高校基建档案信息化建设的总体架构与策略的研究

2018-09-17马宏正

科教导刊·电子版 2018年20期

摘要本文利用文献研究的方法，分析了当前高校基建档案信息化建设的研究现状与趋势。设计了高校基建档案信息化建设的总体架构，分析了其系统构成、形态特征与建设目标，并提出与分析了开放与共享、融合与服务的建设策略。

关键词高校基建档案档案管理信息化建设策略总体架构

中图分类号：G635.1 文献标识码：A

随着新时期我国高校基建的快速发展，给高校基建档案管理带来了诸如移动化、数据化、智能化、便捷性、开放性、协同机制等方面的新挑战。如何应对这些挑战，推进高校基建档案信息化发展，发挥高校基建档案应有的作用，是当前高校档案管理工作者面临的重要问题，但目前这些问题的理论研究与实践创新的成果不多。

由于高校基建档案信息化涉及信息技术、档案管理、体制机制等复杂因素，因此研究必然涉及到这些因素有机融合与路径及其策略的选择问题，本文以下对总体架构与建设策略进行分析讨论。

1发展现状分析

1.1研究现状分析

以《中国学术期刊（网络版）》（CNKI）为检索数据库，以主题词=“高校基建档案信息化”为条件检索，检索日期为2018年3月25日，共得到16篇文献。

在这些文献中，来源于核心期刊的文献有3篇，其合计被引次数为30，占总被引次数的55.56%。在这三篇文献中，韦赢提出了总体规划、管理制度、业务标准、归档自动化、馆藏数字化、队伍建设、人员培训、信息共享与辅助决策系统建设的思路；李琼严提出了“互联网+”背景下设计档案无纸化、及时采集工程材料、建立统一数据平台等措施；许德斌提出了办公系统与档案管理系统对接的对策。

在其它文献中，陈淑香提出了提高思想认识、建立管理制度与业务标准的措施。薛爱荣提出了基础设施、信息资源、管理应用系统、标准规范、人才队伍、安全保障体系共六个方面的建设内容。

此外，牛小娜认为我国高校基建档案信息化管理与建设落后，体现在竣工材料未实现信息化、信息化管理系统未实现信息化、管理人员思想跟不上信息化等方面，因此信息化建设步伐需要加快。陈婧曙的文献研究表明，高校基建档案信息化管理尽管取得了一定成绩，但是还缺乏更深层次的研究成果。

1.2发展趋势分析——基于档案管理信息化的视角分析

当前档案管理信息化的一个重要发展趋势是融合与创新，从以互联网为平台，以档案信息管理系统为支撑，以档案目录中心、基础数据库、档案利用平台、档案网站信息发布为基础的档案信息化体系，进入到了一个以“融合、共享、服务、创新”为特征的深化转型阶段，具有系统性、统筹性与差异性的建设特点。

在“互联网+”的背景下，转型阶段应具有四重境界：档案资源的数据化与充分检索；智能化检索与个性化服务；授权下的远程利用；信息系统之间充分的信息交互。

在刘永的智慧城市档案管理云平台建设的案例中，跨界融合创新成为新的建设模式，平台呈现出中心性、嵌入性、体系化、融合性、共享性与协同性等特征。

1.3发展环境分析

当前在移动互联网、大数据、物联网等技术的支持下，高校档案信息化发展的基础条件正得到不断优化，高校智慧校园建设成果显著，大数据成为智慧校园的核心大脑，教育云的发展会朝着校园内外云融合的方向发展，出现了协同创新的组织形态。

此外，体系还体现出了以“数据技术”为核心的新数据形态，以“云网端”为核心的新技术形态，以“实时协同分工网络”为核心的新组织形态，高校“开放化”的新关系形态。

1.4关于目前理论研究与实践现状的基本判断

基于以上的综合分析得出，目前高校基建档案信息化建设的研究成果还不多，多数还停留在概念层的内容分析、提出工作思路与对策措施的阶段，缺乏信息技术与档案管理融合的多形态特征展示与分析，缺乏创新性的成果。

2總体架构设计

高校基建档案信息化作为高校智慧档案馆的一个重要子系统，是高校智慧校园建设的重要组成部分。目前一些工作只是分析了智慧档案馆体系架构建设问题。我们在这里从全局与战略的视角出发，运用系统集成的方法来进行总体的架构设计。

2.1系统组成

系统组成由业务、数据、组织、关系、技术等因素组成，并构成了基础设施、信息资源、技术系统、管理应用系统、应用服务系统、标准规范、人才队伍、安全保障、管理制度、数据管理、组织建设、体制机制、内外关系构建、文化建设等共14个系统。后五个系统体现了转型阶段的发展要求。

数据管理是大数据背景下的建设内容，包括资源的数据化，基础业务数据管理，大数据管理平台建设，大数据分析与应用支持服务，数据安全与隐私保护等。

组织建设是把利益相关者组织起来，形成一个知识型组织。传统的人才队伍建设模式，无法解决建设过程中的跨机构人员管理与知识共享的问题。

体制机制的构建给高校基建档案信息建设提供体制与机制方面的保障，体制机制的改革与创新以有利用建设、管理、服务与创新作为导向，进一步构建良好的软环境。

关系构建是重视大学与外部单位，内部部门之间，建设体系与发展环境之间的关系建设，使系统与环境之间形成一个良好的生态圈。

2.2建设目标

高校基建档案信息化的建设目标应为建立一个开放、共享、融合、服务与创新的体系，具有数据、技术、组织、关系等多种形态特征，并能够与发展环境形成良好的互动关系，能够为高校发展战略提供强有力的支撑，形成与高校新时期发展相适应的能力，体现出高校档案的文化价值。

2.3形态特征

体系应该具有开放、共享、融合、服务、创新的发展特征。技术特征体现在智能化、泛在化、移动化、云端化、平台化、安全可靠等方面，这些特征反映了新技术融合应用所带来的变化。数据形态特征表现为数字档案信息资源、管理与服务的数据化，平台可实施数据化管理。

服务内容与形式具有知识化、规模化、个性化、智能化、自助化、精細化的特征。组织形态具有开放性、共享性、网络化与知识化的特征，并在大学与其它机构之间形成一个开放与协同创新的组织形态。

体系具有平台性、中心性、嵌入性、体系化、融合性、共享性、交互性、关联性、标准化等特征。跨界融合、统筹发展、协调发展成为了建设方式的特征。

2.4总体架构分析

总体架构的组成因素是系统，而系统的有机结合形成了体系。由基础设施、技术系统、标准规范、人才队伍、安全保障组成了体系的基础层，信息资源、管理应用系统、管理制度、数据管理、组织建设、体制机制、内外关系构建组成了支撑层，而应用服务系统与档案文化建设则是体系的核心层。体系具有相应的形态特征与发展特征，从而形成了一个面向服务的总体架构。

3核心建设策略

3.1开放与共享策略

开放与共享相互促进，开放是共享的前提，共享促进开放，两者不仅体现在体系的各个层面，而且在体系系统与外部环境的关系中也有所体现。借助大学与外部机构组成的开放协同创新联盟的关系，把组织系统建设成为一个开放的知识网络，所有参与者都成为其中的一个知识开放与共享的网络节点，共建共享。

在体系与环境之间和体系内部子系统之间的技术平台、业务数据、管理业务、业务流程等方面相互开放，在统一的建设原则下，基础层、支撑层、核心层的建设均以开放与共享为基本约束条件。

3.2融合与服务策略

推进在技术、系统、平台、管理、服务、数据、流程与发展环境之间的多重融合。技术需要融合混合云、社交工具、APP、HTML5、微服务、大数据分析等技术，应用系统需要往学校混合云与移动应用平台上迁移，与校园信息基础设施、应用支撑平台、应用服务平台融合在一起。引入目前软件开发的DevOps模式，建立由技术人员、业务管理人员与服务人员组成的一个开放的协同建设组织，坚持以用户为中心的理念，把业务需求、流程优化、系统功能、管理业务、用户服务、应用数据融合在一起。

档案服务需要嵌入到智慧校园的服务架构中，成为一站式服务中的一个应用，一些诸如在线收费、统一通信、网上预约等非档案核心业务，通过公共平台的服务来提供。服务的融合体现在管理流程的优化与技术应用方面，能够通过技术应用来及时响应用户需求，不断拓展服务内容与形式，能够为用户提供全过程的支持服务，体系化的融合使服务能够表现出个性化、多样化、平台化、移动化、数据化、便捷、快速等技术与服务特征。

4总结语

在“互联网+教育”的背景下，探讨高校基建档案信息化建设的总体架构与建设策略，可以帮助我们更好地理解其体系建设所应包含的开放、共享、融合、服务、创新的内容与特征，以及选择良好的建设途径。

作者简介：马宏正，女，（1971-3），山东青州人，档案学馆员。研究方向：档案管理。

参考文献

[1] 韦赢.高校基建档案信息化管理工作探析[J].北京档案，2010（06）：28-29.

[2] 李琼严.“互联网+”时代的高校基建档案管理模式研究[J].山西档案，2015 （06）：100-102.

[3] 许德斌.高校基建档案管理实践[J].浙江档案，2014（04）：63.

[4] 陈淑香.高校基建档案信息化管理探析[J].城建档案，2013（01）：81-82.

[5] 薛爱荣.浅谈高校基建档案信息化建设[J].城市建筑，2013（04）：260+263.

[6] 牛小娜.我国高校基建档案管理现状研究[D].合肥：安徽大学，2016.

[7] 陈婧曙.高校基建档案研究成果述评——以中国知网为例[J].江苏第二师范学院学报，2017（05）：120-123.

[8] 马宏正.档案管理应用移动互联网研究综述[J].山西档案，2017（12）：54-56.