信息时代对档案保密管理工作的挑战及对策探微

王霞　王婷婷

摘要：互联网的快速发展，进一步推动了档案管理的电子化发展。面对档案管理新发展趋向所带来的挑战，档案保密管理工作如何转型又如何顺应时代潮流，如何在《档案法》和《保守国家秘密法》的双重限定下走出符合自身特征的发展之路等，系目前档案保密管理工作在信息时代中需要预先思考的重点。

关键词：信息时代 档案管理 保密

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2018）15-0119-02

欧美国家中除免予公开范围，其他档案信息均可不受限地面向普通公众发布。但我国相关政府信息及档案，受《档案法》和《保守国家秘密法》的双重限定。在双重限定下档案保密管理工作者需应对和解决工作中存在的历史遗留问题，还需面对信息时代对档案保密管理工作的冲击与挑战。

一、信息时代档案保密管理工作面临的挑战

（1）法律法规保密设施技术相对滞后。《中华人民共和国政府信息公开条例》的效力等级与《档案法》类似，一旦《档案法》与信息公开条例冲突，在现实层面就容易构成公开与保密之间的矛盾。对于这类矛盾，必须厘清公开与保密的相对关系，并及时调整档案开放条款。在倡导政府信息公开及公民知情的要求下，《档案法》等法律法规作为档案开放法律依据，从具体条款和立法精神层面都已经不再符合时代发展要求，需考虑适当修改档案公开和利用方面的内容来适应政府信息公开的需求。

由于相关保密技术的落后，信息承载媒介和传播媒介已经逐步演变成当前的数字化传播要求下的新形式，对档案的保密管理而言也是新的挑战。很多部门和企业缺乏有效管理方式，大多按照简单封存锁柜方式管理，一旦信息被窃取或信息遗失、不完整等，都不能满足公开需求的要求。

（2）保密期限与公开需求冲突。我国档案管理法律法规的制定起步晚、发展速度缓慢是不争的事实。目前档案保密管理工作赖以生存和法律少且相对落后，受限于《档案法》和《保守国家秘密法》的双重限定，导致我国档案保险管理难以满足信息时代档案管理信息化、电子化发展中所出现各类问题的应对要求。按照要求，档案信息具有三十年的持续保密期，涉及国家重大利益、安全等的具有保密属性的档案，其保密期限会超过三十年。此种限定使原本已经被封闭的档案信息保密色彩更为浓烈，与档案信息化管理和电子化管理的要求相悖，自然也无法满足公众对国家各类档案公开的及时性、准确性、便捷性要求。《档案法》的相关规定与《保守国家秘密法》的双重限定使档案保密管理工作中的信息开发范围更为狭窄，直接限制档案信息需要公开的范围。关于档案的保密和公开目前学术界已经进行相关讨论，目前各方最大的冲突点就在于需要保密的档案信息在进入档案馆后被直接限定公开权限。

（3）档案管理工作人员意识不强专业度有限。档案管理人员如果无法认识到档案保密管理的必要性，势必会导致档案管理行为失范。仅就档案保密管理所需的技能而言，在信息化技术的影响下档案保密管理人员需要必要的档案保密管理知识、計算机操作能力、档案保密专业管理技能、法律法规认知能力等，然而，众所周知的是，档案管理人员大多是其他部门临时安排“客串”的人员并非专业人员，在档案管理方面容易存在专业性不强、意识不足的问题，加之信息化时代的冲击，对保密管理、对档案保密管理法律法规认知的不足，精力、时间的有限，在企业或者部门节约保密管理经费的影响下，很容易出现档案保密管理存在各类安全隐患的问题。

二、信息化时代档案保密管理工作的要求

纸质档案电子化和电子档案纸质化同时存在并使用，需满足档案信息及时应用和保密存储等管理要求。目前电子档案按照“双套制”归档管理要求需要被一体化管理，即帮助纸质档案完成电子化、一体化管理要求，在统一管理模式下简化两者管理的各项流程，借此提升档案保密管理的工作效率，解决检索慢、存储难等问题。因此，按照《电子文件归档与电子档案管理办法》，可统一建议并逐步完善档案保密管理标准和信息资源库，保障档案保密管理的合理化和规范化。此过程中不能忽视纸质文件和电子文件需要同时归档的要求。此外，还需要考虑信息公开与档案信息化发展形势融合的要求，进一步修订《档案法》等中与信息化、档案公开等相悖的条款。比如新时期要求制定和完善新制度、新法规、新管理创新手段以及营造良好的依法开放的工作氛围等。

三、信息化时代档案保密管理工作完善的建议

（1）完善档案保密管理制度，健全安全保障体系。建议国家积极发挥宏观调控作用，严厉打击各类窃取档案机密的无良商家和不法分子，情节严重的必须移交司法机关。考虑到我国档案保密管理工作起步慢，可在借鉴国外先进经验的同时，调查和梳理当前档案保密管理工作中存在的问题，及时解决。可从完善并细化档案保密管理制度入手，将其落实到档案的封存、传阅、借阅、登记等过程中，保障档案不泄密、不丢失。建立更为健全的档案信息安全保障体系需要与档案保密管理工作的信息化、电子化发展趋势同步，具体如提升使用者和管理者的网络安全意识、信息安全意识，提升档案信息安全保障技术水平并丰富管理手段，加强对管理者和使用者计算机的网控，严格禁止管理者计算机随意下载和上网等，重点防止不法分子入侵网络窃取档案。

（2）针对性实施精准管理模式，健全信息档案查询使用制度。使用制度是提升档案保密管理工作效率的前提，是提供档案保密管理工作相关法律法规依据的基础。因此，按照纸质档案和电子档案管理要求，从温度、湿度、有害气体隔绝、磁场强热源规避、选择合理存放方式等方面详细比对和标记标准要求。操作可依据认证网络设备、身份辨认、复制副本、更新杀毒软件、注意补丁安装程序、异地备份保存等方式保障放置安全和日常管理安全。在保障借阅方面，建立严格查询使用制度。一方面将已经使用或需要使用的文档，与未使用保密文档区分开存储，保证档案借用的及时性，另一方面规范操作流程，涉密等级更高的不能简单拷贝存储而是使用更为严密的保密方式，详细划分不同档案的查阅者、管理者权限，确定查阅和管理方式，跟踪操作记录给予必要奖惩等。

（3）加大管理人员培训力度，设定专人转岗负责。为提升管理人员操作技能、认知、专业知识等的水平，可按照统一、分层等培训方式，定期培训和考评，其结果与管理人员绩效挂钩。在强化管理人员培训力度方面，需要重点解决的是档案保密管理人员的“身兼数职”。建议设专人专门负责档案保密管理，尽管会增加企业或者部门的成本，但是毕竟可在一定程度上解决档案保密管理人员精力不足的问题。

参考文献：

[1]罗玉红.浅谈信息时代档案的保密与公开[J].办公室业务，2017（19）：6.

[2]尹晓娜.信息时代档案管理中的保密工作分析[J].办公室业务，2017（18）：89.

[3]黄红.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究[J].课程教育研究，2017（12）：213-214.

责任编辑：张蕊