浅谈文书档案管理的特点与创新策略

魏丽丽

摘 要：文书档案管理在各个社会机構、单位的业务范畴中占据着重要的地位。最近几年来，随着我国科学技术以及大数据技术的迅速发展，在这样的社会、经济背景下，文书档案管理又呈现出崭新的特点，但是在管理技术快速发展的同时又面临着新一轮的挑战。如果要让文书档案管理的工作效率得到大步提升，就需要及时更新和创新文书档案管理的策略。论文首先叙述了文书档案管理的特点，通过特点的阐述又全面分析和探究了文书档案管理中现存的问题，最后根据问题进一步提出了对于文书档案管理进行创新的建议及策略。

关键词：大数据；文书档案；策略；创新。

引言：文书档案有着一定的客观性特征，可以通过机构、单位的发展历程反映出来科学决策、问题解决、研究探索、生产经营、加强管理等方面的成效。文书档案管理在整个档案管理领域中扮演着重要的角色，它是一种有着服务性、技术性和政治性等特点的档案管理工作。在社会发展的新时期，政治、经济、社会背景等都发生了巨大的变化，因此，建立、健全既完整又准确的档案管理系统以及及时搜集、整理和保管好档案，是整个社会向前发展的必然要求。所以，应当深入探究文书档案管理的特点，通过特点提出创新性的建议和策略。

1.文书档案管理的特点

1.1综合性

档案管理一般都需要通过机构、单位的内部机构进行综合管理。以档案的分类来看，档案主要囊括了：人事基础信息档案、党务工作档案、物资设备档案、基础建设档案以及科学技术研究档案等。以档案的溯源分类来讲，主要包括了：上级部门下发的文件，以及企业、事业单位制定的政策性、规章性、业务性、章程性和指导性类文件。

1.2专业性

在现实工作中所构成的文书档案，能够反映工作的整体情况。所以，文书档案的内容有着一定程度上的专业性特点。例如，企业、事业单位撰写的长远发展计划，以及关于业务的拓展等内容，都有着比较强的专业性。

1.3保密性

文书档案的管理的主要目的是给机构、单位的一些工作提供帮助与指导。所以，文书档案通常都是只提供给机构、单位的内部人员查看和使用，它的对外开放程度比较低，有着很强的保密性特点和专业性。

1.4阶段性

在如今的组织结构中，机构、单位的行政管理部门相对较多，这就造成文书档案的内容和时间段比较松散、不连贯，因此，为了保持文书档案的连贯性和完整性，各个机构和单位对于文书的管理周期通常是半年或者一年。

2.文书档案管理中存在的问题

首先，文书档案的管理制度不健全、不完整。根据资料调查显示，当今很多机构及单位的文书管理多少都有着不规范的地方。例如，不科学地设置文书档案目录，还有文书档案编号编列不太准确等。部分单位甚至还在使用老旧、传统的文书管理模式，而没有根据时代的发展变化及时改变管理模式，从而造成文书档案的管理制度无序混乱、不严谨。【1】因此，文书档案难以发挥其作用。

另外，文书档案检索效率比较低。如今，我国的文书档案检索方式主要分为手工检索和计算机检索两种方法。并且根据网络数据调查发现，很多机构、单位仍然将手工检索作为主要方式，而手工检索的效率相对计算机检索就比较低，不得不浪费掉大量的时间。随着机构、单位的发展，相应的文书档案的数量也在不断增加、内容也在不断地丰富。因此，机构、单位必须及时丰富和创新检索方式，让检索效率逐步得到提高，这样才可以满足时代发展的要求。所以，这就需要文书档案的管理人员在工作时必须合理地运用计算机检索，让检索的内容的准确性得到快速提升，这样也能够缩短检索的时间。

最后，文书档案的管理人员的素质还需要提高。如今，有些单位为了降低运营成本，在文书档案管理的人员工作模式中使用兼职的方式，招聘一些不具有专业素质、业务水平能力低的人员管理文书档案。例如，让办公室的秘书负责文书档案的管理，然而秘书的工作内容本来就纷繁芜杂，要能专注于文书档案管理是很难的。所以这样必定会让文书档案管理的质量受到严重的影响。因此，机构或者单位必须招聘具有专业素质涵养和业务能力水平高的专门人员来负责文书档案的管理工作。

3.文书档案管理创新策略

3.1提高文书档案管理人员素质

文书档案管理人员的素质对于机构、单位的文书档案管理效率有着直接的影响。因此，应该建立、健全较为完善的专门文书档案管理制度，并且让负责文书档案管理的相关人员定期参加课程培训，在课程培训结束后，还应该组织相关考核方式，并通过参考考核结果来制定相应的奖励和惩罚制度，对于考核中得到优秀的人员应当给予相应的奖励或者职位晋升机会，另外，对于考核中表现不好的人员则应该给予批评或者相应的惩罚，从而从侧面激励文书档案管理人员积极、自觉地参加课程培训，熟练地掌握最新的文书档案管理知识和学习管理技能，让自己的专业素质得到提高。

3.2制定健全的文书档案管理制度

文书档案管理制度是规范文书档案管理行为的基本准则，它也是让机构、单位的文书档案管理工作能够顺利推进得到保证的基础。所以，机构、单位应该结合自己的实际情况，可以通过对传统的档案管理制度中的排列、销毁、借出、鉴定、分类、收集和整理等流程进行一定程度的改变和创新，及时更新和创新文书档案的管理制度，从而制定出顺应时代发展需求以及符合自身实际情况的文书档案管理制度。【2】改变和创新文书档案得管理制度，不仅对于提升机构、单位的档案管理工作的规范性有所帮助，而且还能够让文书档案管理工作中的各个流程都能够更加地规范化、一致化和标准化。让文书档案的管理工作的完整性和效率性得到提高，从而为机构、单位检索和储存文书档案提供更大的帮助，最终可以让单位整体的工作效率得到大步提升。

另外，应当创新文书档案管理手段。伴随着互联网技术和移动通信的迅速发展，我国快速地进入到信息网络时代，这对于文书档案的管理有重大的推动作用。然而在另一方面看来，文书档案的管理也迎来了崭新的挑战。一般的人工管理文书的方式已经很难满足信息网络时代和机构、单位业务发展的需求。因此，必须要及时地改变和创新文书档案的管理方式。首先，应该自发地认识到文书档案计算机自动化管理的必要性，合理地使用信息网络技术来提高文书档案管理的安全性、整体性、保密性。改变传统的纸质档案管理方法，将其转变为计算机信息管理的方式，并且对每一份文书档案进行整理和编号，然后进行安全防火墙设置。这样不仅对增强文书档案内容的安全性、保密性有着重要作用，另一方面也对能够及时使用档案内容有着辅助作用。另外，还可以通过使用二维码、条形码等载体检索和录入内容。【3】这样能够使文书档案内容的应用性得到有效提升，而且还能够使文书档案管理的工作效率得到提升。

结束语：总而言之，在网络信息技术和大数据技术的迅速发展的环境下，如今的机构、单位文书的管理，应当充分认识到网络信息技术的重要性，根据实际情况构建网络新型管理方式，利用网络信息技术让文书档案管理的效率得到有效提升；另外，还应当提升文书档案管理相关人员的职业素养，让其对管理内容具备应有的职业知识；最后，机构、单位的相关部门应当建立、健全文书档案管理的机制、体系，让文书档案的管理有理可依、有迹可循。

参考文献

[1]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报：社会科学版，2011（3）：117-119.

[2]吴玉梅浅谈医院文书档案管理创新的有效途径[J].办公室业务，2015（17）：76-78.

[3]汪滨.浅析医院文书档案管理的创新发展[J].世界临床医学，2015（4）：237-240.

（作者单位：淄博市太河水库管理局）