照、酸碱度、温湿度等影响而造成损坏，但电子文件与纸质文件相比显得更加脆弱，只要它的存储环境发生变化，例如载体受损、新旧系统不兼容等情况，电子文件就会难以读取，造成信息失效甚至丢失的结果。

三、企业电子文件管理存在的问题

（一）电子文件管理制度不够规范

电子文件的发展仅在短短的几十年间，许多企业对电子文件重要性的认识还不够全面，在日常管理时忽略了对电子文件的管理，或是直接套用管理纸质档案的模式管理电子文件，这使许多重要电子文件原件都散落在各部门人员的电脑中或者无序地封存于硬盘、磁盘中，使其利用效果大打折扣。部门人员在移交电子文件时也存在将电脑内所有数据直接复制到磁盘中的情况，可能会导致大量冗余信息被保存，增加了保管成本，降低了信息质量。

（二）电子文件存放分散，存在信息孤岛

电子文件在企业管理中最大的优势是打破时空限制，最快速地为领导决策提供信息服务。而目前由于各部门使用的信息系统各不相同，生成的电子文件难以集成，给信息的共享与交互带来了不便，影响其情报价值。例如企业的公文流转系统、人事系统、财务系统都是分开的，这些系统上产生的表单、数据往往只有负责相关业务的人员了解，领导需要统筹信息进行决策时常常需要有关人员分别调用信息，加大了时间成本。且如果出现系统更新、人才流动等情况，就很容易造成信息丢失。

（三）电子文件归档意识不强

许多企业对电子文件归档的认识仅是将纸质文件扫描为电子档然后保存，对于其他管理系统中的程序、数据并无归档意识。导致许多有保存价值的电子文件得不到保存，保存下来的电子文件仅作为纸质文件的扫描件，其真正价值难以体现。更会出现先将电子文件打印成纸质存档，再将纸质文件扫描为电子档保存的情况，耗费了大量的财力物力，却并未实现电子文件的利用价值。

（四）电子文件的真实性、可用性难以保障

电子文件由于其与载体的可分离性导致其极易被修改被复制，若不制定规范的归档制度与防改写方式，仅是单纯转移到某种存储介质，那么它的真实性便会受到威胁。且与纸质文件相比，电子文件的存储介质寿命较短，相关存取设备更新换代速度极快，若归档后不对存储介质以及信息内容的可用性定期检查，就容易导致文件无法读取。

四、完善电子文件保管与利用的措施

（一）建立健全电子文件管理制度

健全的管理制度是实现对电子文件科学有效管理的前提。企业要根据实际情况以及管理需求，制定电子文件收集、整理、登记、存储等环节的细则，明确各部门人员职责，切实做好电子文件管理制度的贯彻落实。此外还应指定专门机构或人员进行监督，保障该制度的有效落实，提高电子文件的管理质量。

（二）开发并应用电子文件管理系统

企业应树立“前端控制”思想，自主开发或委托开发商开发电子文件管理系统，将电子文件在形成之时甚至是形成之前到归档的整个过程中涉及的所有因素都统筹加以考虑，形成完善的电子文件管理系统，促进电子文件管理的高质量落实。通过电子文件管理系统能够将各部门人员与档案人员联系起来，将散落在各部门的电子文件进行集成整合，最大限度地实现电子文件资源的共享与利用。

（三）提高工作人员对电子文件的认识

各部门业务工作人员应提高对电子文件的认识，深刻理解电子文件对于日常管理活动以及档案管理的重要意义。企业档案管理人员可以开展相关培训，增强业务人员对电子文件的管理能力，让业务人员在日常工作中能够有意识地将电子文件的管理工作纳入日常工作中，做到“谁办理，谁收集”，定期将本部门电子文件去粗存精，有序整理，并将电子文件与元数据进行链接并保存，维护电子文件的真实性，提高电子文件归档质量。

（四）定期维护电子文件的存取设备

信息技术的不断革新使得电子文件的存储技术也在不断更新换代，每一代存储技术的生命周期越来越短。这要求我们一方面要与时俱进，不断更新电子文件的存取设备，定期将旧的数据迁移到新的设备中；另一方面要增强对电子文件生成环境的归档，包括电子文件的流转信息以及存取设备、操作的硬软件系统等，防止载体与新的设备不兼容而导致大量电子文件无法识别的情况发生。

五、结语

信息技术的发展给企业的管理工作带来了新的可能。作为企业工作人员与档案管理人员，在享受信息技术带给我们的便利的同时，我们也应该提高对电子文件的管理意识，制定电子文件管理制度并严格执行，妥善做好对电子文件的保管与利用，让企业活动的真实记录能够在信息化时代通过电子文件得以长期保存，发挥电子文件最大的价值。

参考文献：

[1]范涛，黄蕊.信息化条件下企业电子文件管理要点探析[J].管理研究， 2017（7）：16-16.

[2]葛荔琳.企业电子文件归档与管理的探索[J].圖书与档案， 2013（2）：123-123.

[3]李岱.信息化环境下企业电子文件管理制度建设探析[J].办公室业务，2014（8）：75-76.

[4]冯玮.试析如何做好企业电子文件的归档与管理[J].中国新技术新产品， 2015（11）：169-169.