浅谈如何提升高中学籍档案管理水平
2018-10-15陈健全
陈健全
摘 要:高中学籍档案记录着学生的学习和行为表现,是高校和就业单位录用的依据,对于高中生非常重要。近年来高中学校学籍档案管理的工作量的不断增加,为学籍档案管理人员提出了更多要求。学籍档案管理人员必须尽快转变观念,创新工作方法,提升档案管理工作效率,做好学籍档案的收集、管理、归档和利用工作,发挥学籍档案自身的作用。
关键词:档案管理;学籍档案;高中管理
高中学籍档案是高中生个人学习状况的原始记录,具有一定的法律凭证作用,高中学校必须重视学籍档案的管理和利用情况,学校要不断提高学籍档案管理工作水平,准确反映学生的学习情况。在部分高中学校的学籍档案管理中仍然存在一些问题,学校必须及时解决,提高学籍档案管理工作水平。
一、高中学籍档案管理的重要性
高中学籍档案中包括学生的注册登记表、个人学习情况等内容,真实反映出学生的学习情况,是学生档案的原始凭证,可以为学校查询学生资料提供可靠的依据。因此高中学校必须重视学生的档案管理工作,做好学生资料的收集、整理和归档工作,保证档案的完整性和真实性,以便后续的使用。
(一)学籍档案是人事档案的雏形
学籍档案是高中生文字资料形式的记录,学校保存的学籍档案不能发挥真正的作用,而毕业生的人事档案由学籍档案转换,毕业后由学校将学籍档案转交给毕业生就业单位或人才交流中心等,此时的学籍档案正式成为人事檔案,发挥其应有的作用。学籍档案是人事档案的重要组成部分,是学生在校期间生活学习的历史记录,是今后学生在各单位选拔任用考核的主要依据,因此高中生必须高度重视自己的个人档案,学籍档案对高中生具有不可替代的作用,必须给予极大的重视[1]。
(二)学籍档案是学生的学习生活的信息记录
学籍档案是学生在高中时留下的痕迹和成长记录,是学校档案的重要组成部分,也是高中生升入大学和进入社会的重要凭据,大学和社会各单位都可以通过学籍档案了解学生的档案记录,深入了解学生的人品、学识和行为记录等等。学籍档案具有权威性和隐私性的特点,高中学校应当重视学籍档案,妥善保管,发挥其应有的作用。
(三)学籍档案是高中生取得高中学籍的重要依据
高中的学籍档案在升入高中时开始启用,初中学生在通过中考被高中学校录取,并将在校表现记录在档案中,不断补充完善。由于学籍档案的重要性,报名时填写的个人信息要让学生签字确认,保证学籍档案的准确性,不影响学生后续使用。
(四)对于学生学籍的认定具有重要作用
学籍档案的组织整理具有极强的时效性,影响到学生能否顺利高中毕业,因此档案管理人员在规定时间内必须完成相应工作,工作人员如果不负责任,造成档案的却是损坏,都会影响到学生的毕业表现,因此学校必须在每学期组织相关的部门和人员进行档案的收集和整理,保证学籍档案的质量,并按时按量完成[2]。基础数据必须及时录入档案,反复复查,确保学生数据完整无误,做到条理性和准确性。学籍档案是学生的第一份档案材料,具备极大的重要性。
二、高中学籍档案管理中存在的主要问题
学籍档案是社会服务中最常查阅的信息,由于其真实性、复杂多样性和周期性而形成了极其庞大的数据库,由于数量多,资料庞杂,在高中学校的实际工作中学籍档案管理存在的问题也逐渐显露。
(一)学籍档案多头管理,材料档案不统一
学籍档案内容复杂,数量繁多,填写时间长,在形成过程中一般由多个部门参与填写,不同部门填写的档案内容不同,方向不同,档案规格也可能出现不同,很容易造成档案不全,失去档案的完整性和统一性,造成核对困难。
(二)缺乏健全的学籍档案管理制度
由于高中学校缺乏健全的档案管理工作制度,流程也不统一,导致高中学籍档案缺乏统一的管理,缺少专人负责,很容易出现遗失、损坏等现象,为学生的调用造成不便。
(三)缺乏资金投入
由于部分高中学校对于学籍档案管理缺乏重视,档案管理经费不足,无法建立统一的档案管理平台,经常使工作处于被动局面,也无法推进档案信息化建设,影响学籍档案管理水平,学籍档案的收集、存放和检索过程中都会遇到问题,收集信息不全或有遗漏、错误等,缺乏专人负责管理,在存放过程中容易出现档案损坏、遗失等情况,档案检索和调用的效率较低,也容易导致档案遗失,学生档案信息泄露等问题,造成严重的后果。
(四)档案管理的信息化水平低
传统的高中学校学籍档案使用纸质方式保存,极易受到潮湿、火灾等的影响,查阅不便,利用率低,容易出现丢失和损毁等的情况。由于部分高中学校没有引进现代信息技术使用,学籍档案的利用率低,安全性不高,一直影响着工作效率。而且由于高中学籍档案需要寄送到高校和就业单位中,纸质档案的寄送非常不便,且只能一次寄送,非常容易丢失,而电子档案可以多次寄送,寄送时间快,效率高,不易丢失。因此高中学校可以采用信息技术电子档案系统[3]。
三、提升高中学籍档案管理水平的策略
(一)提高对学籍档案管理的重视,增加经费投入
高中学校要健全档案管理制度,提高档案管理工作水平。高中学校的管理层要提高对高中学籍档案管理的重视,做到统一领导,分级管理,监督档案管理人员落实相关法规制度,从而保证学籍档案的完整性和安全性。增加学籍档案管理相关资金投入,配置先进的学籍档案管理设备,结合学校的自身情况,建立专门的档案室,做好防火、防潮措施,并配置现代化设备,提高档案管理过程中的软硬件设施建设,促进档案的信息化管理,提高学籍档案的管理工作水平。
(二)健全档案管理制度
由于高中的学籍档案管理工作非常繁琐复杂,学校可以建立完整的学籍档案管理制度,从学校的实际状况出发,明确档案管理的工作标准,统一开展学籍档案的收集、整理、归档工作。通过对学籍档案的全面整理,确保学籍档案的完整性和真实性。档案管理人员在收集学籍档案的过程中,要按照规定分类管理,避免出现遗漏和错误,定期做好档案检查工作,寻找安全隐患并及时采取有效的解决措施解决问题,根据学生的情况变动做好相应的调整,提高学籍档案的实用性[4]。
(三)引进信息技术,推动档案管理的信息化建设
部分高中学籍档案仍然采取纸质档案的方式,在保存时容易受到潮湿、丢失和火灾等的威胁,导致出现损坏,浪费大量的人力和资金,而且工作效率低下[5]。高中学校要不断创新管理方法,引进现代信息技术,简化学籍档案管理流程,充分发挥出信息技术的作用,引进先进技术和设备,并安排专业人员负责学籍档案管理工作,保证档案信息的准确和完整,采取自动化办公方式管理学籍档案,提供自动检索功能,从而快速准确地查找到所需的信息,提升档案利用率。建立完善的信息管理平台,实现学籍档案资源利用共享,从而提升高中学校学籍档案管理水平。
(四)提升学籍档案管理人员的综合素质
高中学籍档案管理工作量大,要加强对学籍档案的管理,高中学校可以实行适当的奖励制度,激发档案管理工作人员的积极性,提高档案管理人员的工作效率,实现对档案资料的有效管理。对档案管理人员开展定期培训,使他们了解相关的法律法规,掌握专业知识,有效提升档案管理的专业素质和专业能力,明确管理职责,做好学籍档案的收集、整理和利用,提高对档案管理工作的重视,定期做好检查工作,找出存在的问题,并及时整改,在日常工作中主动总结经验,提高高中学籍档案管理工作水平[6]。
(五)严格审查档案资料工作,并注意把关
高中学籍档案具有极强的隐私性,在学籍档案利用过程中,一定要注意相关的法律问题,按照规定履行程序。学籍档案的管理采用信息化技术,查找内容速度快,效率較高。管理者在利用时一定要坚持原则,严格把关,维护学籍档案的真实性和权威性。在加强传统的纸质档案的保护的同时,还要充分利用现代化电子信息技术,组织电子文件,减少档案的缺损和丢失。高中学籍档案信息化平台的建立不是一蹴而就的,而是高中三个学期的积累,是学校集体工作的结晶。只有学籍档案及时整理归档,才能更好地发挥学籍档案的作用。
(六)塑造稳定的档案干部队伍
档案管理工作持续性强,许多基础业务工作和规章制度建设需要档案人员长时间的学习培训和经验积累,才能逐步适应工作和完善制度。档案管理人员如果频繁跳动,久会影响档案管理工作的连续性,因此必须塑造稳定的档案管理队伍,健全人员进出管理制度,促进各项工作稳定持续发展,促进档案管理的稳定性。
四、结语
学籍档案中包括学生从入校到毕业的全部学习情况,学籍档案的利用在学生的升学和就业中占有非常重要的作用。要提高学籍档案的利用率,就要不断提高档案管理工作水平。学籍档案管理工作是高中学校档案管理的重要组成部分,加强学籍档案的管理,促进学籍档案管理工作的规范化和科学化,从而规范教学秩序,提高教学水平,对学校自身的管理也有巨大的推动作用。要提高高中学籍档案管理水平,就要健全档案管理制度,增加经费投入,引进现代信息技术和软硬件设施,通过培训提高管理人员的专业素质,并做好学籍档案的利用和隐私管理工作,打造一支优秀高效的档案管理队伍,提高学籍档案管理工作水平,为高中生的学习和发展提供便利。
参考文献:
[1]曲延军.浅谈高中学籍档案的组建和管理[J].办公室业务,2017(3):109.
[2]王婷婷,田海燕.浅谈普通高中学生学籍档案信息化管理[J].办公室业务, 2018(6).
[3]张彪.新形势下高中学籍档案管理探讨[J].办公室业务,2017(10):69.
[4]宣勇.如何开展高中生学籍档案信息化管理工作[J].档案时空,2018(6).
[5]李春娥.试论基于新形势下的高中学籍档案管理[J].卷宗,2017(14).
[6]张南旦.分析学籍档案的特点及高中学籍档案的科学管理策略[J].教育现代化:电子版,2017(3):208.