提高医院档案收集的工作途径与办法

陈红梅

【摘 要】本文再论述医院档案管理的现状的基础上对医院档案收集的途径与办法进行深入的探讨。

【关键词】医院档案；收集；途径；方法

一、档案收集工作的内容和要求

档案收集工作就是按照党和国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散在各单位、单位内部各机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，有计划地分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。档案收集的工作内容，从工作方式上来说，可以概括为两个方面：一是档案的接收，二是档案的征集。档案的接收，是指档案馆收存档案的活动过程。它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道。档案的征集，是指档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动。它是档案馆取得和讲稿。从具体的工作内容上来说，档案收集工作包括以下4个方面：（1）政府机关、企业、事业单位的档案室对本单位（部门）需要归档的档案的接收；（2）政府机关、企业、事业单位对那些未及时归档的档案的补充收集。（3）档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收；（4）档案馆对中华人民共和国建立以前各个历史时期形成的档案的接收与征集。

二、医院档案收集与归档的现状分析

现阶段，国内医院的档案收集与归档工作还存在着许多问题，如档案意识薄弱，特别是档案的收集与归档的意识不高，医院档案材料收集不齐全以及档案案卷归档质量不高等。这不仅使查阅、管理档案的效率降低，而且还一定程度上影响了医院全局工作的展开。医院的档案收集与归档主要存在着以下问题：

（一）医院档案收集与归档的意识缺乏

改善医院的医疗设备与医疗环境，提高医院医疗、保健等技术水平，努力为病人提供最优质的医疗服务一直是医院的工作重心。因此，医院的多数医务人员只重视业务的提高，而忽视了医院的档案收集与归档工作，造成了档案意识薄弱，在实际工作中，不重视档案材料的收集、保存与积累，更甚者将一些有保存价值的档案材料进行随意处理，或个别部门为了档案查阅方便，就采取将档案材料长期留存与本部门，而不向档案室移交，这就增大了档案材料收集的难度。

（二）医院档案材料缺漏与不规范

医院在档案管理的收集与归档工作中缺乏与档案管理部门的有效沟通，导致在档案材料收集与归档方面就出现了大量的材料丢失与缺漏的现象，同时档案材料归档中，多注重纸质材料的归档，而对实物、电子、声像材料的归档较少。

（三）档案归档案卷的质量低下

成套档案材料某部分缺失、档案材料填写不规范以及档案所记载的内容与实际内容不符等一系列问题都直接影响着归档案卷的质量问题，使档案的质量下降，档案的价值降低。

三、新时期加强医院档案管理的方法与对策

在新时期医院医疗改革的背景下，我国的档案收集与归档工作一定要将科学性与政策性相结合，使医院的档案信息资源得到有效的开发，为我国医疗事业的发展服务。结合医院档案收集与归档的工作实际，提出具体措施如下：

（一）强化医院档案收集与归档意识

医院档案管理存在的诸多问题都与档案管理的意识不强有关，因此，医院要引起对档案的高度重视。医院在档案工作中，院领导要对档案工作高度重视，对档案工作进行精心研究，并制定出适合医院自身实际的整改措施，从经济投入、人员配备、设备装具购置等方面给予医院档案工作大力支持，确保档案工作的正常运转。此外，医院的档案工作要建立坚强的领导班子和过硬的工作队伍，确定领导责任制，并制定档案工作的阶段性目标，提高档案工作人员的素质以及服务意识、档案意识，使档案工作协调有序进行。

（二）完善档案管理制度，对档案材料进行科学规范管理

健全档案管理制度，要以医院的规章制度为前提，与档案收集与归档工作的具体情况相结合建立审查与核对机制，材料的收集、鉴别、归档、保管与保密、鉴别与销毁的制度等等。医院在档案工作中要落实岗位责任制与健全的归档制度，对于医院各类档案均制定了相关管理制度，如仪器设备档案归档制度、科研档案立卷归档制度等等。同时医院档案办公室要定期与各部门联络，深入到各科室，指导档案資料的收集、整理和归档等具体工作，确保档案材料收集无遗漏现象，使档案工作顺利开展。此外，在档案的收集与归档中可以制定科学、实用的档案分类编号方案，建立全宗卷和档案管理台帐，将各种档案资料进行整理归档，包括声像、实物档案、文书档案等。在档案材料收集、借阅、归档等一系列过程中要做好登记，实施档案材料的规范管理。

参考文献：

[1]徐鑫，阮英丽.医院电子档案的收集、归档与保护[j].中国医学创新，2009，6（7）：105-106.

[2]许慧丽.浅谈医院现代化建设中的档案管理[j].中国医院管理，2009，29（6）：58-58.