企业人事档案信息化管理探究

程晓丽

摘 要：在企业中，人事档案管理是非常重要的一项内容。人事档案是一个员工工作经历、工作态度以及工作能力的直接体现，一个企业的人事档案管理工作的质量，直接关系着企业员工的发展以及企业的建设和发展，随着我国社会的进步和科技的发展，人事档案管理工作也呈现出了新的变化，其中最主要的就是信息化对其的影响。所以在新的形势下，人事档案管理工作也必须要进行信息化建设，本文就针对新形势下人事档案管理工作的信息化建设问题和相关对策进行分析。

关键词：人事档案；信息化管理

引言

随着科学技术的发展，云技术和互联网等一系列信息技术的产生改变了人们的生产方式和生活方式，相应的企业中的管理模式也因其变得更加科学化、规范化，如何运用先进的技术手段进行档案信息化管理是人们应该研究的问题，同时也给人事档案管理带来了新的发展机遇。

1企业人事档案信息化管理的意义

首先，使人事档案信息更具时效性。传统的人事档案管理主要是实体管理，人事档案信息的收集、整理、保管等是人工进行的。引入信息化方法进行人事档案管理，是将档案信息录入到计算机中，能够极大地提高档案管理工作的效率。其次，有助于企业人事制度的改革。企业可以通过网络实现人才的选拔，也可以使用信息技术以及计算机等了解员工的真实表现，依据企业人事管理系统的信息实时更新，对企业新员工进行有效的监督管理。最后，能够提高人事档案管理的安全性。企业在日常监督工作中，可以将人事档案信息作为依据，开展员工考核以及调配等，但是拆卸、装订纸质人事档案会给档案造成严重的损坏或丢失。企业人事档案信息化管理后，工作人员可以直接在企业信息化数据库中找到数据信息，提高人事档案管理的利用率，能够减少纸质档案的磨损。

2人事档案信息化建设过程中存在的问题

2.1人事档案信息化管理制度不健全

现在的单位人事档案管理工作中，大部分仍然采取的传统的管理制度，并没有根据现代科技的发展进行创新，这就使得现在企业的人事档案管理制度并无法满足现在社会对于人事档案管理工作的要求，而且也限制了现代企业的人事档案管理信息化建设，人事档案管理制度并不健全，管理工作的效率低，在档案管理工作中存在很多漏洞，容易产生人事档案信息泄露的问题，给企业和员工带来重大的损失。

2.2档案管理人员素质不高

由于人事档案管理工作在企业中并不受到重视，所以档案管理人员的素质也相对比较低，很多企业在招收人事档案管理人员时，并没有聘请专业的档案管理人才，还是由内部普通员工进行兼职，这就使得单位档案管理工作效率低下。尤其是在现在的人事档案信息化管理建设中，档案的信息化管理对人才素质的要求比较高，但是现在企业的人事档案管理人员普遍年纪比较大，管理理念也比较陈旧，对于现代的信息化管理的理论并不熟悉，也并没有掌握专门的信息化管理技术，这就使得现代人事档案管理工作难以顺利进行。

2.3信息化基础设施设备不完善

人事档案信息化建设，相比原始的管理方式，要在人力、物力、财力各个方面都提升很多。从笔者了解到的情况以及调研工作中所反馈的情况发现，部分单位人事档案信息化管理条件相对较差。缺乏信息化管理需要的基础设备以及网络等硬件设备作为技术支撑，制约了人事档案管理的信息化建设。

2.4档案管理方式落后

在现代经济和科技飞速发展的时期，信息化已经成为了社会的主要技术趋势，但是目前很多单位的人事档案管理工作仍然停留在纸质档案的管理上，即使是利用了信息化的技术，也只是进行了档案的目录制作，并没有进行专业的信息化管理，也没有建立电子档案，企业内部的档案管理相关制度并没有建立，这些都使得档案管理手段和方式比较落后，在档案的信息化管理工作中，容易出现管理问题，而且档案的利用效率也比较低。

3企业人事档案信息化管理的策略

3.1完善人事档案信息化管理制度

健全的人事档案管理制度，能够为企业的人事档案管理工作提供有效的制度保障，所以企业必须要完善人事档案管理相关制度，对人事档案管理工作进行规范化和科学化的要求，对于档案信息的真实性、档案管理工作的规范性以及档案保存方式等进行统一的要求，防止档案在管理和使用中出现问题，影响档案的利用效率。企业也要根据实际的人事档案管理工作进行制度完善，要保障人事档案管理工作有章可循，在工作中确保其规范性和制度化，保证企业的人事档案管理工作顺利进行。

3.2强化网络信息化平台建设

完善干部人事档案网络化的管理系统，依据管理权限建立层次化的干部人事档案局域网，通过局域网实现连接，保证干部档案获得网络化的管理，提高干部人事档案管理的效果。人事管理工作需要依靠人事信息资料，人事信息资料的信息量是比较大的，变化比较频繁，信息发布交流面比较大，所以必须要建立完善的人事信息库。信息中心需要将人事信息库与人事档案管理相结合，统一基础信息、衍生信息、静态以及动态信息。

3.3提高档案管理人才的素质

人事档案管理人才的素质，对于人事档案管理工作的质量有直接的影响，人才是人事档案信息化建设的关键，所以企业要注意培养一批具有信息化管理能力的高素质档案管理人才，为企业人事档案信息化建设工作提供人才，促进企业的人事档案管理工作信息化建设。企业也可以对外聘请专业的信息管理人才，也可以对企业原有的人事档案管理人员进行信息化和技术化的培训，提高档案管理人员的技术水平，提高其人事档案管理的专业水平和素质，在企业内部提升技术人才的地位，启用技术人才参与人事档案管理工作。企业要加大对人事档案管理人员的压力，要让他们不断学习和进步，在实践中总结经验逐渐成为具备信息化管理能力的高素质人才。

3.4開展安全性的人事档案管理

企业人事档案是企业发展中各种人事资源的集中体现，信息化管理时需要使用计算机技术进行，数据信息通过网络进行传播。网络具有一定的开放性，因此有着比较严重的安全隐患。如果企业人事档案信息泄露，企业发展就会受到影响。信息化时代背景下，信息泄露已经成为企业发展中极为重要的威胁，因此在企业人事档案信息化管理过程中还需要做好安全管理工作，有效防范人事档案管理中出现的安全漏洞。积极应用多样化的计算机安全防护技术，如数据加密技术、防火墙技术、检测攻击以及恢复数据等技术，使企业人事档案信息得到有效的保管。不同级别的企业人事档案信息还需要针对性的管理，对于秘密的人事档案要做好保密处理。

3.5为人事档案信息化建设提供充足的资金

为了档案管理的信息化建设顺应时代发展的需求，需要加大人事档案管理信息化建设的资金投入，从最基本的基础设施入手，增加资金的投入，为人事档案管理的信息化建设提供基础保障，合理配置相关的管理资源，确保人事档案管理信息化建设工作顺利进行。为实现人事档案管理信息化建设的目的，需要相关管理人员在掌握专业知识技术的同时还要熟练掌握应用相关的网络信息知识和技术。

结语

综上所述，人事档案的信息化建设是时代发展的必然结果，提高人事档案管理的信息化技术，增强相应管理人员的技术水平和管理能力，加强人事档案信息化管理的安全保障体系，使之更加适应时代发展的需求。使人事档案管理信息化建设向全球化靠拢，提高安全保障已经成为现代化人事档案管理发展的走向指南。

参考文献

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[2]黄小倩.浅谈人事档案管理数字化信息系统建设[J].现代企业文化，2017（3）：63.

[3]张鹏.人事档案信息化建设的问题与对策研究[J].人力资源管理，2017（07）：348-349.

（作者单位：大庆中蓝石化有限公司）