对大数据时代企业档案工作的思考

秦利

摘 要：本文认为：要用大数据思想理念认识企业档案工作，要有大数据的思维方式，要有大数据就是档案的理念，要认识到档案数字化不等于大数据。对于大数据时代企业档案工作的思路：一是创新企业档案工作体制，探索企业档案管理新模式；二是扩大档案管理对象，建设大数据综合数字档案室；三是拓宽档案编研和开发渠道，主动提供档案利用服务。

关键词：大数据；企业档案工作

“大数据”作为一种技术方法、一种思想理念得到了越来越多的重视和应用，深刻地影响社会各行各业的方方面面。档案信息是数据的重要组成部分，因而企业档案工作也必将深深地受到其影响。

1 确立大数据的思想理念

1.1 用大数据思想理念认识企业档案工作。大数据时代企业档案工作出现了一些新的特点。首先，用大数据理念建设企业档案工作。大数据时代企业的数据量表现出前所未有的“巨大”，但是，许多企业档案工作并没有跟上时代的步伐，依然沿用传统的理念管理企业档案，这与大数据时代企业发展很不相适应。因此，应当用大数据理念建设企业档案工作，用大数据技术建设企业综合档案室，用大数据技术收集管理档案，用大数据技术开发利用档案。其次，企业档案的数据是巨大的、类型繁多复杂。要认识到大数据时代企業档案的数据量是巨大的，企业发展的方方面面都有可能被计算机、网络、新媒体等各样的方式所记录、存储及传播。企业每时每刻都在产生与制造海量的信息。企业档案数据的类型也更加繁琐、复杂，可分为文本、图像、图形、影像、声音、超媒体链接等等不同的数据类型。最后，大数据技术为企业档案的开发利用提供了便利。企业档案的开发利用一直是企业档案工作的薄弱环节，大数据技术为企业档案的编研工作提供了便利条件，而数据挖掘又为企业档案的编研和开发拓宽了渠道，也为企业档案信息的共享利用提供了平台。

1.2 要有大数据的思维方式。要做好大数据时代的企业档案工作，适应大数据的环境，就应当有与之相适应的思维方式。首先，要有信息化思维。“信息化思维，就是在一切档案工作中用信息化视角认识事物、用信息化方法分析矛盾、用信息化手段处理难题。”[1]思维方式决定人们的行为方式。具备了信息化思维，就可以更好地在企业档案工作中推进档案信息化对传统档案实体管理、档案信息开发利用的改变，更加主动接受信息化带来的新技术、提出的新要求，运用大数据技术来提高档案工作的质量和效率。其次，要有技术性思维。“大数据”是现代信息技术条件下的产物，它是依托信息技术、依赖技术人员、依靠技术进步生存发展的。因此，要用技术性思维来考虑实现花最少的钱，买最适用的技术设备、发挥技术设备的最大功能、取得技术设备的最好效益。

1.3 要有大数据就是档案的理念。大数据并不是像有一些档案界学者认为的那样与档案毫无关系可言，而是有着密切的关系。“在信息化时代，记录即是档案，数字化的记录一旦生成便变成了不可删改的档案。”[2]而“大数据产生的主体是人，这些数据是对人类生活和客观世界的测量和记录，涵盖了人们生活的各个方面，它不仅是人们发表的随身小记录，更是整个大社会的记忆库”。[3]大数据与档案都属于信息，也都是社会记忆，“在大数据环境下，一切数据和记录都将成为档案”，[4]因此，大数据就是档案，或者说，档案是大数据的一部分。有了大数据是档案的理念，对于做好大数据时代的企业档案工作有着重要的意义。

1.4 要认识到档案数字化不等于大数据。档案数字化在一个时期以来都是档案工作信息化的重点工作，因而，“有同志乐观地将档案数字化与‘大数据等同起来，似乎只要实现了馆藏档案数字化，档案工作就进入了‘大数据时代”。[5]显然，这种认识是不正确的。纸质档案数字化虽然与大数据有着密切的关系，但是不能等同于大数据。在大数据环境下，不仅要做好纸质档案数字化，也要收集原生电子文件，更要收集各个业务部门通过业务系统产生的业务档案数据，这样才能在数量上向大数据靠拢，还有运用大数据技术做好档案的编研、开发利用等等。大数据要比档案数字化的内涵丰富得多。

2 大数据时代企业档案工作的思路

2.1 创新企业档案工作体制，探索企业档案管理新模式。一是完善企业档案工作体制机制，明确企业档案部门为档案信息建设的主要职能部门，建立档案部门和信息化部门以及各个生产、业务部门的联合工作机制，明确各自的职责，加强统筹规划和协调配合。二是健全企业档案工作规章制度和标准规范，制定本企业电子文件、数据处理办法，推进数据标准化应用，明确各类电子文件、数据的归档范围、构成要求及保管条件等，并确保档案数据的长期可读及有效。三是推进大数据综合数字档案室建设，实现与行政管理、生产、业务、科研等数据的无缝衔接，实现各类数据的全程管理和在线利用。

2.2 扩大档案管理对象，建设企业大数据综合档案室。建设大数据综合档案室应当改变传统的收集管理档案的模式，适应大数据时代的要求，将企业各个部门方方面面产生的大数据作为主要的档案管理对象，还应当将所有不同载体、不同类型的档案数据纳入管理范围。使企业档案室成为名副其实的大数据综合档案信息部门。其一，做好归档工作，确保企业电子文件、数据的齐全完整。企业电子文件、数据应该作为企业档案数据的一部分进行归档，使之成为企业全部档案数据的重要组成部分。要充分认识到电子文件、数据归档的重要意义，把电子文件、数据归档管理作为企业档案信息资源建设和档案信息化建设的重要内容来抓。其二，完善企业档案信息化收集系统。在大数据时代，企业档案的收集工作应智能、多元与高效。一是走出去。档案工作者应该走出去，深入企业生产第一线，对企业生产的各个环节、各个程序进行调查研究，以掌握更多的信息流向、数据点等，并将有价值的数据信息纳入收集系统。二是对企业生产的关键性节点实行全面的控制与监测，做到全面掌握及时收集。三是做好网站网页以及企业业务电子邮件的管理。企业网站作为企业发布信息、与客户互动的主要渠道，也会产生大量的企业业务信息数据。这些信息数据具有重要的凭证价值和研究参考价值，都是档案数据。企业业务电子邮件也记载了大量的原始业务信息数据，同样具有很大的保存和利用价值，也是档案数据。因此，网站网页和企业业务电子邮件也是企业档案信息资源的组成部分，应当对其进行有效的管理。

2.3 拓宽档案编研和开发渠道，主动提供档案利用服务

2.3.1 应用大数据技术开展档案编研工作。首先，开发多元化的档案编研成果形式。大数据时代，以纸质为主要载体的档案编研成果形式，已经不能满足企业档案利用者的需求，在大数据时代随着手机、网络媒体等新型媒体的迅速发展，依托计算机技术与网络平台开发的数字型档案文献编研出版物将成为档案编研成果的主要形式，例如，电子图书、数字期刊、手机出版物（微信、手机报纸）等等都是档案编研发展的新方向与新领域，能够大幅度提高档案编研成果的传播范围和速度，扩大其影响力。其次，运用数据挖掘技术，开展档案编研。一是分析企业档案利用信息需求。对企业档案用户的信息需求进行数据采集、存储、分析，预测其潜在需求。档案编研者可以运用关联规则分析、聚类分析、分类和预测等数据挖掘技术，发现企业档案用户之间的关系，分析企业档案用户的喜好和满意度，根据企业档案用户的特点和历史行为，向其推荐其感兴趣的档案编研材料。二是建立在线编研系统。利用计算机技术与数字化技术，提高企业档案信息的检索、存储能力，缩短档案信息加工、出版周期，通过网络实时传播档案编研成果，实现企业档案信息提炼、编辑、研究、发布一站式企业档案利用服务。

2.3.2 企业档案利用精準推送服务。所谓企业档案利用精准推送服务，就是指档案管理者在通过大数据分析了解掌握企业档案利用者查档需求的基础上，通过大数据技术提取有用的企业档案数据信息，并精准主动地推送给企业档案利用者利用的档案服务方式。主要有以下形式：

2.3.2.1 邮件推送服务。根据企业档案用户查询过程中产生的需求语句，对其进行分析挖掘，获取企业档案用户意图，然后将企业档案资源数据库中相关的企业档案信息以电子邮件的形式主动发送给用户。

2.3.2.2 专题汇编服务。专题汇编企业档案信息数据服务，可以针对不同的企业档案信息数据需求主题，对相关的一类信息数据资源进行整合，通过整理、编撰、汇总企业档案信息数据，并且以一定形式（检索式或浏览式）展现。

2.3.2.3 企业档案信息数据共享平台。企业档案信息数据共享是通过一定的传递渠道，将企业档案信息数据传递给企业档案利用者的过程。而这种共享过程不再受制于企业档案信息数据的载体形式，而是通过现代信息技术，构建企业档案信息数据共享平台，实现企业档案信息数据共享。主要有两种形式：一是计算机检索，企业档案利用者可以根据自己的需求，通过登录系统，实现企业档案信息数据的自助式查询。二是在线咨询互动服务。建立企业档案利用者论坛、留言板、电子邮件等即时互动功能。通过电子邮件、留言信箱、常见问题答疑、在线服务等方式进行交流，及时回复企业档案利用者。

参考文献：

[1]张军.试论“大数据”环境下档案人应有的思维方式[J].档案管理，2014（3）：50-51.

[2]陈明洁.大数据时代对档案现代化影响和要求[J].档案管理，2013（6）：48-49.

[3]张丹.档案与大数据关系之我见[J].档案管理，2015（4）：81.

[4]王卫平.论大数据对档案工作的影响及其带来的挑战[J].档案，2014（4）：58-60.

[5]杨艳丽.浅议纸质档案数字化与“大数据”[J].档案管理，2014（4）：75.

（作者单位：河南省机场集团有限公司 来稿日期：2018-06-14）