论新形势下铁路企业档案信息化建设

李晓维

摘 要：作为铁路企业，铁路档案是保留铁路建设中的文字、图表、声像等历史真迹，是铁路规划、维修、监督、保养、改建的重要依据。特别是我国全面进入新时代的今天，铁路档案的使用率将会逐渐增多，传统的管理模式已经无法适应新形势发展的需求。因此，铁路档案管理应与时俱进，按照新时代发展的需要，逐渐实现档案全面信息化管理，这样便于档案的收集、保存与使用，为企业的发展提供更多的理论依据和实践经验。

关键词：铁路档案；信息化建设

铁路档案作为我国铁路企业发展的历史凭证，有着自身的特点和作用。唯有将铁路档案妥善地保存与管理，才能为铁路工程未来的发展和我国现代化建设提供参考和借鉴。但是随着铁路工程的不断发展，铁路档案也日益增多，传统的铁路档案工作已经难以满足新时代的需求。在此，笔者就铁路档案信息化建设作一简单分析，以期与广大同仁探讨交流。

一、铁路档案信息化管理的现状分析

铁路档案管理要适应新时代发展和需要，要在加强信息化管理上不断提升为社会服务的能力。近年来，陕西城际铁路加强并大力推进档案管理信息化建设，但是在现实工作中，要以电子文件的形式逐步取代纸质文件需要逐步推进和过度，需要新的理念，需要思维转变，需要能力提升。特别是随着科技和网络、wifi的发展，办公自动化、无纸化等出现之后，我们的档案管理工作出现了新的变化，这样一些文件往往都是以机读文件形态存在，需要管理人员提供电脑空间，分门别类，规范信息的存储路径和存储空间，并备份重要的数据，使档案的系统性、真实性和价值性充分体现出来，以更好地为单位提供帮助。但在现实中，由于档案管理人员的文化水平，性格等残次不齐，个别企业还是以纸质档案管理为主，缺少档案信息电子化意识，更谈不上大数据和云计算，势必增加了信息化管理的难度。

二、铁路档案信息化建设对策分析

近几年，随着社会的发展和科技的进步，铁路档案管理的信息化大幅度提升，但是如何让信息化管理更科学、合理，使其发挥更大的效用呢？这就需要我们思考管理方式和对其有效性进行探讨。

1.彻底转变观念，加强重视程度。铁路建设部门和管理人员需要转变观念，重视铁路档案的管理工作，积极履行职责，实现铁路档案的信息化建设管理。铁路档案管理部门可以利用一切平台和机会，宣传档案管理的重要性及相关的法律政策，培养管理人员的“四个意识”，增强他们对于工作的重视程度。为了提高工作效率，工作人员要不断学习新的模式和新的理念，不能因循守旧，停滞不前，要及时了解档案管理的最新进展与需求，积极改进完善，争取最大程度地建立完善的铁路档案信息化建设管理体系。现在在我们铁路企业，以前很注重纸质档案的收集、整理，在档案管理方面注意完善资料的接收、整理与管理体系。现在企业更加注重查找和检索体系的完善，不仅让领导清楚企业内档案的管理和利用情况，更能让铁路工程的建设、安排更加合理。

2.加强铁路档案信息库建设，实现信息资源共享。要完成铁路档案的信息化建设管理，就必须实行档案信息数字化建设。首先，要将传统的纸质储存模式转变为电子文件存档。电子文档解决了纸张占地大、记得少、寻找起来繁琐、工作效率低的缺点，更为省时和方便。其次，要建立铁路档案的信息库，满足信息资源方面的需求，及时制定出解决实际问题的措施，通过及时补充、更新、维护数据信息库，完善资料的接收整理体系。其次，在现代科技条件下，通过互联网，在实行安全维护的条件下实现信息资源共享，建立项目网络共享平台。這样获取信息的渠道逐渐扩大，有利于自身的改进完善，也能让社会加深对铁路建设的进一步了解，提升信赖度和满意度，对于廉洁高效，提升优质服务，实现建设目标具有重要意义。

3.健全规章制度，完善铁路档案管理机制。在运行铁路档案信息化建设与管理的同时，要注重安全的管理机制，健全并且严格执行规章制度，提高铁路数字化的可靠性与安全性。比如档案室开展经常性的“行风行纪”教育，要求全体执法人员严格执行“十项禁令”，杜绝执法人员违纪行为的发生，一个优良的管理体系、严格的法规与执法是不可或缺的。铁路档案的管理部门可以按照《档案文件整理规则》等一些规章制度，实现铁路档案管理机制的优化。对于档案资料的接收、编目、保管、电子文档的录入、检测、保存、维护、利用等方面都要进行严格的规定。对于已经存储好的电子文档要重视安全管理机制，保证其完整性和真实有效性。同时，要建立一定的奖惩制度，规范执法行为，提升执法形象，让档案管理人员能够树立起责任意识和大局意识。另外，不断摸索新的管理模式，对于实现铁路档案信息化建设以及管理体系的进一步提升都有着重要作用。

4.不断提升管理人员的综合素质。我们铁路企业一直以“内强素质、外树形象”为根本，积极开展培训教育，全面提升职工素质，熟练掌握法律法规业务知识，努力建设成为民服务的优秀部门，因为管理人员的素质直接影响到一个部门的优劣。为实现铁路档案的数字化建设，管理人员要在旧有的知识上，还要掌握信息科技技术，熟练使用现代通讯设备对资料档案库进行及时修整和维护。因此，管理部门要重视对管理人员综合素质的培养，通过培训工作，让管理人员掌握专业技能和业务知识，培养他们对于档案管理事业的热爱。加强对计算机技能的培训与考核，包括信息扫描录入，网络资源共享等，进一步提升管理人员的专业化素质和信息化水平。同时，通过赏罚分明制度，调动管理人员的积极性，培养责任感以及严谨性，为铁路档案信息化建设管理提供后备力量。另外，铁路档案管理还要注意与其他兄弟单位进行资源共享。因此，我们要不断提高现代化管理与使用的能力，能够进行数据化档案、网络化管理，在与兄弟单位交流、互建中实现资源信息共享、共同提高，共同为铁路建设做出应有的贡献。

总之，铁路事业与人们的生活出行已经密不可分，社会对铁路企业的档案管理也提出了新的要求和新的任务，铁路档案的信息化建设管理已迫在眉睫，也是发展的必然趋势。为此，作为铁路企业档案管理人员，要提高自身素质，及时转变观念，在实践中不断发展和完善，以制度化、规范化进行操作和管理。

参考文献

[1]陈杰泉.浅谈如何加强铁路档案管理工作[J].科学之友，2010（l0）.

[2]吴芝芬.网络环境下铁路档案信息资源的共建共享设想[J].科技创新导报，2009（14）

[3]王一波.档案信息化建设之初探[J].网络财富，2009（01）.

（作者单位：陕西城际铁路有限公司）