高校学生公寓工作体制优化的研究
2018-09-26尹宗平王宏卫
尹宗平 王宏卫
(1 合肥职业技术学院,安徽 巢湖 238000)(2 巢湖学院,安徽 巢湖 238000)
教育部《关于进一步加强高等学校学生公寓管理的若干意见》中指出:“学生公寓是学生日常生活与学习的重要场所,是课堂之外对学生进行思想政治工作和素质教育的重要阵地。”为抓好学生公寓工作,近年来各高校推行了各具特色的工作体制,发挥了积极作用,但同时也暴露出一些矛盾。
1 优化高校学生公寓工作体制的必要性
1.1 学生公寓在学校工作中具有重要地位
首先,学生公寓区域易发安全事件,各所高校始终紧绷着公寓安全的弦。学生公寓人员聚集,学生活动时间长,物品、设施多,发生安全事件的可能性相对较大;公寓工作涉及学生处、保卫处、总务处、团委和二级学院等多个部门,事务繁杂,常需要跨部门协调,交叉管理时容易形成薄弱地带,导致隐患滋生、矛盾累积而引发安全事件。美国等西方国家高校大部分学生需要在校外住宿[1],存在安全风险,近几年发生了多起中国留学生在校外期间遇害的案件;国内高校对公寓安全高度关注,但仍时有安全事件发生,例如当年的马加爵案件,同宿舍的几名同学遇害,这一不幸事件警醒人们要始终警惕学生公寓的安全风险。公寓安全事件不但影响学校的正常秩序,还容易引发社会的广泛关注,甚至发酵引发群体性事件。
其次,学生公寓环境是立德树人不可或缺的部分。十九大报告指出:“立德树人是教育的根本任务。”学生公寓的文化、安全、卫生环境不但对学生成长起着保障与保护作用,而且对学生文明意识的培养、良好行为习惯的养成、道德情操的培育都起着重要作用,显然有利于立德树人。具体而言,学校通过开展教育活动,使学生认识到公寓文明的重要性,掌握必要的常识,增强自觉遵守、主动参与的意识;通过落实学生公寓的各项文明、安全、卫生制度,促使学生在待人接物时遵规守矩,逐步养成良好行为习惯;文明素质、安全素质是学生道德情操的体现,在优良的公寓氛围中才可能培育学生高尚的道德情操。
1.2 当前高校学生公寓工作体制及其矛盾
各高校学生公寓工作体制具有一些共性。公寓工作由公寓中心或同类机构统管,公寓中心有独立建制的,也有隶属于学生处或总务处的;物业公司承担公寓服务,并接受公寓中心、总务处、学生处的管理监督,服务的内容包括保安、保洁、公物维修等,有的物业公司是学校成立的,有的是通过招标面向社会购买服务的;公寓区域学生的教育管理由二级学院或系部主导,学生处统筹协调,公寓中心参与管理,学生公寓自我管理委员会、学生会等学生组织协助管理。
关于公寓工作体制存在的突出矛盾有研究指出:典型的由公寓中心、学生公寓自我管理委员会、物业公司组成的“三位一体”公寓管理模式的优点是管理力度较强,但配合和协调容易成为薄弱环节[2]。例如,当公寓中心隶属学生处时对公物维修的管理容易脱节,隶属总务处时对学生的教育力度较弱;公寓自管委受公寓中心指导,与学生会的功能存在重叠。
2 优化高校学生公寓工作体制的策略
2.1 构建和谐团队
高校学生公寓工作涉及多个部门,需要在体制上保证公寓工作团队的和谐有力。用有向图来表示公寓工作团队:学生处、总务处、保卫处、二级学院、团委、公寓中心、学生自管委、物业公司、学生各为一个节点,节点之间的有向线段表示教育、管理、服务功能,两个节点之间经过的全部有向线段的序列称为路径,则传统的公寓工作团队关系如图1所示。
图1 传统的公寓工作团队关系
据图1分析可知存在以下矛盾:学生处、总务处、保卫处、团委与学生之间的路径长度为2,显示他们与学生沟通的时间成本较高,联系的力度较弱;这些职能部门落实与公寓有关的工作一般要求公寓中心进行中转,公寓中心成了“万能钥匙”,常不堪重负;公寓中心直接面向学生开展工作,缺少二级学院的支撑,学生对公寓中心缺乏了解与认同,影响工作成效;物业公司主要与公寓中心、学生联系,虽然与学生生活联系紧密,但只承担物业服务功能,完全没有教育管理功能;学生自管委主要与公寓中心、学生联系,缺乏二级学院、团委的指导,工作局限性较强,容易成为校园里“孤独”的学生组织;二级学院在公寓区域几乎孤立地面对学生,难以调动物业、自管委等资源,关于公寓管理与服务方面的信息也很闭塞;学生被动地接受来自各方的教育、管理、服务,往往表现得茫然而不知所措,在出现问题需要相关部门解决时,部门之间又容易推诿扯皮。
针对上述矛盾,可以对传统的公寓工作团队进行优化,形成创新的团队。首先是尽量缩短工作路径,要改革层级化管理,实现工作体系的扁平化,尽量使各个部门直接面向学生提供教育、管理、服务的职能;其次是增强部门之间的信息沟通,可建立信息库机制,各相关部门、学生的相关信息均入库交换,信息库由公寓中心维护,在实际工作中体现为工作协调例会、QQ群、管理系统软件等载体。创新的公寓工作团队关系如图2所示,其中虚线为信息流。
图2 创新的公寓工作团队关系
在图2中,各个部门直接面向学生开展工作,工作绩效高;公寓中心牵头建立公共的信息库,各节点的共享信息均主动入库,各节点通过获取库中的共享数据使工作协调一致;公寓中心得到了解放,能更关注关键的公寓业务,例如:信息库的维护,通过信息库落实对自管委的指导、对物业公司的监督,通过信息库协调各个相关部门的工作;从学生角度来看,其教育、管理、服务的来源是直接的、明确的,学生也可以从信息库获得共享的信息,有助于学生理解与接受教育、管理与服务,当学生有问题需要解决时也可以反馈给确定的对象得到响应。
2.2 规范业务流程
公寓工作涉及的业务流程较多,例如:入住,退住,安全与秩序,卫生,水电,公物与维修,文明建设等。如果不规范相关业务流程,责权利不清,工作容易陷入混乱无序。可以使用系统的观点与方法来规范业务流程,即将业务流程的集合理解成公寓工作系统,对系统进行需求分析、系统设计,并在工作中实现。
需求分析就是弄清公寓工作系统要完成哪些功能。需求分析由学校领导牵头,公寓中心会同相关部门共同开展,要从学生、学校等不同角度梳理公寓工作,划分出多个独立的功能,明确每个功能的责任部门、责任人、主要内容,理清信息的流向。需求分析是对公寓工作体系的重新规划,要自顶向下、逐步求精,对需求进行优化、简化、调整[3]。一个典型的分析结果是:将公寓工作系统划分成信息、教育、管理与服务三大功能:信息功能实现信息的采集、存储、使用、共享,如入住信息、门禁信息、视频监控信息、协同办公信息等;教育功能针对学生发挥教育引导作用,包括公寓制度教育、安全常识教育、心理健康教育、创建文明寝室活动等;管理与服务功能规范相关部门的常规工作。
系统设计就是弄清公寓工作系统的功能如何实现。首先,要根据系统分析确定系统由哪些模块组成,每个模块完成相对独立的功能,模块的数量要精简,一个典型的公寓工作系统模块结构图如图3所示,其分成信息库、学生教育、管理与服务三个主模块,每个主模块又划分成若干子模块。其次,要对每个模块的内部流程进行详细设计,要注意提高工作效率、方便学生,还要强调对学生的教育作用,例如在公物维修模块中,对学生的报修要及时响应,同时对于涉嫌故意破坏公物的行为要严肃追查。系统设计的结果要以制度的方式固定下来,例如《学生公寓管理规定》等文件。
图3 公寓工作系统的模块结构图
系统设计的结果要在公寓工作中实现。首先,实现的载体可以是人工系统或信息系统,或两者结合的系统,例如:“自管委教育”模块是人工系统,要由《自管委工作办法》等制度来固定功能。其次,公寓工作系统在运行中要加以维护,例如:“班级教育”模块中规定了辅导员巡查寝室的办法,但经过一段时间执行后可以总结经验采用更好的办法。
2.3 高度重视安全问题
重视安全问题,就是要从预防、发现、处置等环节全面周密地考虑,采取行之有效的措施;要将安全问题落到实处,要特别强调在安全工作全环节中加强对学生的教育,有研究指出:针对安全问题既要确保学生安全,也要考虑多种尺度的有机统一,确保教育不被放逐,将实现安全、教育等多种效益的最大化作为追求的目标[4]。
公寓安全问题可总结为人身安全、财产安全、群体事件、思政安全四类。表1列出了公寓安全问题分类及处理方法,可供借鉴。
表1 公寓安全问题分类及处理方法
2.4 抢占教育管理服务的阵地
公寓工作要深入学生一线,抢占教育、管理、服务的阵地,贴近学生的生活,倾听他们的心声,了解真实的需求,给予有效的帮助。
首先是辅导员进寝室。可在公寓楼内设立辅导员工作室,安排二级学院辅导员、学生公寓工作人员驻点值守,指导文明寝室创建活动,协调公寓管理事项,处理突发事件,受理学生反映意见,指导党建、团建进寝室;要安排与鼓励各班级辅导员经常走访学生寝室,了解与指导学生的生活与学习。
其次是文化进寝室。要安排学生喜闻乐见、有益身心健康的的文化活动进寝室,例如:生活艺术展、辩论赛;要营造公寓内深厚的文化氛围,悬挂以社会主义核心价值观为主题的宣传画,校园广播要在学生公寓常态化播音并办出水平;要充分利用微博、微信、QQ、论坛等平台加强交流、引导舆论。
第三是创新性地发挥物业公司的辅助教育管理功能。物业公司要尽量提高员工的文化素质,加强岗位培训,将辅助教育管理的职能融入到员工职责中。例如,保洁员遇到乱丢垃圾的学生要进行劝阻,物业管理员可以协助巡查寝室卫生与安全状况。
第四是强化学生公寓自管委的功能。自管委是公寓管理中心的得力助手,可以有效地分担公寓工作,拉近管理部门和学生的距离。要理顺自管委的地位,同时接受公寓中心、校团委的指导;要在二级学院也建立自管委,接受二级学院学管办、团总支、学校自管委的指导;自管委干部主要由楼长、层长担任,使公寓学生组织形成一盘棋;自管委要划分部门,以锻炼干部的工作能力、协助分担公寓工作为目标,在不影响正常学习的前提下尽可能多地介入公寓教育、管理、服务工作。
2.5 强化信息化的辅助作用
信息技术的发展有利于改善公寓工作,信息化可以大大提高工作效率、降低劳动强度。典型的应用场景有:视频监控,电子门禁,消防报警处理,寝室分配系统,资产管理与报修处理,心理健康测试,即时通讯系统,上网行为管理,教育与交流论坛,人脸识别,大数据安全分析等[5]。例如,在学生公寓楼道内安装监控摄像头,将视频信息存储于后台,辅导员及管理人员通过校园网进行调阅,这可以有效地防止内盗、外盗,实现远程掌握公寓楼实况,为管理提供辅助信息。
应用信息化的过程也是克服阻力的过程,因为对信息化不了解、担心影响原有的权利格局、认为可能会增加工作量等原因,许多同志在开始阶段会对信息化怀着抗拒的心理,因此要注意应用信息化的策略。首先,信息化应用的关键在于提高用户体验。要使公寓相关部门认识到信息化将大大提高工作绩效,可以从推广那些迅速降低工作量的小功能入手,逐步增强他们的信心;要应用信息技术为学生的生活、学习提供便利,例如大力推广网上报修、网上交流平台,使学生乐于接受信息化。其次,要注重将信息系统与人工系统有机结合。要突出师生在公寓工作中的主体作用,避免过度依赖信息技术,例如在学生教育过程中不能笼络地将教育内容通过网络传送给学生,还要开展丰富多彩的教育活动,使之内化于心、外化于形。第三,要将信息系统的应用与运维纳入常规工作。公寓工作人员要对信息化怀有热情,善于学习、应用信息技术;公寓中心要有专人负责信息化工作,能够根据工作需要提出需求,并协助做好信息系统的一般性维护;还要充分发挥学校信息中心等外部的技术支撑作用。