秘书人员编制会议经费预算例谈

杨熙炜

【摘 要】以XX公司一次年度客户联谊会暨产品订货会经费预算方案编制为例，指出秘书人员制定会议经费预算的原则及会议预算经费的构成，并列出了常见的会议经费的筹措方式，为秘书人员编制会议经费预算提供蓝本。

【关键词】秘书人员；会议经费预算；订货会

作为秘书人员，经常要进行会议工作的安排。秘书人员对于会务工作总的来说分为会前准备、会中服务和会后总结三个部分。一次会议的成功与否，与秘书人员进行的会前的准备工作是分不开的，可以说，准备工作是否充分能直接影响到会议效果的好坏。会前准备工作琐碎而繁多，而在这一系列琐碎而繁多的准备工作中，编制会议经费无疑非常关键。会议经费预算是会议前期准备工作中的一项重要工作。会议经费预算必须考虑到会议内容、会议时间、会议规模、参会人数等因素，拟订会议经费预算方案时必须本着节约的原则，符合公司的财务制度。下面我们以XX公司召开的一次产品订货会为例，来谈谈秘书人员如何编制会议经费预算。

一、制定会议经费预算的原则

会议经费预算应当遵循以下几项原则：

（1）严格遵循节俭办会的宗旨，根据实际需要科学合理地分配各项开支，并保证会议资金专项使用。

（2）严格控制经费总量，每一次会议的经费都有一定的限度，所有开支都必须控制在适度范围之内，不能无限制地增加，会议成本总量不能超过会议预期收益，否则开会就没有任何必要了。

（3）在经费数量限定的情况下，或当经费不足时，要确保重点，将有限的经费花在刀刃上。

（4）对会议的每一项开支都应严格审核，力求达到预算经费与实际开支平衡。能省则省，能减就减。

（5）要充分考虑会议期间可能出现的、一些不可预测性的费用开支，预算时要适当留有余地。

二、会议预算经费的构成

一般来说，一次订货会会议的预算经费由以下几个部分构成：

（1）场地费，即租借会场费用，包括会场内基本设施使用、停车场的费用。

（2）設备费，包括购买或租借会议所需的各种视听设备、通信设备、印刷设备等的费用。

（3）会场装饰费，包括制作会标、会徽、标语、购买或租借花卉、彩旗、拱门等的费用。

（4）文具、资料费，包括公关宣传、制作各类会议文件资料和证件的费用和相应的文具费。

（5）交通费，包括与会人员往返的差旅费、接送费和会议期间各种接待、参观等所需的交通费。如果与会人员的差旅费由自己负担，则不必列入预算，但要注明。

（6）茶水食宿费，时间较长的会议要考虑茶水、饮料、果点的费用，需要住宿的会议还要预算餐饮费和住宿费。如食宿费自理，可不计算在内。

（7）人工费，包括支付给与会人员和工作人员的补贴或报酬。如支付给报告人、演讲者、专家、临时借用人员的酬金。与会人员和工作人员的工资一般不计算在其中。

（8）娱乐休闲费用，如果会议安排了参观游览、文娱晚会等休闲活动，还要预算参观游览门票、演出或包场费用等。

三、会议经费的筹措方式

作为秘书人员，单位里一次会议经费的来源是要清楚的。会议经费的筹集是多渠道的，订货会会议经费的主要来源有：

（1）企业单位内部会议经费一般从行政经费中开支。

（2）由几个单位共同主办的会议，主办者之间通过协商分担费用。

（3）通过向社会各界寻求赞助筹得资金。

（4）与会者个人或其所在单位全部承担或部分承担个人费用，如交通费、食宿费、资料费等。

（5）一些大型的会议活动由于影响较大，可以在法律允许范围内通过转让会议无形资产来筹集资金。

（6）其他方式。作为秘书人员应当通过有效的公关活动多方面获取资金，确保会议有足够的经费开支，并得到合理有效的使用。

四、会议预算方案制定范例会议经费的

根据以上所说的制定会议经费预算的原则，结合会议预算经费的构成，参考会议经费的筹措方式，我们以XX公司2017年度客户联谊暨该年度产品订货会为例，制定一个经费预算方案如下：

XX公司2017年度客户联谊会暨2017年产品订货会经费预算方案

XX公司定于2017年11月10日—13日在XX省会议中心——XX宾馆会议室召开2017年度客户联谊会暨2017年产品订货会。与会人员预计400人，现就会议所需各项经费提出预算如下。

（一）场地租用费

XX省会议中心——XX宾馆会议室租金一天8，000元，，三天共计32，000元。

（二）摄像等设备租用费

拟租摄像机2台，租金共计2 000元。

（三）会场装饰费

为了烘托气氛，会场须进行装饰，其中：鲜花1，000元；横幅5条，每条100元，共500元；拱门2个，一个500元，共1，000元；其他装饰用品2，000元，共计4，500元。

（四）聘请嘉宾咨询费

拟请嘉宾2人，每人每天支付5，000元，共计10，000元。

（五）宴请费用（早餐费除外）

10人一桌，每桌标准1 000元，共计60，000元。

（六）交通费用

租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2，000元。

（七）会议用品费

制作宣传手册，每份宣传手册成本为5元，500份，共2，500元，制作会标、会议代表证、文具等2，500元，共计5，000元。

（八）纪念品及演出费

每人一份纪念品价值100元左右，共计30，000元；文艺演出5，000元，共计35，000元。

（九）其他（机动）费用

为了保证会议正常进行，机动费用为10，000元。

综上述，此次会议经费总计××万元，其中，中国移动公司XX省分公司赞助30，000元，其他费用由公司行政费用列支，共需××万元。

此预算提交总经理办公室审查批准。

会议筹备小组

2017年10月11日