浅析人工智能技术在档案管理事业的应用

曾珠

摘 要 目前，档案管理存在着工作量繁重、效率低等问题，人工智能新技术的兴起能有效解决档案管理的诸多难题。但是，人工智能的应用具有一定风险性，需要加以完善，以更好地为档案事业服务。

关键词 人工智能 档案管理 专家系统 伦理规范

1问题的产生

档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。但是随着时代的发展，档案管理的工作量愈加繁重，也面临着知识过载、传统检索效率低、档案丢失等新问题，因此，需要“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。

人工智能技术是一种信息知识处理系统，包括对数据或信息资源的收集、确认、显示、整理、解释、验证及交流传播等等处理。技术的进步和人文社会科学是相互促进的，因此，笔者思考人工智能技术是否能应用到档案管理事业中，为档案管理注入新力量。

2人工智能技术在档案管理上的应用构想

人工智能的代表技术主要有自然语言处理、模式识别、专家系统、机器学习以及分布式人工智能。与档案管理相关的主要有自然语言处理、模式识别和专家系统。

2.1档案信息的收集与检索

自然语言处理的应用包括机器翻译、信息检索和社会计算等。档案工作人员通过自然语言处理能对档案进行智能分类，可以方便地检索出最具接近性的结果，缩短所花费的时间。

模式识别研究的是使一个计算机系统具有模拟人类通过感官接受外界信息、识别和理解周围环境的感知能力。它的主要形式有语音、文字、人脸识别等等。比如在档案馆系统中建立语言库，预先设定关键词的算法，在档案工作人员需要某些资料时，直接用语音识别就能搜索到对应的信息，大大提高检索的效率和准确度。

2.2档案安全管理工作

安全管理工作包括实体的安全与虚拟网络安全。在实体安全方面，传统的保安巡视、摄像头装置已不足以防范安全風险，运用模式识别中的人脸识别、指纹识别等技术，可以清楚地分辨工作人员与外来人员；在虚拟安全方面——主要是指对数字档案的保护，由于信息量的爆炸式增长，海量档案如何存储成为难题。而新一代的档案云将采用分布式存储，这种存储方式要求更为安全更为高效的数据管理手段，而人工智能是首选。

2.3档案的处理、分析

专家系统是一个智能计算机程序系统，其内部含有大量的某个领域专家水平的知识和经验，能够利用人类专家的知识和解决问题的方法来处理该领域问题。

该系统在档案管理有广阔的发展空间，累积的档案数据可以帮助机构和单位作评估，对具有共性的档案问题进行计算和分析，是对传统方法的弥补。

并且，该系统可以用于解决档案的疑难问题。专家系统是一种将档案中隐性信息、数据和知识挖掘出来，并转化组织和个人知识的理想方式，同时也是信息、数据和知识管理中的关键过程。当档案工作人员遇到无法解决的疑难问题时，可借助该系统发现已有的专家论述及典型案例、解决方法，并得到专家的建议，从而直接适用到自己的问题中来。

3可能产生的风险和建议

伦理体系与法理体系的欠缺、对社会分工的巨大影响是实践中人工智能面临的主要挑战。

3.1伦理体系与法理体系的欠缺

档案处理的专家系统是多位专家的智慧结合在一起的成果，但它不仅仅是专家智慧的简单相加，在一定的算法基础上，专家系统通过信息的组合抽象，能够形成对新问题的建议，这是专家智慧的升华，有利于档案问题的解决。但是从另一方面看，这可能带来人类与系统界限不清的问题，专家系统会具有人的属性吗？这符合伦理吗？是不是相应地也要在法律上对人工智能系统进行规制呢？进一步来看，科技进步有可能改变塑造人类社会的生活法则，而这种改变的确是一把双刃剑，需要对风险进行预防。同时，如果大多数档案工作人员都接受专家系统的建议，代表自由的决策权逐渐由人类让渡到系统手里，这算不算自由被绑架呢？一般来说，人，是数据的输出和拥有者，但人工智能技术使系统掌握更加全面的数据，既然它能够根据已有经验创造出解决新问题的建议，这是不是“思想”的产生和类人的自我意识？

所以，增强风险意识，进行风险预判，是我们应当重视的应对措施。

3.2影响社会就业的双刃剑

许多档案管理任务可能会由人工智能完成，导致部分职位的消失，当然也会创造一大批新的工作岗位，人们需要学习和掌握新的技能来适应就业结构的调整。但可以肯定的是，人工智能替代人工，将对低端产业劳动者的生活来源和社会安定造成负面影响。

3.3建议

应建立伦理准则、人工智能开发人员的道德规范。其次，应当加强公众参与，鼓励甚至要求更多的技术人员、普通公众参与到一些人工智能宏观标准的制定中，例如透明度标准、数据隐私标准、算法开发标准、个人数据AI代理标准等等，以解决人工智能在档案管理中可能产生的伦理冲突、隐私侵犯、技术障碍等问题。鉴于人工智能技术在档案管理中有许多应用场景，对其的管制应谨慎，应给予人工智能技术充分的发展空间。

4总结

2017年，国务院发布《新一代人工智能发展规划》，正式将人工智能产业提升到国家战略发展的高度。在档案管理事业中应用此技术，不仅大大提高信息收集、检索的效率和准确率，还将为档案的安全保管、档案所有人隐私权的保障、档案的信息处理工作作出巨大贡献。但是，我们也不能忽视这其中可能产生的诸多风险。问题与发展是并存的，人工智能能否应用于档案管理，需要在立法、行政管理、技术建设和专业人员培训等方面做出回应。目前，人工智能技术已有部分应用于智慧档案馆的建设，例如太仓市档案馆的智能Agent技术。

参考文献

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[3] 陈亮.人工智能技术在智慧档案馆建设中的应用初探——以太仓市档案馆为例[J].兰台经纬，2016（07）.