有关中职档案的管理方法的几点建议

李静 张涛

摘 要：学生的档案管理工作是学校基础工作重要的一部分。它与学生的在校表现和将来的毕业就业息息相关，它能够记录学生的学习情况，反映出一个学生的能力高低，同时也是用人单位重点参考的一个方面，在学生的就业方面起着不容忽视的作用。所以，学生的档案管理工作的重要性不言而喻。但目前，在中职学校的档案管理方面出现了一些问题，学生档案的管理制度、管理档案的硬软件设施以及档案管理者的工作技能都迫切需要提升。本研究就对以上几点作简要分析。

关键词：中职学校；档案管理；建议

学校档案的管理工作水平是衡量一个学校工作能力和教学水平的标准。档案管理的水平高低与学生的自身利益有着直接的联系。在当前激烈的社会竞争中，档案室唯一能够反映学生学习能力和工作能力的载体，是证明学生实力的重要凭证。当前在中职学校面临着重大的改革，对于学生的档案管理工作也应当适当做出改变，笔者就对中职档案的管理办法提几点建议。

一、当前我国中职档案管理出现了亟待解决的问题

（一）中职学校对档案管理工作重视程度不够。很多中职学校只重视学校的教学工作，没有认识到学生档案的管理工作在学校的管理水平中的地位，导致出现“轻档案，重成绩”的错误认知。学校的管理者认为学校的档案管理并不需要那么严格，有的中职学校甚至没有配备专门档案管理人员，对学生档案的管理没有起到应尽的责任，学校的管理者只重视教学方面的成绩，却不注重对学生在校表现的记录，为以后学生就业毕业造成了一定的困难。

（二）档案管理电子系统不能适应互联网时代。当前中职院校的档案管理设备和系统老旧落后也是限制档案管理水平的一个重要因素。有部分中职院校的档案管理工作还停留在纸质档案管理的时代。对于学生档案的记录仅仅是手工抄写，一方面这浪费了大量的人力和时间，另一方面来说，手工抄写在出错后难以更改，在后期档案的查找不方便等都是限制档案管理水平的重要因素。除此之外，采用计算机进行档案管理的中职学校也存在着一些问题。由于学校在档案管理方面的资金投入也非常有限，老旧的档案管理系统无法妥善的处理大量学生的档案。档案管理手段的落后对档案的管理工作也带来了大量较为繁琐的工作。同时，学校在对于档案管理的硬件设施的防护不到位，部分中职学校没有重视档案室的通风、防潮、防霉、防火，这就为档案管理埋下极大的安全隐患。总体来说，学校对于档案管理工作重要性的认识不足，导致了档案管理水平的停滞不前。

（三）中职学校档案管理工作者专业素质不高。中职学校缺乏档案管理工作人员，并且进行档案管理工作人员的工作能力和工作素质低下，导致中职学校的档案管理工作水平无法提高。再者，由于这些中职学校对于档案管理工作的不重视，导致进行档案管理的工作人员对于工作的责任心不强，认识不到档案管理工作对于学生和用人单位的重要意义，加重了档案管理工作规范性的丧失，使档案的管理水平难以提升。

二、针对解决中职档案管理问题提出的几点建议

（一）完善中职档案管理制度。首先，应当加强对于中职档案管理工作的重视，加强档案的管理。政府部门可以组织学校的领导和老师进行“加强对于档案管理重要性认识”的学习工作，可以组织学习《档案法》，树立对档案管理工作的正确认识。这是有效提升档案管理工作的有效保障。加强中职档案的管理工作，以切实提升档案管理工作水平为根本目的，建立健全各项工作制度，应当规范化档案的分类、归档要求和管理方式，做到档案工作能够有条不紊地进行，有效提升档案的管理效率。

（二）及时优化档案管理软硬件设施。由上文分析，档案的管理系统的好坏在很大程度上影响档案管理工作的效率。由于学生数量的激增，传统化的档案管理系统已经不适应现在的要求。这就要求学校要敢于创新，能够利用新技术新手段实现档案工作水平的提升。好的管理系统能够简化工作步骤，极大地减少档案管理者的工作量，为管理工作效率的提升打下坚实的基础。所以，中职学校应当加大在档案管理方面的资金投入，及时的优化更新档案管理的软硬件设施，为档案管理工作的展开奠定坚实基础。此外，对于纸质档案也要加强管理。要设立专门的档案管理室，按档案类别进行分类管理，做好纸质档案的防火、防潮、防霉的保护工作。总体来说，校方应当加速学生档案管理工作的现代化进程，保证档案管理工作能够规范化进行。

（三）提高对档案管理工作者的技能要求。学校应当任用拥有专业档案管理技能的人才来担任学校的档案管理工作。在工作人员入职后，应当首先进行专业的技术培训，并进行相应的考核，目的在于让入职人员能够快速的投入到实際的工作中，防止工作中出现较大失误。再者，要端正档案工作人员的工作态度，树立工作认真负责的从业精神，加强对档案的管理，有效提升工作质量。学校可以通过加强对工作人员的宣传学习，提升工作人员对学生档案管理工作重要性的认识。要认识到，一份真实、有效的档案是学生求职的关键，是用人单位权衡学生工作能力的重要途径。所以，从事档案管理的工作人员应当秉承对学生认证负责的态度，去管理好每一位学生的档案。

档案的管理工作在每一个中职学校都有着极其重要的地位，它是学生在校表现和能力高低的载体，也是用人单位进行人员考核的重要部分，还是一个学校工作能力的体现。所以，要尽力做好学生的档案管理工作，使其发挥其应有的价值。

参考文献：

[1]姜珊.浅谈中职学校学生档案的管理和利用[J].商业经济，2008（16）.

[2]李进德，李桂华.浅谈中职学校学生心理档案的管理及应用[J].科技创新导报，2008（16）.