浅谈ERP如何解决传统手工管理企业生产采购计划混乱问题

李琳

摘 要 21世纪以来，传统的人为手工管理企业生产采购模式存在问题更加显著，如信息共享性差，对采购量的控制力度较弱、对库存量的把握不及时，没有建立对生产采购供应状况不确定性变化的跟踪和管理机制等问题。通过剖析传统的生产采购管理中存在的问题，探讨ERP促进其改进的方式手段。

关键词 采购计划；生产计划；ERP

一、传统手工管理下的生产采购计划混乱问题

1.部门间业务衔接不顺畅，信息共享性差

由于手工管理下各类数据是纸质数据，加上信息分散，查询极其不方便，从而导致了信息滞后。而且企业各部门分工不明确、职能界定不清楚，流程随意不固定，各自为阵，各立山头，部门间的沟通协调频繁出现问题，不知道与上下游部门的配合，生产数据的统计各记各的账，各报各的表，数据传递很难做到及时、准确、一致，出现问题互相推诿，难以查清责任，以至于生产部门不知道还有多少物料可供生产，仓库不知道采购部都采购了什么，采购部也搞不清上个月采购的物料是否已经到货...这些都大大影响了企业各项生产活动执行的准确性和效率。

2.对采购量的控制力度较弱，对库存量的把握不及时

采购的任务是来自于生产的需求，采购量则取决于对库存量的计算，然而在手工或传统管理模式下，仅靠人为手工管理的库存统计数据都是通过excel表格实现的，统计员往往在盘点的晚上或者第二天早上将汇总的库存数据录入电子表格，这种统计方式不仅缺乏及时性和数据准确性，还会不利于领导者实时监控、管理企业的运营状况；显然，如果当库存量的计算不及时的时候，为了保证生产，唯一的方法就是加大采购量，可是这个时候采购计划的制定完全是采购员经验指导下的结果，缺乏科学性、缺乏准确信息的支撑，甚至，有的采购员为了履行自己的职责，保证生产需要，会尽可能地提前采购和超量采购，这样做的后果必然导致有的物料库存积压，占用企业资金。

总而言之就是安排采购：买少了——停工，买太多了——浪费；配合生产：算出该买多少——慢...而且一旦客户的订单或公司的生产安排发生变动，换料、改订单交期只会让管理层觉得采购更难应对。

3.采购计划与生产计划之间缺乏严格的制约关系从而造成公司在订单、采购、生产、销售一系列环节上的混乱

传统手工模式下，采购、生产、仓库等环节的数据是未实现及时监控的，客户或供应商甚至工厂的各部门经常有各种数据资料需要修改等变动，传统人为手工管理的企业没有建立对生产采购供应状况变化的跟踪与管理机制，故根本没有办法及时正确的通知到各相关人员或部门，这就经常困扰着各种员工的正常工作。

所以只依靠手工处理这些信息，协调企业运营各环节中出现的矛盾是不够的，只有借助ERP这样的先进管理工具，运用ERP技术，整合企业资源，通过信息化平台建设才能更好的解决这些问题。

二、ERP如何解决生产采购计划混乱问题

1.合理计划物料需求

由生产制单中的物料表延伸出来的物料需求是正确采购的依据，也是降低库存的唯一方法。拿服装企业来说，可以以主生产计划为纲领，通过BOM来计算相关需求，根据制单的款式用料和生产数量，系统自动分解出制单的物料需求，综合考虑在途、库存、净存等数据，作出准确有效的物料采购计划，为生产部门提供现有库存数据可用量的查询，使生产部方便进行相关生产安排。

2.以产定购

通过物料需求分析后，将缺料数据自动导入至物料采购单。采购部门根据请购单或物料需求计划，下达采购订单。一旦采购订单通过审批，就意味着采购任务已经明确，此时所有各相关部门都可以看到采购订单，并且可以直接引用采购订单中的数据，诸如供应商、品名、数量、价格等等。并可以通过采购订单直接生成到货单，通过采购到货单直接生成采購入库单，可以根据采购订单直接生成采购发票。，可以根据采购入库单直接生成记账凭证，采购管理便是如此以采购订单为核心来实现各相关部门间的信息共享。

3.均衡安排生产

按产能和订单交期进行自动产生生产排程，并对产能达成情况进行分析，以便知道还能接多少单以及实际生产完成情况， 根据生产计划对各生产线下达生产任务，保证生产加工过程顺利畅通，缩短产品生产周期。

4.及时监控生产进度，提高交货的准确度

公司不但可以实现准确采购，还要随时全面监控订单的进度情况。对已下达的生产采购计划进行跟踪控制，通过生产日报表记录每天生产的情况以及耗用工时情况，以便了解生产进度及计算生产成本，来保证计划的按时、按质、按量的正常进行，实现对客户订单的准时交付。跟踪管理每天的生产进度，监控和调度各部门、各工作中心的工作负荷，并及时反馈实际的进度和耗用工时，以便必要时调整计划，实现企业的基本生产均衡。仓储部门，可以实时查询每个产品的现存量、可用量，实时查看产品现状处于哪道工序、在制情况及订单完成情况。

5.解决多部门的业务协同

ERP把销售业务与其他部门业务高度集成，客户信息-报价-接单-安排生产-备货-出货-开票-送货-装箱-汇总等业务实现了无缝的链接，缩短交货周期，提高交货准时性。帮助销售人员和管理人员对市场信息、计划、报价、订单、发运和售后服务等销售活动实行全过程的动态跟踪管理和分析。

6.以销定产

销售订单的共享在生产计划管理中是更重要的，它是生产计划的依据、证据、责任。根据销售订单制定可靠的生产计划和采购计划，一旦客户的需求发生变更，通过ERP这个信息化平台能迅速的进行计划的调整，将调整的信息及时的导入到生产车间、仓库和质检部门，便可实现信息的共享。

7.加入大量的“控制”管理思想

如方便的安全库存管理，有最低库存报警最高库存报警提示、自动控制应领量、允许超领量、允许超收数量、、允许退料/补料量、在制量、各工序材料数量、将繁琐的物流管理控制权交给ERP系统来完成，充分发挥ERP的记忆、控制、计算、预警功能，将仓库管理人员从琐碎的收发料及统计工作中彻底解放出来。

三、小结

通过均衡安排生产，随时监查制单生产进度、制单的各种详细情况，合理计划物料需求，及时了解订单数量、已生产数量、未交货数量及是否超出货期。ERP实现了对生产管理的精确掌控，实现了对库存管理的实时控制，保证了采购计划的准确及时，有效的解决了生产采购计划的混乱，从而提高了工作效率，减少了工作失误， 实现了物资流、资金流和信息流的集成和共享。

参考文献：

[1]于宏伟.浅谈ERP给中小企业带来的管理思想变革.现代企业教育，2009（1）：88-89