办公自动化在文书档案管理的应用

王莹

摘要：文书档案作为档案管理工作的主要组成部分之一，其主要是对领导决策、基本建设、研究开发以及问题处理等各个方面进行的客观性反映。文书档案管理的办公自动化主要是通过电子计算机等现代办公设备和技术来准确、迅速地对文书档案信息进行处理，进而提高工作效率。办公自动化在文书档案管理中的应用有着巨大的优势作用。本文对办公自动化在文书档案管理的应用进行分析探讨

关键词：办公自动化；文书档案管理；应用

1 办公自动化在文书档案管理中应用的意义

1.1 能够实现高效的工作

传统的文书档案管理都是人工进行操作的，通过人工的方式收集、整理、储存文书档案资料，会造成人财物的浪费，并且工作效率不高，档案管理服务与人们的实际需要之间还存在着一定的差距。将办公自动化应用到文书档案管理中，就是利用计算机信息技术处理档案内容，计算机的运算速度较快，并且能够很好地对信息进行处理，保证档案资料能够在短时间内处理完毕，有助于提高档案管理的效率。

1.2 文件信息得到共享

在传统的手工办公模式中，正是缺少文件信息共享的系统，才会导致文件信息查找困难等问题。办公自动化的应用，可以形成一套文件信息交流和共享的系统，有利于双方或多方比较详细的了解文书资料，为文书档案提供更有效率的管理方式，同时，自动化办公有利于掌握市场最新动态，更新文书档案资料库。

1.3 能够高质量地储存文书档案资料

文书档案管理中应用办公自动化技术，实现电子档案的储存，能够提高储存的便利性。此外，还能结合实际需要，实现纸质文档与电子文档之间的转换。传统的纸质档案在应用上是不方便的，并且在传输储存过程中容易出现损坏，使用办公自动化技术能够实现电子档案的保管与储存，使得档案资料更加完整，提高传输储存的安全性。

1.4 实现文件档案一体化

办公自动化应用于文书档案管理，是实现文档一体化的重要方式。文件档案管理的工作比较繁琐，需要循环往复进行收发、登记和整理等工作。基于这样繁琐的工作次序及工作反复性，需要自动化办公来实现文档一体化，才能更简单、便捷地管理文书档案工作。

2 文书档案管理办公自动化存在的问题

2.1 电子文件的保密性受到削弱

与纸质文件相比，电子文件没有固定的形式且易于变化，这就使得其文件内容容易被他人修改，且改动后不留下痕迹。此外，电子文件还没有特定的字迹，并且其字号、字体等的修改都较为容易，同时，电子文件中使用的电子签章还未成熟。电子文件的这些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人们无法根据文件的印章、字迹等特点来判断其是否为原件，这也造成了电子文件自身原始性不能得到确定。以上这些问题都对电子文件自身的保密性造成了严峻的考验，并使文件自身的保密性受到削弱。

2.2 对档案管理员要求高

先进的办公技术水平，需要同样拥有较高技术和素质的管理者进行文书档案的管理。实现档案信息办公自动化，是在引进设备的基础上，运用专业技能对文书档案进行更快更有效的管理。因为文书档案的管理者与文件的安全性密切相关，所以，对管理者的要求是比较严格的。

3 办公自动化在文书档案管理中应用的策略

办公自动化在文书档案管理中的有效应用有着巨大的优势，也揭开了文书档案管理工作的新篇章。但同时，文化档案管理的办公自动化也存在着一些问题，针对这些问题，该文提出了以下几个方面的解决措施。

3.1 健全文书档案管理的制度

当前社会不断发展，文书档案管理工作也呈现出新的特点，要结合文书档案管理的实际情况，不断提高文书档案管理的效率和质量，健全文书档案管理的制度，使得文书档案管理工作有科学的制度作保障，实现文书档案的规范化、标准化管理。由于受到传统管理理念以及模式的影响，当前的一些文书档案管理还是分部门管理，不利于文书档案的整体效果实现，而且部门间缺乏交流合作，文书档案管理的专业化、统一化也会受到一定的影响，因此必须进一步完善文书档案管理制度，实现文书档案的统一管理，使得文书档案管理满足现代化的发展需要。

3.2 采取有效的措施来提高电子档案管理的安全性

电子档案保密性和安全性的提高可以从以下几个方面来进行：（1）采用缩微技术把字迹模糊、带有手迹或盖有印章的文书档案转成具有图像性质的网络电子文件，以防止文件信息被篡改，从而保证文件内容的原来面貌和原始性。另外，通过这种方式还可以减少文档的储存空间，并且有利于实现文档的长期保存；（2）运用专用软件来加强对电子文档的保密处理；（3）通过采用验证和备份措施来防止文件的失真和丢失，同时还要把一些需要永久性保存的文件制成缩微品或者纸质文件；（4）利用防火墻和路由器等措施来把办公自动化的内外网进行隔离，以增强文档的保密性。

3.3 提高档案管理者的素质

档案管理者应该是有技术、有素质的人，在办公自动化的应用上，档案管理者需要用自己的电子技术操作办公。然而，档案管理者的素质方面，一直没有得到领导者的重视。由于文书档案的管理也是需要与外界或者内部进行交流的，没有高素质的管理者，就不会有优秀的文书档案管理成果。除了这些，高素质的文书档案管理者能够从多方面对管理的方法、档案归类等进行创新，来适应时代的发展，社会的需求。

3.4 积极进行硬件建设，促使硬件环境的改善

文书档案管理的办公自动化主要依赖于互联网、电子计算机以及其他各种类型的数字化设备，因此，积极进行硬件设备的建设对于提高文书档案管理的办公自动化有着决定性的作用。同时，只有加强档案管理设备的硬件建设，改善文档管理的硬件环境，才能促使工作人员更积极地参与到现代化技术的学习和应用当，从而实现文档管理技术手段和技术设备的现代化，促使档案管理水平的提高。

4 结语：

总而言之，单位发展中文书档案是极为重要的历史凭证和宝贵资源，具有一定的参考和利用价值。文书档案管理在单位管理中占有重要的地位，管理的效果将对档案资料的真实、完整性产生直接的影响。将办公自动化技术应用到文书档案管理中，能够提高档案管理的效率，进一步优化服务功能，保证档案资料的储存和传输更加安全。

参考文献：

[1]文书档案鉴定的原则与方法探析[J].李艳玲.档案时空.2016（12）

[2]办公室文书档案收集与管理创新路径探究[J].康红岩.办公室业务.2017（04）