浅议高校物资采购审计

陈秋云

摘 要：高校物资采购为高校科研、办学提供了重要的物资保障，也是风险集中、问题多发的重要领域，做好高校物资采购审计工作，对规范财政资金的使用，提高采购经济效益具有重要意义。本文梳理了目前高校物资采购存在的普遍问题，并从内部控制的角度提出了物资采购审计的思路和审计重点，对高校物资采购审计工作进行了探讨。

关键词：物资采购 内部控制审计

2016年7月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号），改进中央高校、科研院所政府采购管理，赋予了高校和科研院所更大的采购自主权，“中央高校、科研院所可自行采购科研仪器设备，自行选择科研仪器设备评审专家”。近年来，在“放管服”改革的管理背景下，对物资采购工作的监督管理要求进一步强化，高校物资采购审计面临着更高的要求和挑战。

一、物资采购审计的含义及内容

物资采购审计是指组织内部审计机构及人员依据有关法律、法规、政策及相关标准，按照一定的程序和方法，对物资采购各部门和环节的经营活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。物资采购审计的目的是改善物资采购质量，降低采购费用，维护组织的合法权益，促进组织价值的增加及目标的实现。高校物资采购审计内容包括使用财政资金进行物资采购的一系列经济活动及与物资采购相关的制度环境、信息化建设等内部控制情况。

二、高校物资采购存在的普遍问题

目前，不少高校设置了政府采购与招投标管理中心负责归口管理学校的物资采购工作，但因高校采购业务量大、采购活动涉及部门多、采购形式复杂，高校物资采购普遍存在着以下问题：

（一）内部控制制度不够健全

按照国家推进“放管服”改革的工作部署，各省相继出台了采购管理改革的相应制度和措施，进一步提高了政府采购限额标准和公开招标数额标准。目前，许多高校对政府采购限额以下的采购方式适用情况，及不同采购方式的审批、采购变更、采购评审程序规范不明晰，且普遍没有制定与采购管理相关的供应商管理制度和信息系统管理制度，采购管理的内部控制制度供给不足。

（二）科研项目支出的采购项目无采购计划管理和预算管理

目前高校使用行政办公经费购置、纳入政府集中采购目录且达到采购标准的采购项目执行政府集中采购程序，但使用科研经费购买的仪器设备等由各个项目负责人按需自行提出，采购归口管理部门根据采购人提出的采购申请，组织专家论证后实施采购。对使用科研经费支出的采购项目，由于未进行统一的采购计划管理和预算管理，可能会由于采购时间仓促造成设备技术论证不充分，采购效果不理想；或同一采购项目因分次申购、分次审批造成的化整为零、规避招投标的情况，影响单个采购项目论证的准确性；以及同类型设备采购项目因不同项目组申购而多次组织专家论证的情况，既不利于发挥规模优势、降低采购成本，也不利于学校对采购设备的统筹管理，造成设备重复购置、资源浪费的情况。

（三）对供应商的准入、评估、管理及退出机制建立不完善

部分高校采购部门未建立详细的供应商准入和评估制度，对供应商是否准入以其提供的资质文件来确定，很少對供应商的实际经营管理状况、履约服务能力、质量信誉等进行深入调查并持续监督供应商业绩；对供应商的管理和退出基于采购用户的评价，但因用户评价程序繁琐、评价指标设置不合理等因素，用户评价量少，评价所反映出的供应商履约服务能力的真实性、有效性有待商榷；学校采购部门也未对供应商进行定期评价并等登记履约台账，无法客观合理的对供应商形成有效制约、及时清退不合格供应商、并优化对供应商的选择。

（四）采购方式的审批管理流于形式，采购方式的变更审批程序执行不到位

高校维修类工程项目因施工工期集中在寒暑假，工程管理部门经常会因为时间紧、任务重，申请单一来源采购方式确定施工单位；学校采购管理部门为适应学校采购要求，完成采购计划，会放松对此类单一来源采购方式的审批，导致类似情况的采购项目审批控制较弱。另外，存在部分高校对达到应公开招标数额的货物及服务，在未对变更采购方式的理由组织外部专家论证，未就变更采购方式报财政部审批的情况下，变更为邀请招标、竞争性谈判及单一来源方式采购，采购方式的变更审批程序执行不到位。

三、高校物资采购审计的关注点

基于上述物资采购工作中存在的普遍问题，高校物资采购审计应重点加强对以下几个方面的监督，从物资采购管理的内部控制体系入手，抓住物资采购工作的关键控制点开展审计工作。

（一）采购管理信息系统内部控制情况

信息化是高校对采购管理工作进行内部控制和流程管理的重要手段，许多高校的物资采购相关业务已纳入系统管理。故物资采购管理系统的内控权限设置、流程管理、数据管理、数据对接等情况是当下物资采购审计工作不可忽视的重要部分。此外，专家库的建设管理，评标专家的资格准入、专家抽取，及供应商库的建设管理，供应商资格准入、监督评价、处罚管理等，也是审计应该重点关注的。

（二）采购管理制度建立健全情况

审核采购管理制度的建立健全情况，包括审核采购制度是否合理完善，采购业务内部控制是否健全并得到有效执行。学校是否制定相应制度明确与采购工作相关的职能部门职责，采购管理部门内部的采购业务分工是否明确，采购岗位设置是否形成相互牵制，岗位职责是否清晰，采购审批权限设置是否合理，关键岗位是否定期轮岗等。学校招投标管理中心是否对学校采购限额标准以下的采购工作进行规范指引；对政府采购限额标准以上、公开招标限额以下的采购工作，是否根据不同的采购方式制定详细的操作细则；是否根据采购标的，对货物类、服务类、工程类采购项目分别制定相应的管理办法；是否根据采购金额等次制定繁简不同的采购程序；是否制定供应商管理制度和信息系统管理制度等。

（三）物资采购管理工作的关键控制点

高校物资采购审计可以通过分解采购管理的各个环节，确定采购管理的重要环节和关键控制点，梳理内部控制的薄弱之处，确定高校物资采购审计的重点。高校物资采购审计的核心是采购程序的合法性、规范性，但影响采购计划执行、采购效率效果的，还包括以下重要环节：

一是采购计划环节。高校是否建立采购计划管理制度，明确各采购管理单位采购物资的种类、频率、成本控制要求等，详细的采购计划除包括具体的采购标的、数量及采购预算，还应包括采购工作计划开展的时间。高校是否建立健全采购申请审批制度，对采购申请审批的权限进行合理划分，明确请购和审批程序。是否存在采购预算与执行脱节、紧急和临时采购较多、预算编制不合理的情况。

二是招投标环节。包括采购方式申请是否符合制度的有关规定，是否根据项目类型、性质、特点，选用最合适的采购方式；申请非公开采购方式的理由是否充分，是否存在化整为零、故意规避公开招投标的情况；采购方式的变更是否履行必要的审批、报批程序；采购公告的发布时间、范围是否符合制度要求；招标文件对招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等实质性条款是否合理；专家的抽取、组成是否符合制度规定；专家的评审结果是否与评标原则相符，是否存在评分结果不公的情况。

三是货物验收与合同签订环节。包括采购管理部门是否建立验收制度，明确切实可行的验收时间节点，并对验收情况及时进行跟踪记录；申购单位是否及时提出验收申请，及时邀请申购单位使用人（含专家）与供应商、外贸代理公司共同开箱验收，对合同、到货清单和实物进行数量、型号等核对；对验收存在问题的货物，是否由验收三方及时现场确认；是否在合同签订前复核中标人的资质条件，并及时跟进合同的履约情况，按照合同节点做好货物验收和货款结算工作。

（四）将预算管理与采购效果结合进行采购效率效果的审计

将预算管理与采购效果结合进行采购效率效果的审计，通过采购效率效果评价，进一步完善物资采购预算管理工作。重点关注：采购管理部门是否建立采购效率效果的评价机制，及时记录资金节约率、及时比较实际招標时间与按制度规定要求的招标时间差异，及时检查采购设备实际安装情况、使用机时情况。采购管理部门是否建立申购人反馈机制，及时反馈采购标的是否达到技术要求，采购服务质量、后续维保情况。采购管理部门是否建立采购效率与预算管理相关联的有效机制，根据采购结果和申购人反馈信息，检查物资采购是否符合采购预算，有无超预算、无预算的情况；根据申购部门使用情况，评价以后年度类似采购活动的必要性，防止资源的重复购置或闲置浪费；根据采购结果，分析同一采购标的中标金额差异过大等异常情况，并查明原因，以进一步完善物资采购的预算管理工作。

参考文献：

[1]刘付春晓，高校物资采购审计存在的问题及对策[J].中国内部审 计.2015.

[2]杨慧君.论高等学校物资采购的审计[J].华中农业大学学报（社会科学版）.2005.